Автентифікація та легалізація документів «під ключ»
Залишіть заявку на консультацію, відповімо протягом дня
Ми здійснюємо автентифікацію та легалізацію документів "під ключ" для їх використання за межами Канади
ATIO
ATIA
ATIS
ATIM
OTTIAQ
OPEN ALL HOLIDAYS
Автентифікація та легалізація документів «під ключ»
🌍 Що робити, якщо країна, у якій буде використовуватись документ, не є учасником Гаазької конвенції?
З 11 січня 2024 року Канада офіційно стала учасником Гаазької конвенції про апостиль. Тепер для використання канадських документів у країнах-учасницях Конвенції достатньо отримати апостиль — додаткова легалізація більше не потрібна.
Якщо вам потрібно проставити апостиль на канадський документ, перейдіть на сторінку з нашими апостильними послугами.
Якщо вам потрібно проставити апостиль на канадський документ, перейдіть на сторінку з нашими апостильними послугами.
Деякі країни (наприклад, ОАЕ, Вʼєтнам та інші) не входять до списку країн-учасниць Конвенції. Якщо вам потрібно використати канадський документ у такій країні, процес залишається незмінним — документ має бути аутентифікований у Канаді. Після цього його потрібно легалізувати в консульстві відповідної країни.
Хоча процедура складніша, ніж апостилювання, ми повністю супроводжуємо вас на кожному етапі та зводимо процес до мінімуму. Детальніше — нижче на сторінці.
Хоча процедура складніша, ніж апостилювання, ми повністю супроводжуємо вас на кожному етапі та зводимо процес до мінімуму. Детальніше — нижче на сторінці.
Легалізація документів у Канаді: що це таке і коли вона потрібна
1
Щоб документ, виданий в одній країні, мав юридичну силу в іншій, він повинен пройти процедуру легалізації. Існує два види легалізації: повна легалізація (двоетапна процедура) та спрощена легалізація (апостиль — одноетапний процес). У цьому випадку ми поговоримо саме про повну легалізацію.
Документи, підготовлені канадськими органами або за їх участі й призначені для використання в інших країнах, потребують двоетапної процедури. Ці етапи, наступні:
1. Автентифікація
2. Легалізація
Іноді обидва ці етапи називають "легалізацією", але технічно це некоректно. Наприклад, "легалізація в МЗС" насправді означає автентифікацію. Важливо не плутати ці терміни.
Автентифікацію здійснює Міністерство закордонних справ Канади або провінційний чи територіальний орган (докладніше про це нижче).
Легалізацію здійснює консульство країни, у якій буде використовуватись документ.
Хоча це два окремі процеси, обидва є необхідними частинами загальної процедури легалізації.
📌 Давайте закріпимо!
У вас є канадське свідоцтво про народження, і вам потрібно використати його в ОАЕ.
Оскільки ОАЕ не є учасником Гаазької конвенції про апостиль, вам знадобиться:
1️⃣ Автентифікація Міністерством закордонних справ Канади (або провінційним органом)
2️⃣ Легалізація в консульстві ОАЕ
Це і є повна легалізація ✅
2. Легалізація
Іноді обидва ці етапи називають "легалізацією", але технічно це некоректно. Наприклад, "легалізація в МЗС" насправді означає автентифікацію. Важливо не плутати ці терміни.
Автентифікацію здійснює Міністерство закордонних справ Канади або провінційний чи територіальний орган (докладніше про це нижче).
Легалізацію здійснює консульство країни, у якій буде використовуватись документ.
Хоча це два окремі процеси, обидва є необхідними частинами загальної процедури легалізації.
📌 Давайте закріпимо!
У вас є канадське свідоцтво про народження, і вам потрібно використати його в ОАЕ.
Оскільки ОАЕ не є учасником Гаазької конвенції про апостиль, вам знадобиться:
1️⃣ Автентифікація Міністерством закордонних справ Канади (або провінційним органом)
2️⃣ Легалізація в консульстві ОАЕ
Це і є повна легалізація ✅
Які документи потрібно легалізовувати?
2
Усі документи, видані канадськими державними чи провінційними органами або оформлені канадським нотаріусом, які вам необхідно використати на території іншої країни.
1) Свідоцтва, видані органами РАГС, наприклад: свідоцтва про народження, смерть, шлюб, зміну імені, прізвища і т.д.
2) Довіреності та заяви, у тому числі заяви про відмову від спадщини, які складаються або підписуються у нотаріуса
3) Дипломи, додатки до дипломів, атестати та інші документи, пов'язані з навчанням
4) Банківські довідки, судові документи, судові рішення про розлучення
5) Сертифікати про кремацію або поховання
2) Довіреності та заяви, у тому числі заяви про відмову від спадщини, які складаються або підписуються у нотаріуса
3) Дипломи, додатки до дипломів, атестати та інші документи, пов'язані з навчанням
4) Банківські довідки, судові документи, судові рішення про розлучення
5) Сертифікати про кремацію або поховання
Усі перелічені типи документів мають різні процедури автентифікації.
Під процедуру легалізації також потрапляють усі випадки, коли дитині, яка народилася у Канаді, потрібно отримати громадянство іншої країни (Куба, Вʼєтнам тощо), так як для отримання громадянства іншої країни потрібно надати канадське свідоцтво про народження, а цей канадський документ має бути легалізованим.
Під процедуру легалізації також потрапляють усі випадки, коли дитині, яка народилася у Канаді, потрібно отримати громадянство іншої країни (Куба, Вʼєтнам тощо), так як для отримання громадянства іншої країни потрібно надати канадське свідоцтво про народження, а цей канадський документ має бути легалізованим.
Найпоширеніші документи, які підлягають такій процедурі:
Як зробити легалізацію?
3
Якщо зовсім коротко, то так:
1) Автентифікувати документ у МЗС Канади чи в провінційному канадському органі (Де саме? Тут є нюанси)
2) Іноді потрібно зробити переклад автентифікованого документа мовою країни, для якої цей документ буде легалізовано (залежить від вимог конкретного консульства)
3) Подати пакет документів на легалізацію до консульства
А тепер докладніше.
Чому легалізація вважається ДВОступінчастою процедурою? Тому що для того, щоб завірити автентичність канадського документа, потрібно:
1) Спочатку — завірити підпис та печатку офіційного канадського державного службовця, який підписував документ. Таке завірення робить канадський міністр, тобто ставить на документ свою печатку та підпис. Це і є автентифікація.
2) Потім консульство тієї країни, для якої легалізується документ, має завірити підпис та печатку канадського міністра, який автентифікував документ. Це є фінальна легалізація.
Іншими словами, канадський міністр перевіряє та підтверджує підпис та печатку офіційного канадського державного службовця, який підписував та видавав документ, підтверджуючи, що правда є такий держ. службовець, що він діяв на момент підписання документа, і це справді його печатка та підпис на документі. А консул у консульстві робить «консульську легалізацію» підпису та печатки цього канадського міністра, тим самим підтверджуючи, що справді існує такий міністр, що це правда його підпис та печатка, і що він діяв на момент підписання документа.
Розбавимо цю ДВОступінчасту процедуру сертифікованими перекладами, для того, щоб держ. службовці, міністри і консули з різних країн могли читати ці документи, що передаються з рук в руки, і отримаємо ті самі три етапи: автентифікація, переклад і легалізація. Нижче докладніше про всі три етапи.
1) Автентифікувати документ у МЗС Канади чи в провінційному канадському органі (Де саме? Тут є нюанси)
2) Іноді потрібно зробити переклад автентифікованого документа мовою країни, для якої цей документ буде легалізовано (залежить від вимог конкретного консульства)
3) Подати пакет документів на легалізацію до консульства
А тепер докладніше.
Чому легалізація вважається ДВОступінчастою процедурою? Тому що для того, щоб завірити автентичність канадського документа, потрібно:
1) Спочатку — завірити підпис та печатку офіційного канадського державного службовця, який підписував документ. Таке завірення робить канадський міністр, тобто ставить на документ свою печатку та підпис. Це і є автентифікація.
2) Потім консульство тієї країни, для якої легалізується документ, має завірити підпис та печатку канадського міністра, який автентифікував документ. Це є фінальна легалізація.
Іншими словами, канадський міністр перевіряє та підтверджує підпис та печатку офіційного канадського державного службовця, який підписував та видавав документ, підтверджуючи, що правда є такий держ. службовець, що він діяв на момент підписання документа, і це справді його печатка та підпис на документі. А консул у консульстві робить «консульську легалізацію» підпису та печатки цього канадського міністра, тим самим підтверджуючи, що справді існує такий міністр, що це правда його підпис та печатка, і що він діяв на момент підписання документа.
Розбавимо цю ДВОступінчасту процедуру сертифікованими перекладами, для того, щоб держ. службовці, міністри і консули з різних країн могли читати ці документи, що передаються з рук в руки, і отримаємо ті самі три етапи: автентифікація, переклад і легалізація. Нижче докладніше про всі три етапи.
1
Автентифікація
Для автентифікації знадобиться оригінал документа. У поодиноких випадках автентифікується не оригінал, а офіційна (нотаріально засвідчена) копія, наприклад, для таких документів, як: паспорти, водійські посвідчення, посвідчення особи тощо.
Автентифікувати можна:
1) У МЗС Канади (Global Affairs), яке знаходиться в Оттаві. МЗС Канади автентифікує документи, видані у будь-якій провінції. Така автентифікація підійде для консульства будь-якої країни.
2) У провінційних/територіальних міністерствах. Наприклад, в Онтаріо таке міністерство називається ODS (Ontario Document Services) і знаходиться в Торонто. Провінційну автентифікацію приймають консульства не всіх країн. Також, у провінційному міністерстві можна автентифікувати лише ті документи, які були видані в цій провінції та ні в якій іншій. Тобто, якщо ваш документ був виданий у Квебеку, ви не зможете його автентифікувати в ODS (у міністерстві Онтаріо).
Повний список усіх провінційних міністерств можна переглянути тут.
Нотаріальне звірення документа для автентифікації
Усі документи можна умовно поділити на три типи. Ті, які потрібно нотаріально завіряти перед автентифікацією, та ті, які не потрібно. Існують також документи, які оформлюються за участю нотаріуса, — це інша процедура, що потребує або особистого візиту до нотаріуса, або відеодзвінка з ним (залежно від провінції).
Ось основні документи, поділені на ці три типи:
1) Не треба нотаріально завіряти: свідоцтва, видані в РАГС, наприклад: свідоцтва про народження, шлюб, розлучення, смерть, зміну імені тощо.
2) Потрібно нотаріально завіряти: сертифікати про кремацію та поховання, довідки про несудимість, дипломи, банківські та судові документи тощо.
3) Потрібно підписувати у нотаріуса: довіреності, заяви про відмову від спадщини, заяви про призначення пенсійних виплат, будь-які інші заяви
Хто ж ці канадські держ. службовці, які підписують ці документи, та чий підпис та печатка власне автентифікується?
1) Головний реєстратор РАГС (Registrar General) або його заступник (Deputy Registrar General). Свідоцтва, видані в РАГС, наприклад: свідоцтва про народження, шлюб, розлучення, смерть, зміну імені тощо.
2) Нотаріус (Public Notary): сертифікати про кремацію та поховання, довідки про несудимість, дипломи, банківські та судові документи тощо.
3) Нотаріус (Public Notary): довіреності, заяви про відмову від спадщини, заяви про призначення пенсійних виплат, будь-які інші заяви
4) Суддя або клерк суду (Judge, Clerk): рішення суду
Автентифікувати можна:
1) У МЗС Канади (Global Affairs), яке знаходиться в Оттаві. МЗС Канади автентифікує документи, видані у будь-якій провінції. Така автентифікація підійде для консульства будь-якої країни.
2) У провінційних/територіальних міністерствах. Наприклад, в Онтаріо таке міністерство називається ODS (Ontario Document Services) і знаходиться в Торонто. Провінційну автентифікацію приймають консульства не всіх країн. Також, у провінційному міністерстві можна автентифікувати лише ті документи, які були видані в цій провінції та ні в якій іншій. Тобто, якщо ваш документ був виданий у Квебеку, ви не зможете його автентифікувати в ODS (у міністерстві Онтаріо).
Повний список усіх провінційних міністерств можна переглянути тут.
Нотаріальне звірення документа для автентифікації
Усі документи можна умовно поділити на три типи. Ті, які потрібно нотаріально завіряти перед автентифікацією, та ті, які не потрібно. Існують також документи, які оформлюються за участю нотаріуса, — це інша процедура, що потребує або особистого візиту до нотаріуса, або відеодзвінка з ним (залежно від провінції).
Ось основні документи, поділені на ці три типи:
1) Не треба нотаріально завіряти: свідоцтва, видані в РАГС, наприклад: свідоцтва про народження, шлюб, розлучення, смерть, зміну імені тощо.
2) Потрібно нотаріально завіряти: сертифікати про кремацію та поховання, довідки про несудимість, дипломи, банківські та судові документи тощо.
3) Потрібно підписувати у нотаріуса: довіреності, заяви про відмову від спадщини, заяви про призначення пенсійних виплат, будь-які інші заяви
Хто ж ці канадські держ. службовці, які підписують ці документи, та чий підпис та печатка власне автентифікується?
1) Головний реєстратор РАГС (Registrar General) або його заступник (Deputy Registrar General). Свідоцтва, видані в РАГС, наприклад: свідоцтва про народження, шлюб, розлучення, смерть, зміну імені тощо.
2) Нотаріус (Public Notary): сертифікати про кремацію та поховання, довідки про несудимість, дипломи, банківські та судові документи тощо.
3) Нотаріус (Public Notary): довіреності, заяви про відмову від спадщини, заяви про призначення пенсійних виплат, будь-які інші заяви
4) Суддя або клерк суду (Judge, Clerk): рішення суду
2
Сертифікований переклад
Щоб консул підтвердив те, що необхідно підтвердити, всі надані документи повинні бути мовою його країни, відповідно, для того, щоб розуміти, що в них написано.
Очевидно, що ці консули і так все розуміють, оскільки, звісно, знають англійську мову, але формально вони працюють за законами В'єтнаму, Куби тощо, а ці закони не допускають використання англійської мови в якості мови офіційних документів, і формально консул, взагалі, може і не знати англійську досконало. Тому консулові потрібні переклади. Переклади не будь-які, не зроблені «на коліні», а зроблені сертифікованим канадським перекладачем. Такими є вимоги консульств. (Деякі консульства додатково вимагають, щоб переклад був завірений у нотаріуса. А деякі вимагають ще й автентифікацію печатки та підпису цього нотаріуса, який завіряв переклад.)
Перекладати потрібно не лише сам документ, а й автентифікацію, оскільки вона також буде англійською мовою. А ще потрібно перекладати печатку та підпис нотаріуса, якщо він був задіяний у процедурі автентифікації, оскільки канадські нотаріуси повинні ставити свої написи та печатки лише англійською (або французькою) мовою. Саме тому спочатку робиться автентифікація документа, і тільки потім — переклад.
Інші переклади потрібні для довіреностей та заяв. Тут трохи інша історія, оскільки спочатку документ складається мовою тієї країни, в якій буде використовуватися, наприклад, арабською для ОАЕ. Потім перед тим, як підписати цей документ у канадського нотаріуса, його потрібно перекласти англійською мовою, щоб нотаріус зміг його прочитати. Після автентифікації залишиться лише зробити переклад печаток та підписів (нотаріуса та міністра).
Очевидно, що ці консули і так все розуміють, оскільки, звісно, знають англійську мову, але формально вони працюють за законами В'єтнаму, Куби тощо, а ці закони не допускають використання англійської мови в якості мови офіційних документів, і формально консул, взагалі, може і не знати англійську досконало. Тому консулові потрібні переклади. Переклади не будь-які, не зроблені «на коліні», а зроблені сертифікованим канадським перекладачем. Такими є вимоги консульств. (Деякі консульства додатково вимагають, щоб переклад був завірений у нотаріуса. А деякі вимагають ще й автентифікацію печатки та підпису цього нотаріуса, який завіряв переклад.)
Перекладати потрібно не лише сам документ, а й автентифікацію, оскільки вона також буде англійською мовою. А ще потрібно перекладати печатку та підпис нотаріуса, якщо він був задіяний у процедурі автентифікації, оскільки канадські нотаріуси повинні ставити свої написи та печатки лише англійською (або французькою) мовою. Саме тому спочатку робиться автентифікація документа, і тільки потім — переклад.
Інші переклади потрібні для довіреностей та заяв. Тут трохи інша історія, оскільки спочатку документ складається мовою тієї країни, в якій буде використовуватися, наприклад, арабською для ОАЕ. Потім перед тим, як підписати цей документ у канадського нотаріуса, його потрібно перекласти англійською мовою, щоб нотаріус зміг його прочитати. Після автентифікації залишиться лише зробити переклад печаток та підписів (нотаріуса та міністра).
3
Легалізація
У консульствах різних країн вимоги до легалізації документів відрізняються. Десь подавати документи можна лише за особистої явки до консульства. Десь можна оплачувати консульський збір лише готівкою, наприклад, вклавши купюри в конверт із документами. Десь потрібно вказати спеціальні дані у заяві на легалізацію.
Після консульської легалізації документ повністю готовий для використання на території тієї країни, в консульстві якої він легалізувався.
Після консульської легалізації документ повністю готовий для використання на території тієї країни, в консульстві якої він легалізувався.
Скільки коштує легалізація та як довго вона здійснюється?
4
Зважаючи на складність процесу легалізації, ми почали отримувати велику кількість запитів з проханням про надання допомоги щодо цієї процедури. Тепер ми надаємо послугу з легалізації та автентифікації «під ключ».
Вартість та терміни залежать від типу документів та від країни, для якої легалізуються документи, тому неможливо назвати якусь точну «загальну ціну».
За переклади ми зазвичай беремо від $58 до $88 за сторінку — залежно від мови.
За легалізацію «під ключ» ми зазвичай беремо $250, плюс усі супутні витрати (пошти/кур'єри, консульські збори, банківські комісії — скільки з нас візьмуть, стільки ви нам і компенсуєте).
За автентифікацію «під ключ» ми зазвичай беремо $150, плюс усі супутні витрати (пошти/кур'єри, збори міністерств — скільки з нас візьмуть, стільки ви нам і компенсуєте).
Зверху додається 13% податку. Усі ціни обговорюються.
Вартість та терміни залежать від типу документів та від країни, для якої легалізуються документи, тому неможливо назвати якусь точну «загальну ціну».
За переклади ми зазвичай беремо від $58 до $88 за сторінку — залежно від мови.
За легалізацію «під ключ» ми зазвичай беремо $250, плюс усі супутні витрати (пошти/кур'єри, консульські збори, банківські комісії — скільки з нас візьмуть, стільки ви нам і компенсуєте).
За автентифікацію «під ключ» ми зазвичай беремо $150, плюс усі супутні витрати (пошти/кур'єри, збори міністерств — скільки з нас візьмуть, стільки ви нам і компенсуєте).
Зверху додається 13% податку. Усі ціни обговорюються.
Як виглядає автентифікація та легалізація
5
Ось приклад свідоцтва про смерть, виданого в Онтаріо:
заступник головного реєстратора, Олександра Щмідт
головний реєстратор, не зрозуміло, як звати, за підписом не розібрати
Зверніть увагу на підписантів документа:
Онтаріо - Головний реєстратор (Читаємо: РАГС) - герб Онтаріо
Зверніть увагу на печатку:
Це червона прямокутна печатка, яку вони ставлять зазвичай на зворотний бік документа, так як на лицьовій стороні просто нікуди. Якщо є місце на лицьовій стороні, ставлять на лицьову сторону.
Тут написано:
«Департамент міжнародних відносин Канади автентифікував (тобто завірив/підтвердив) підпис, який знаходиться на прикріпленому документі, який зробила
Олександра Щмідт
(див. вище скріншот, саме Олександра Щмідт підписувала вихідний документ)
Підписується від імені заступника міністра міжнародних відносин, працівник цього департаменту:
Елейн Шеє
Нижче написано: Департамент НЕ валідує, тобто НЕ перевіряє зміст документа!
Тобто департамент не перевіряє, що це за документ, а ТІЛЬКИ перевіряє, чи правда є така Олександра Щмідт і чи правда зразок її підпису збігається з ось цим підписом.
Тут написано:
«Департамент міжнародних відносин Канади автентифікував (тобто завірив/підтвердив) підпис, який знаходиться на прикріпленому документі, який зробила
Олександра Щмідт
(див. вище скріншот, саме Олександра Щмідт підписувала вихідний документ)
Підписується від імені заступника міністра міжнародних відносин, працівник цього департаменту:
Елейн Шеє
Нижче написано: Департамент НЕ валідує, тобто НЕ перевіряє зміст документа!
Тобто департамент не перевіряє, що це за документ, а ТІЛЬКИ перевіряє, чи правда є така Олександра Щмідт і чи правда зразок її підпису збігається з ось цим підписом.
Ось так виглядає автентифікація, зроблена для цього документа в загальноканадському міністерстві Global Affairs:
Тут Онтарійський міністр Kenneth Woo підтверджує, що правда є така Alexandra Schmidt і це її підпис та печатка стоять на документі.
Зверніть увагу, що Онтарійська автентифікація — це окремий листочок з підписом і ось такою червоною гербовою печаткою, який прикріплюється до оригінального документа двома круглими скобами, так що його неможливо від'єднати від вихідного документа.
Зверніть увагу, що Онтарійська автентифікація — це окремий листочок з підписом і ось такою червоною гербовою печаткою, який прикріплюється до оригінального документа двома круглими скобами, так що його неможливо від'єднати від вихідного документа.
А ось так виглядає автентифікація у провінційному міністерстві в Онтаріо:
Тут Манітобський міністр Jamie Kereluke підтверджує, що правда є такий нотаріус Caroline Barrett-Cramer, яка працює та зареєстрована у місті Вінніпег, провінції Манітоба, і це правда її підпис та печатка стоять на вихідному документі.
Зверніть увагу, що Манітобська автентифікація — це теж окремий листочок із підписом і ось такою гербовою «втиснутою» печаткою, яка прикріплюється до оригінального документа двома круглими скобами, так що його неможливо від'єднати від вихідного документа.
Зверніть увагу, що Манітобська автентифікація — це теж окремий листочок із підписом і ось такою гербовою «втиснутою» печаткою, яка прикріплюється до оригінального документа двома круглими скобами, так що його неможливо від'єднати від вихідного документа.
А ось так виглядає автентифікація у провінційному міністерстві в Манітобі:
Потрібно розуміти, що людина може зробити у Photoshop фальшиву фотографію. Роздрукувати її у двох копіях. Піти до нотаріуса, сказати, що ось одна копія — це мій оригінал, а друга копія — копія. Нотаріус завірить другу копію як “certified true copy of the original”, тобто, нотаріально завірена копія вихідного документа. Нотаріус поставить на другу копію свою печатку та підпис.
Потім цю нотаріально завірену копію можна автентифікувати у загальноканадському чи провінційному органі, так як міністри ТІЛЬКИ перевірять достовірність підпису нотаріуса, але НЕ зміст документа.
І потім тільки на легалізації в консульстві розкриється, що початковий документ ніким не був перевірений і ніким не був підтверджений, і в цьому випадку, швидше за все, вам буде відмовлено у легалізації.
Потім цю нотаріально завірену копію можна автентифікувати у загальноканадському чи провінційному органі, так як міністри ТІЛЬКИ перевірять достовірність підпису нотаріуса, але НЕ зміст документа.
І потім тільки на легалізації в консульстві розкриється, що початковий документ ніким не був перевірений і ніким не був підтверджений, і в цьому випадку, швидше за все, вам буде відмовлено у легалізації.
Іноді люди помилково автентифікують НЕ вихідне св-во (вихідний оригінальний документ), а його нотаріально завірену копію.
Для міністра, який робить автентифікацію, немає жодної різниці, який саме перед ним документ, так як, він просто перевіряє підпис/печатку державного службовця. І співробітник РАГС, і нотаріус є державними службовцями.
Ось так виглядає автентифікація в Торонто, підпис та печатка нотаріуса David James Donnelly:
Для міністра, який робить автентифікацію, немає жодної різниці, який саме перед ним документ, так як, він просто перевіряє підпис/печатку державного службовця. І співробітник РАГС, і нотаріус є державними службовцями.
Ось так виглядає автентифікація в Торонто, підпис та печатка нотаріуса David James Donnelly:
Ось так виглядає аутентифікація документів в офісі Торонто (Онтаріо):
Ось так виглядає аутентифікація документів в офісі Едмонтон (Альберта):
Ось так виглядає аутентифікація документів в офісі Вікторія (Британська Колумбія):
Легалізація свідоцтва про народження
6
Зверніть увагу, що канадські свідоцтва про народження бувають трьох видів:
- -1-Коротка форма без імені батьків
(документ блакитного кольору, формату приблизно А5)— це свідоцтво не підійде ні для якої легалізації, так як немає даних про батьків, а вони потрібні - -2-Коротка форма з іменами батьків
(документ блакитного кольору, формату приблизно А5)— зазвичай підходить для легалізації - -3-Довга форма
(документ білого кольору, формату Legal — це довгий аркуш, приблизно, як 1,5 аркуша A4 за висотою)— зазвичай підходить для легалізації
Такий документ НЕ приймуть у консульстві, бо немає прізвищ та імен батьків
Просто «Свідоцтво про народження»
(Birth Certificate)
(Birth Certificate)
«Свідоцтво про народження з інформацією про батьків»
(Birth Certificate with Parental Information)
(Birth Certificate with Parental Information)
Зверніть увагу: є прізвища та імена батьків. Такий документ зазвичай підходить у консульстві
«Сертифікована копія запису народження»
(Certified Copy of the Birth Registration) («Довга форма»/"Long Form")
(Certified Copy of the Birth Registration) («Довга форма»/"Long Form")
Зверніть увагу: є прізвища та імена батьків. Такий документ зазвичай підходить у консульстві
Короткі форми свідоцтв (два блакитних на картинці) друкуються на папері з ламінацією, тобто сам папір — спеціальний, щоб документ не втрачав своїх якостей при намоканні; цей матеріал схожий на той, з якого роблять доларові банкноти.
У провінційних органах автентифікації, такі документи не можуть автентифікувати, так як при автентифікації вони роблять дві дірки та скріплюють вихідний документ та окремий папірець автентифікації двома металевими «кільцями» (див. на фото нижче). Через цей спеціальний папір кільця не будуть триматися між собою і коли цей документ доїде до консульства, всі аркуші роз'єднаються і консульство не прийме документи в такому вигляді.
У провінційних органах автентифікації, такі документи не можуть автентифікувати, так як при автентифікації вони роблять дві дірки та скріплюють вихідний документ та окремий папірець автентифікації двома металевими «кільцями» (див. на фото нижче). Через цей спеціальний папір кільця не будуть триматися між собою і коли цей документ доїде до консульства, всі аркуші роз'єднаються і консульство не прийме документи в такому вигляді.
Як оформити довіреність на особу, яка перебуває в іншій країні, якщо ви перебуваєте в Канаді?
7
Щоб довіреність мала юридичну силу в іншій країні, вона повинна бути завірена державним службовцем цієї країни.
Варіант №1. Полетіти літаком до потрібної країни й особисто оформити довіреність у місцевого нотаріуса.
Варіант №2. Офіційним представником іншої країни в Канаді є консул цієї країни. Консул також має повноваження нотаріуса, тому можна записатися на особистий прийом до консульства й оформити довіреність там. У цьому випадку обов’язково ознайомтеся з вимогами до оформлення документів на сайті консульства. Зазвичай усі візити в консульство розписані на найближчі пів року, і вільний час з’являється лише якщо хтось скасовує свій запис. Тому люди часто перевіряють сайт консульства щодня о 7 ранку — раптом з’явиться вільний час.
Зверніть увагу, що для деяких країн є обмеження: консул має право діяти в якості нотаріуса лише якщо ваша довіреність не пов’язана з продажем нерухомості в іншій країні або продажем частки в статутному капіталі компанії, зареєстрованої в іншій країні. Для інших країн перевіряйте обмеження на офіційному сайті консульства.
Варіант №3. Підписання в нотаріуса в Канаді, автентифікація та легалізація.
Саме цей варіант залишається єдиним у 99% випадків, оскільки потрапити до консульства фізично майже неможливо, а летіти за кордон можуть не всі або не всі хочуть.
Просто підписати документ у нотаріуса в Канаді — НЕДОСТАТНЬО, адже канадський нотаріус не є державним службовцем іншої країни, і там його підпис не визнається. Тому таку довіреність не прийме жоден державний орган в іншій країні.
Варіант №1. Полетіти літаком до потрібної країни й особисто оформити довіреність у місцевого нотаріуса.
Варіант №2. Офіційним представником іншої країни в Канаді є консул цієї країни. Консул також має повноваження нотаріуса, тому можна записатися на особистий прийом до консульства й оформити довіреність там. У цьому випадку обов’язково ознайомтеся з вимогами до оформлення документів на сайті консульства. Зазвичай усі візити в консульство розписані на найближчі пів року, і вільний час з’являється лише якщо хтось скасовує свій запис. Тому люди часто перевіряють сайт консульства щодня о 7 ранку — раптом з’явиться вільний час.
Зверніть увагу, що для деяких країн є обмеження: консул має право діяти в якості нотаріуса лише якщо ваша довіреність не пов’язана з продажем нерухомості в іншій країні або продажем частки в статутному капіталі компанії, зареєстрованої в іншій країні. Для інших країн перевіряйте обмеження на офіційному сайті консульства.
Варіант №3. Підписання в нотаріуса в Канаді, автентифікація та легалізація.
Саме цей варіант залишається єдиним у 99% випадків, оскільки потрапити до консульства фізично майже неможливо, а летіти за кордон можуть не всі або не всі хочуть.
Просто підписати документ у нотаріуса в Канаді — НЕДОСТАТНЬО, адже канадський нотаріус не є державним службовцем іншої країни, і там його підпис не визнається. Тому таку довіреність не прийме жоден державний орган в іншій країні.
Детально описую процедуру, як все зробити максимально правильно за всіма вимогами:
1
Складання тексту доручення
Спочатку потрібно скласти текст довіреності. Найкраще відразу робити це потрібною вам мовою разом із досвідченим нотаріусом у вашій країні (в'єтнамською мовою — для Вʼєтнаму, арабською — для ОАЕ тощо).
Важливо не забути вказати всі правильні назви державних органів.
Буде дуже прикро пройти всі нижченаведені етапи й лише в самому кінці виявити, що ви забули вписати якусь абревіатуру, яка була обов’язковою.
Важливо не забути вказати всі правильні назви державних органів.
Буде дуже прикро пройти всі нижченаведені етапи й лише в самому кінці виявити, що ви забули вписати якусь абревіатуру, яка була обов’язковою.
2
Сертифікований переклад
Ось як виглядає перекладене клієнтське звернення, завірене печаткою сертифікованого перекладача.
Оскільки текст довіреності був складений спочатку в'єтнамською, арабською або іншою мовою, його необхідно перекласти англійською у сертифікованого перекладача для правильної передачі всіх термінів і юридичних нюансів.
Перекладач виконає переклад із необхідною сертифікацією й надішле його вам для остаточного затвердження.
Перекладач виконає переклад із необхідною сертифікацією й надішле його вам для остаточного затвердження.
3
Завірення вірності перекладу
Так виглядає нотаріальне засвідчення підпису перекладача на його клятві про вірність перекладу, підписане перекладачем та нотаріусом.
Іноді потрібно завірити вірність перекладу у нотаріуса.
У цьому випадку перекладач повинен завірити вірність свого перекладу у нотаріусу. Ви самі це зробити не зможете. Може лише сам перекладач зі своїм ID, у будь-якого нотаріуса.
У цьому випадку перекладач повинен завірити вірність свого перекладу у нотаріусу. Ви самі це зробити не зможете. Може лише сам перекладач зі своїм ID, у будь-якого нотаріуса.
4
Засвідчення вашого підпису у нотаріуса
Після цього ви підпишете цю англомовну довіреність онлайн у нашого нотаріуса, який працює в провінції Онтаріо.
Неважливо, де саме ви перебуваєте — в Канаді чи в іншій країні — увесь процес проходить дистанційно через захищений відеозв’язок, і ми підберемо зручний для вас час.
Нотаріус із Онтаріо перевірить вашу особу (підготуйте посвідчення особи) і засвідчить ваше підтвердження того, що зміст довіреності є вірним.
Неважливо, де саме ви перебуваєте — в Канаді чи в іншій країні — увесь процес проходить дистанційно через захищений відеозв’язок, і ми підберемо зручний для вас час.
Нотаріус із Онтаріо перевірить вашу особу (підготуйте посвідчення особи) і засвідчить ваше підтвердження того, що зміст довіреності є вірним.
5
Автентифікація
З часів коронавірусу, приїхати до них особисто (до Оттави) наразі не можна, але можна відправити документи поштою. Адреса – тут. Заповніть документи та додайте їх форму запиту на автентифікацію. Посилання на форму тут; файл не відкриється у вашому браузері або на телефоні, завантажте файл собі на комп'ютер і відкривайте з комп'ютера в Adobe Acrobat.
Вкладіть передплачений поштовий конверт, щоб вони могли вам назад відправити автентифікований документ за ваш рахунок. Зробіть фотографію трекінг-номерів на конвертах, щоб стежити на сайті Canada Post за тим, де ваші конверти.
За станом на лютий 2023 року ця процедура займає 15 робочих днів, плюс доставка поштою туди та назад.
Вкладіть передплачений поштовий конверт, щоб вони могли вам назад відправити автентифікований документ за ваш рахунок. Зробіть фотографію трекінг-номерів на конвертах, щоб стежити на сайті Canada Post за тим, де ваші конверти.
За станом на лютий 2023 року ця процедура займає 15 робочих днів, плюс доставка поштою туди та назад.
Далі цю англійську довіреність, завірену канадським нотаріусом, потрібно автентифікувати.
Автентифікація — це процедура, коли канадський міністр перевіряє, чи правда є такий нотаріус у Канаді, чи правда він діяв на момент підписання, і чи справді це його підпис і печатка стоять на документі.
Автентифікація проводиться: або у Міністерстві закордонних справ Канади (Global Affairs Canada) у Оттаві, або у провінційних підрозділах.
Про процедуру автентифікації в Global Affairs докладніше читайте: тут і тут.
Після закінчення процедури автентифікації в Global Affairs, міністр поставить на ваш документ червону печатку.
Автентифікація — це процедура, коли канадський міністр перевіряє, чи правда є такий нотаріус у Канаді, чи правда він діяв на момент підписання, і чи справді це його підпис і печатка стоять на документі.
Автентифікація проводиться: або у Міністерстві закордонних справ Канади (Global Affairs Canada) у Оттаві, або у провінційних підрозділах.
Про процедуру автентифікації в Global Affairs докладніше читайте: тут і тут.
Після закінчення процедури автентифікації в Global Affairs, міністр поставить на ваш документ червону печатку.
Ось канадський міністр Leah Dauphinee підтверджує, що є такий нотаріус I. Karyakina, і це правда її підпис та печатка стоять на документі.
6
Переклад автентифікації
Оскільки автентифікація в Global Affairs Canada (червона печатка) та автентифікація у провінційному офісі проводяться лише англійською мовою, їх також доведеться перекласти на потрібну мову.
Печатки нотаріуса теж доведеться перекладати, тому що канадські нотаріуси повинні ставити печатки лише на англійській мові.
Печатки нотаріуса теж доведеться перекладати, тому що канадські нотаріуси повинні ставити печатки лише на англійській мові.
7
Легалізація
Останній етап — це консульська легалізація.
Довіреність, завірену канадським нотаріусом, автентифіковану Global Affairs Canada, перекладену на відповідну мову, з нотаріально засвідченим перекладом, можна подати до консульства відповідної країни для завершення процедури легалізації
Список документів та всі вимоги дивіться на сайті консульства. Зазвичай вони, як мінімум, вимагають заяву за стандартною формою, копію паспорта заявника. Це платна послуга: консульство візьме консульський збір, їм потрібен сертифікований чек із банку (ще називають certified cheque, money order або bank draft).
Консул підтвердить, що це правда, що канадський міністр вам все підписав на попередньому етапі.
Після підписання Консулом, ваш документ набуде цілком законної сили в країні призначення.
Довіреність, завірену канадським нотаріусом, автентифіковану Global Affairs Canada, перекладену на відповідну мову, з нотаріально засвідченим перекладом, можна подати до консульства відповідної країни для завершення процедури легалізації
Список документів та всі вимоги дивіться на сайті консульства. Зазвичай вони, як мінімум, вимагають заяву за стандартною формою, копію паспорта заявника. Це платна послуга: консульство візьме консульський збір, їм потрібен сертифікований чек із банку (ще називають certified cheque, money order або bank draft).
Консул підтвердить, що це правда, що канадський міністр вам все підписав на попередньому етапі.
Після підписання Консулом, ваш документ набуде цілком законної сили в країні призначення.
8
Отримання готового документа
Якщо ви вклали до листа в консульство зворотний передплачений конверт, зазвичай консульство надсилає готові документи саме в цьому конверті.
Обов’язково сфотографуйте трекінг-номери на конвертах, щоб мати змогу відстежувати статус відправлення на сайті кур'єрської служби.
Зазвичай консульство надсилає документи по Канаді, але, в принципі, нічого не заважає вам надати конверт із адресою безпосередньо у вашій країні.
Можна скористатися звичайною поштою Канади, навіть без номера відстеження, але ми більше довіряємо таким службам, як UPS, DHL та FedEx.
Обов’язково сфотографуйте трекінг-номери на конвертах, щоб мати змогу відстежувати статус відправлення на сайті кур'єрської служби.
Зазвичай консульство надсилає документи по Канаді, але, в принципі, нічого не заважає вам надати конверт із адресою безпосередньо у вашій країні.
Можна скористатися звичайною поштою Канади, навіть без номера відстеження, але ми більше довіряємо таким службам, як UPS, DHL та FedEx.
Залишіть заявку на консультацію, відповімо протягом дня
DISCLAIMER
Information and services outlined on this page do not constitute legal services, legal advice, or legal representation under the Law Society Act in Ontario. The service provider is not a registered paralegal or a lawyer or a notary, does not pretend to be them, and is not licensed by the Law Society of Ontario.
The information compiled on this page is coming from official sources as is.
Services provided on this page are merely assisting clients with obtaining translations, collecting necessary documents, filling out necessary forms, and shipping documents.
The clients are advised to obtain legal advice from registered legal professionals (paralegals, notaries, etc.) in their province or territory.
Clients reading the contents of this page and submitting requests for further consultations and agreeing to use these services are agreeing to these terms and are discharging the service provider, his representatives, agents, heirs, and successors from any legal claims related to these services or this information.
Information and services outlined on this page do not constitute legal services, legal advice, or legal representation under the Law Society Act in Ontario. The service provider is not a registered paralegal or a lawyer or a notary, does not pretend to be them, and is not licensed by the Law Society of Ontario.
The information compiled on this page is coming from official sources as is.
Services provided on this page are merely assisting clients with obtaining translations, collecting necessary documents, filling out necessary forms, and shipping documents.
The clients are advised to obtain legal advice from registered legal professionals (paralegals, notaries, etc.) in their province or territory.
Clients reading the contents of this page and submitting requests for further consultations and agreeing to use these services are agreeing to these terms and are discharging the service provider, his representatives, agents, heirs, and successors from any legal claims related to these services or this information.
Залишіть заявку на консультацію зараз і обговоримо всі деталі вже сьогодні
Відповімо на всі ваші питання щодо легалізації та автентифікації