Policies

Privacy Policy, Terms of Service, and Refund Policy
Translation Agency of Canada
[The French version is below for information only. This English version will prevail in cases of any differences.]

1. Introduction
By using our website (translationagencyofcanada.ca), submitting any request via our forms, messengers, email, or otherwise contacting us, you agree to the following terms and consent to the collection, use, transmission, and indefinite storage of your personal data as described below.

2. Personal Data We Collect
We collect and store the following information:
·         Full names, email addresses, phone numbers, fax numbers, and physical addresses.
·         Company names, corporate email addresses, physical addresses, and job positions.
·         IP addresses, geographical locations based on IPs.
·         Request-related data: source/target languages, word counts, document types, deadlines, delivery preferences, accepting authorities, spelling preferences, comments.
·         Uploaded documents (via website, email, messengers, or physical delivery).
·         Page URLs, form IDs, UTM tags.
·         Information from cookies and other tracking technologies.
·         All communication data via calls, emails, SMS messages, chats, messengers, virtual meetings (Zoom, Google Meet, etc.).
·         Payment data depending on method (see section 3).
·         Data from your reviews: name, account links, review texts, attachments.
All customer data is collected, stored, and retained indefinitely unless deletion is requested.

3. Payment-Related Data Collection
Depending on the method of payment, we may collect:
·         Interac e-transfer: email/phone used, name linked to sender, sender’s bank.
·         Credit/debit card via Clover/Stripe: full name, country, email, card type, card platform, and last 4 digits of the card.
·         PayPal: full name, email, shipping address, card type, and the last 4 digits of the card (if applicable).
·         Bank cheques: organization name, bank name, account number (if visible), contact details.
·         Cryptocurrency: withdrawal address and platform.

4. Cookies and Tracking Technologies
We use cookies and similar technologies to track website traffic, improve performance, and enhance marketing. Continued use of our website implies consent to such tracking.

5. Third-Party Platforms
We use third-party platforms, including but not limited to:
·         Google Ads, Analytics, Tag Manager, Gmail, Google API, Google Drive,
·         Meta Ads, Facebook, Instagram
·         Yandex Metrika, Tag Manager, Mail, Disk,
·         AthenaChat.ai
·         Tilda.cc
·         Brevo, Mailchimp,
·         Dropbox,
·         SmartCat, Trados, memoQ,
·         Microsoft (Office Suite),
·         Zoom,
·         WhatsApp, Telegram, Viber, Skype
·         Providers of servers and databases that are used on the website.
We are not responsible for the privacy policies or actions of these platforms.

6. Data Retention and Cross-Border Transfers
Customer data is stored indefinitely and may be transferred outside of Ontario and Canada, primarily for operational purposes such as identifying a suitable translator or service provider. By using our services, customers consent to such transfers.

7. Quebec Law 25 (Bill 64) Compliance
We designate Igor Isaev, our director, as the person responsible for personal information.
By submitting a request or using our website, you consent to our privacy practices and acknowledge that your data may be transmitted outside Quebec. You may contact us to access or request the correction/deletion of your data.

8. Language and Legal Proceedings
We strive to communicate with customers in their preferred language, including English and French. However, for all legal interpretation, proceedings, or documentation, the English version shall prevail, and all legal processes shall be conducted in English.

9. Minor Policy
Our services are only available to individuals of legal age in their jurisdiction. Minors may use our services only through a parent or legal guardian.

10. Legal Disclaimer
We do not provide legal, immigration, or other professional advice. Our services are limited to language-related and document-handling tasks (translation, apostille, legalization, shipping). All information is provided "as is," and clients should consult licensed legal professionals for advice.

11. Certification Refusal Clause
We reserve the right to refuse certification of any document that is incomplete, illegible, altered, appears fraudulent, or fails to meet required standards.

12. Document Delivery Terms
By requesting our delivery service, clients agree to:
1.      Provide accurate address details.
2.      Accept that delivery is a courtesy, not a guaranteed or insured service.
3.      Resolve courier issues directly with the delivery company.
4.      Reimburse us for the returned shipment costs caused by their errors.
5.      Pay a $5.65 CAD fee for re-shipping regular mail.
6.      Compensate for any added courier surcharges.
7.      File claims for lost/damaged shipments directly with the courier.
8.      Understand that custom envelope notes are not guaranteed.
9.      Know that unclaimed returns are destroyed after 30 calendar days.
10. Report delivery issues within 10 calendar days.
11. Accept all terms by placing a delivery request.

13. Marketing and Communication Consent
By submitting your information, you agree to receive transactional and marketing communications in any of the channels provided (email, SMS messages, calls, messengers) indefinitely, unless you opt out by replying “STOP” or clicking “Unsubscribe.”

14. Data Access and Deletion Requests
To request access to or deletion of your data, contact: mail@translationagencyofcanada.ca. Requests will be handled within 30 calendar days.

15. Disagreement with Policy
If you disagree with this policy, contact us before submitting a request. If you still choose to contact us, we will retain minimal identifying data (email, name, message content).

16. Governing Law
This policy is governed by the laws of Ontario and Canada. Legal proceedings must be conducted in Ontario, in English only.

17. Accessibility
To request this policy in another language or in another/accessible format, please contact us at mail@translationagencyofcanada.ca.

18. Third-Party Website Disclaimer
We are not responsible for the content or practices of external websites linked on our site.

19. DISCLAIMER
We guarantee that all our work is carried out accurately and to the fullest extent possible, based solely on official information available from government institutions and official websites. However, we do not and cannot guarantee the actions, timelines, or performance of third-party entities such as government offices (including those processing apostilles, authentication, and legalization, such as Global Affairs, Ontario Document Services, etc.), Canada Post, courier services, Chambre des notaires du Québec (CNQ), Barreau du Québec, embassies and consulates, notaries, and lawyers. We cannot be held responsible for delays, errors, or failures on their part.
The information and services described on this page do not constitute legal advice, legal services, or legal representation as defined under the Law Society Act of Ontario. We are not licensed lawyers, paralegals, or notaries, do not present ourselves as such, and are not licensed by the Law Society of Ontario.
All information presented here is compiled from official sources and is provided strictly “as is.” The services we offer are limited to assisting clients with translation services, collecting required documents, completing forms, and coordinating document shipping.
We encourage clients to consult with licensed legal professionals (lawyers, paralegals, or notaries) in their country, province or territory for any legal advice or representation.
By using the services described on this page, clients confirm their full understanding and acceptance of these terms and agree to release the service provider, its representatives, agents, successors, and affiliates from any legal liability related to the use of these services or the information provided.

20. Refund Policy
We are committed to providing high-quality and reliable translation services. Due to the nature of custom work, we maintain the following refund policy:

20.1. Cancellations
A refund is only possible if the order has not yet been assigned to a translator.
Once the project is assigned to a translator (usually within a few minutes after payment is received), the order is considered in progress and is no longer eligible for cancellation or refund.

20.2. Non-Refundable Cases
Refunds will not be issued for completed translations that were delivered according to the agreed specifications.
If a translation is rejected by a third party (e.g., government, institution) due to reasons not related to the quality of the translation, no refund will be issued. We strongly encourage clients to confirm acceptance criteria prior to placing an order.

20.3. Quality Disputes
If you believe the delivered translation contains errors or does not meet the agreed requirements, please contact us within 7 calendar days of delivery. We will review your concerns and, if necessary, get the translations revised free of charge. We may decline your suggested revisions if we don’t agree with them.
Any comments or concerns about the completed translations that are shared after the period of 7 calendar days since their delivery has passed may or may not be considered and taken into processing.
Refunds will only be considered if you fulfilled your obligation to contact us within 7 calendar days after the delivery of translations, and we are unable to correct the issues in a reasonable timeframe and/or number of revisions.

20.4. Non-Delivery
If we fail to deliver the translation by the agreed deadline and no prior notice was given, you may be eligible for a full or partial refund, depending on the circumstances.

20.5. Force Majeure
We are not responsible for delays caused by postal or courier services, email failures, IT failures, public holidays, or unforeseen events beyond our control (e.g., natural disasters, technical failures, strikes, etc.).

Translation Agency of Canada
Director
Igor Isaev
January 01, 2018

Politique de confidentialité, conditions d'utilisation et politique de remboursement
Agence de traduction du Canada
[The English version is above and takes precedence in case of any discrepancies.]

1. Introduction
En utilisant notre site Web (translationagencyofcanada.ca), en soumettant toute demande via nos formulaires, messageries, courriels ou en nous contactant par tout autre moyen, vous acceptez les présentes conditions et consentez à la collecte, l'utilisation, la transmission et la conservation indéfinie de vos renseignements personnels tels que décrits ci-dessous.

2. Renseignements personnels que nous recueillons
Nous recueillons et conservons les renseignements suivants :
·         Noms complets, adresses courriel, numéros de téléphone, numéros de télécopieur, adresses postales.
·         Noms d’entreprise, courriels professionnels, adresses physiques, postes occupés.
·         Adresses IP, emplacements géographiques basés sur l’IP.
·         Données relatives aux demandes : langues source/cible, nombre de mots, types de documents, délais, préférences de livraison, autorités de réception, préférences orthographiques, commentaires.
·         Documents téléchargés (via le site Web, courriel, messagerie ou livraison physique).
·         URL des pages, identifiants de formulaire, balises UTM.
·         Informations issues de témoins (cookies) et autres technologies de suivi.
·         Données de communication : appels, courriels, messages texte, discussions en ligne, messageries, réunions virtuelles (Zoom, Google Meet, etc.).
·         Données de paiement selon la méthode utilisée (voir section 3).
·         Données de vos avis : nom, liens vers les profils, texte des avis, pièces jointes.
Toutes les données sont conservées indéfiniment, sauf en cas de demande explicite de suppression.

3. Données de paiement
Selon la méthode de paiement utilisée, nous pouvons recueillir :
·         Virement Interac : courriel ou numéro de téléphone utilisé, nom associé, banque de l’expéditeur.
·         Carte de crédit/débit via Clover ou Stripe : nom complet, pays, courriel, type et plateforme de la carte, 4 derniers chiffres.
·         PayPal : nom complet, courriel, adresse d’expédition, type et 4 derniers chiffres de la carte (le cas échéant).
·         Chèque bancaire : nom de l'organisation, nom de la banque, numéro de compte (s'il est visible), coordonnées.
·         Cryptomonnaie : adresse de retrait et plateforme.

4. Témoins et technologies de suivi
Nous utilisons des témoins et technologies similaires pour analyser la fréquentation du site, améliorer ses performances et optimiser nos efforts de marketing. En continuant à utiliser notre site, vous consentez à cette utilisation.

5. Plateformes tierces
Nous utilisons les plateformes tierces suivantes, sans s’y limiter :
·         Google Ads, Analytics, Tag Manager, Gmail, API Google, Google Drive,
·         Meta Ads, Facebook, Instagram
·         Yandex Metrika, Tag Manager, Mail, Disk,
·         AthenaChat.ai
·         Tilda.cc
·         Brevo, Mailchimp,
·         Dropbox,
·         SmartCat, Trados, memoQ,
·         Microsoft (Suite Office),
·         Zoom,
·         WhatsApp, Telegram, Viber, Skype
·         Fournisseurs de serveurs et bases de données utilisés sur notre site.
Nous ne sommes pas responsables des politiques de confidentialité ou pratiques de ces plateformes.

6. Conservation des données et transferts transfrontaliers
Les données des clients sont conservées indéfiniment et peuvent être transférées à l’extérieur de l’Ontario et du Canada, principalement à des fins opérationnelles, notamment pour identifier un traducteur ou un prestataire de services approprié. En utilisant nos services, les clients consentent à de tels transferts.

7. Conformité à la Loi 25 du Québec
Nous désignons M. Igor Isaev, notre directeur, comme responsable de la protection des renseignements personnels.
En utilisant notre site ou en soumettant une demande, vous consentez à notre politique et acceptez que vos données puissent être transmises hors du Québec. Vous pouvez nous contacter pour consulter ou demander la correction/suppression de vos données.

8. Langue et procédures juridiques
Nous nous efforçons de communiquer dans la langue préférée du client, y compris l’anglais et le français. Toutefois, pour toute procédure juridique ou interprétation contractuelle, seule la version anglaise fera foi, et toute procédure devra se dérouler en anglais.

9. Politique concernant les mineurs
Nos services sont réservés aux personnes ayant atteint l’âge de la majorité dans leur juridiction. Les mineurs peuvent uniquement utiliser nos services par l’intermédiaire d’un parent ou tuteur légal.

10. Avertissement juridique
Nous n’offrons aucun conseil juridique, en immigration ou autre domaine professionnel. Nos services se limitent aux tâches linguistiques et à la gestion de documents (traduction, apostille, légalisation, expédition). Toutes les informations sont fournies « telles quelles ». Veuillez consulter un professionnel qualifié pour tout conseil juridique.

11. Refus de certification
Nous nous réservons le droit de refuser de certifier tout document incomplet, illisible, altéré, frauduleux ou non conforme aux exigences de l’autorité destinataire.

12. Modalités de livraison de documents
En demandant un service de livraison, le client accepte ce qui suit :
1.      Fournir des coordonnées postales complètes et exactes.
2.      Reconnaître que la livraison est un service courtois, non garanti.
3.      Gérer les litiges directement avec le service de livraison.
4.      Rembourser les frais de retour causés par ses erreurs.
5.      Acquitter des frais de 5,65 $ CAD pour le réenvoi de courrier ordinaire.
6.      Couvrir tout supplément facturé par le transporteur.
7.      Gérer toute réclamation pour perte/dommage directement avec le transporteur.
8.      Reconnaître que les annotations sur l’enveloppe ne sont pas garanties.
9.      Savoir que les retours non réclamés sont détruits après 30 jours.
10. Signaler tout problème de livraison dans les 10 jours suivant la date prévue.
11. Accepter toutes les modalités en commandant une livraison.

13. Consentement aux communications
En soumettant vos renseignements, vous consentez à recevoir des communications transactionnelles et promotionnelles (courriel, SMS, appels, messageries) indéfiniment, sauf si vous vous désabonnez (« STOP » ou lien de désabonnement).

14. Accès et suppression des données
Pour demander un accès ou la suppression de vos données, contactez-nous à : mail@translationagencyofcanada.ca. Délai de traitement : 30 jours civils.

15. Désaccord avec la politique
Si vous êtes en désaccord avec cette politique, veuillez nous contacter avant de soumettre une demande. Si vous nous contactez malgré tout, nous conserverons les données minimales nécessaires (adresse courriel, nom, contenu du message).

16. Loi applicable
La présente politique est régie par les lois de l’Ontario et du Canada. Toute procédure judiciaire doit être intentée en Ontario, uniquement en anglais.

17. Accessibilité
Pour obtenir cette politique dans un format accessible, veuillez nous écrire à mail@translationagencyofcanada.ca.

18. Avertissement sur les sites externes
Nous ne sommes pas responsables du contenu ou des pratiques des sites externes liés à notre site.

19. DÉCLARATION
Nous garantissons que tout notre travail est effectué avec exactitude et au mieux de nos capacités, en nous basant exclusivement sur les sources officielles des institutions gouvernementales. Toutefois, nous ne garantissons aucunement les actions, délais ou performances des tiers tels que les organismes gouvernementaux (y compris ceux traitant les apostilles, les légalisations, etc.), Postes Canada, les services de messagerie, la Chambre des notaires du Québec (CNQ), le Barreau du Québec, les ambassades, les notaires ou les avocats.
Les informations et services décrits ici ne constituent pas un avis juridique ni des services juridiques au sens de la Loi sur le Barreau de l’Ontario. Nous ne sommes ni avocats, ni parajuristes, ni notaires, et ne prétendons pas l’être. Nous ne sommes pas agréés par le Barreau de l’Ontario.
Toutes les informations sont compilées à partir de sources officielles et fournies « telles quelles ». Nos services se limitent à l’assistance linguistique, à la collecte de documents, à la préparation de formulaires et à la coordination d’expéditions.
Nous encourageons tous les clients à consulter un professionnel du droit dans leur province ou pays.
En utilisant nos services, les clients reconnaissent avoir lu et compris les présentes conditions, et dégagent notre entreprise, ses représentants, agents, successeurs et affiliés de toute responsabilité juridique.

20. Politique de remboursement
Nous nous engageons à offrir des services de traduction fiables et de haute qualité. En raison du caractère personnalisé de chaque commande, la politique de remboursement suivante s’applique :

20.1. Annulations
Un remboursement est possible uniquement si la commande n’a pas encore été assignée à un traducteur.
Une fois le projet attribué à un traducteur (généralement dans les minutes suivant la réception du paiement), la commande est considérée comme en cours et n’est plus admissible à une annulation ni à un remboursement.

20.2. Cas non remboursables
Aucun remboursement ne sera accordé pour des traductions complétées et livrées conformément aux spécifications convenues.
Si une traduction est rejetée par un tiers (par exemple un ministère ou une institution) pour des raisons non liées à la qualité du travail, aucun remboursement ne pourra être émis.
Nous recommandons fortement à tous nos clients de vérifier à l’avance les critères d’acceptation du destinataire avant de passer commande.

20.3. Litiges liés à la qualité
Si vous estimez que la traduction livrée contient des erreurs ou ne respecte pas les exigences convenues, veuillez nous contacter dans les 7 jours civils suivant la livraison.
Nous évaluerons votre demande et, si nécessaire, ferons réviser la traduction sans frais. Nous nous réservons toutefois le droit de refuser certaines modifications si nous ne les jugeons pas justifiées.
Toute demande ou tout commentaire reçu après l’expiration de ce délai de 7 jours pourrait être pris en compte, mais sans garantie.
Les remboursements ne seront envisagés que si vous avez respecté l’obligation de nous contacter dans ce délai de 7 jours et que nous sommes dans l’impossibilité de corriger les problèmes dans un délai ou un nombre de révisions raisonnables.

20.4. Non-livraison
Si nous ne respectons pas le délai de livraison convenu et qu’aucun avis préalable ne vous a été transmis, vous pourriez être admissible à un remboursement complet ou partiel, selon les circonstances.

20.5. Force majeure
Nous ne sommes pas responsables des retards causés par les services postaux ou de messagerie, les pannes de courriel, les problèmes informatiques, les jours fériés ou tout autre événement imprévu échappant à notre contrôle (ex. : catastrophes naturelles, pannes techniques, grèves, etc.).

Agence de traduction du Canada
Directeur
Igor Isaev
1er janvier 2018

Conditions of the promo “Get Free Translation of 1,000 Words” by the Translation Agency of Canada

Contest organizer: Translation Agency of Canada Inc., https://translationagencyofcanada.ca

Promotion Terms:

This promotion gives a right to the eligible customer to receive translation or localization of up to 1,000 (one thousand) words in any 1 (one) source language to any 1 (one) target language when that customer is ordering and pre-paying in full for the order for translation or localization of 2,000 (two thousands) words and more.
The promotion commences on July 01, 2023, at 12:00:01 a.m. EST and continues indefinitely.
The Contest is open to any individuals who have reached the legal age of majority in their province/territory/country of residence, who are mentally competent and are not prohibited by law from participating in such contests, and who are not employees or contractors of the Translation Agency of Canada. There are no geographical restrictions. These individuals must represent active registered businesses in any country in the world. Self-employment is acceptable as well. Translation Agency of Canada has the right to request documents confirming registration and business functioning.
Participants must complete the designated online survey form, which will be provided through Google Forms. The form will require participants to provide their name, e-mail address, phone number, and organization name, and other optional information. By submitting an entry, participants agree to comply with these terms and conditions.
Personal Information: The Translation Agency of Canada will collect and store personal information provided by participants, including their name, email address, phone number, and organization name. The agency will use secure methods to protect the confidentiality of the data and will comply with applicable privacy laws and regulations. The storage of personal information will be limited to Google servers, where the forms and entries, and e-mails are stored and accessed only by authorized personnel.
Data Usage: By entering the contest, participants consent to the Translation Agency of Canada using their personal information for the purpose of administering the contest, announcing the winners, contacting participants regarding the contest results, and providing information about the agency's services through email campaigns and phone calls. The agency may also use publicly available contact information for these purposes.
Communication Channels: The Translation Agency of Canada will primarily use email as the main communication channel with participants. If provided, phone numbers may also be used for communication purposes. Participants' contact details will be accessible only to designated agency managers and will be treated with the utmost confidentiality and used responsibly.
Time required for such translation is to be determined by the Translation Agency of Canada at the time of execution of the order after the full pre-payment for the order.
A mathematical skill-testing question will have to be answered correctly to use this promo.
Participants agree to be contacted after submitting the entry by the contacts included in the entry (e-mail and phone number) and by other contacts that are made publicly available, indefinitely, and with no limit on the number of communications.
Participants can waive their consent to be contacted at any time by contacting us at business@translationagencyofcanada.ca.
Intellectual Property: By submitting an entry, participants acknowledge and agree that the Translation Agency of Canada may use their contest submissions, including any ideas or concepts expressed therein, for promotional purposes, marketing materials, and online content without any obligation to compensate or seek permission from the participants.
Disputes: Any disputes arising from or related to the contest shall be resolved through email correspondence. Participants should submit their concerns or disputes to business@translationagencyofcanada.ca, and the agency will make reasonable efforts to address and resolve the matter promptly and fairly.
General Terms: The Translation Agency of Canada reserves the right to modify, suspend, or terminate the contest at any time without prior notice or liability. The agency also reserves the right to disqualify participants who violate these terms and conditions, tamper with the entry process, or engage in any fraudulent or inappropriate behaviour. The contest is subject to all applicable federal, provincial, and local laws and regulations.

Participants agreeing to submit their entries are agreeing to the terms and conditions of this contest.

Signed:
Director
Igor Isaev
Toronto, Ontario, Canada
July 01, 2023