Оставьте заявку сейчас, и получите точную стоимость уже сегодня

Мы осуществляем аутентификацию и легализацию документов «под ключ» для их использования за пределами Канады

ATIO

ATIA

ATIS

ATIM

OTTIAQ

OPEN ALL HOLIDAYS

Канада присоединилась к Гаагской конвенции об апостиле

🌍 Что делать если страна, в которой будет использоваться документ — не участник Гаагской конвенции?

С 11 января 2024 года Канада официально стала участником Гаагской конвенции об апостиле. Теперь для использования канадских документов в странах-участницах Конвенции достаточно получить апостиль — дополнительная легализация больше не требуется.
Если вам нужно поставить апостиль на канадский документ, перейдите на страницу с нашими апостильными услугами.

Некоторые страны (например, ОАЭ, Вьетнам и др.) не входят в список стран-участниц Конвенции. Если вам нужно использовать канадский документ в такой стране, процесс остается прежним - документ должен быть аутентифицирован в Канаде. Затем он должен быть легализован в консульстве соответствующей страны.
Хотя процедура сложнее, чем апостилирование, мы полностью сопровождаем вас на каждом этапе и упрощаем процесс до минимума. Подробности — ниже на странице.

1

Чтобы документ, выданный в одной стране, имел юридическую силу в другой, он должен пройти процедуру легализации. Существует два вида легализации: полная легализация (двухэтапная процедура) и упрощённая легализация (апостиль — одноэтапный процесс). В данном случае мы поговорим именно о полной легализации.

Документы, подготовленные канадскими властями или при их участии и предназначенные для использования в других странах, требуют двухэтапной процедуры. Эти этапы, следующие:

1. Аутентификация
2. Легализация

Иногда оба этих этапа называют "легализацией", но технически это неверно. Например, "легализация в МИДе" на самом деле означает аутентификацию. Эти термины важно не путать.

Аутентификация осуществляется Министерством иностранных дел Канады или провинциальным, или территориальным органом (подробнее об этом ниже).

Легализация осуществляется консульством страны, где будет использоваться документ.

Хотя это два отдельных процесса, оба являются необходимыми частями общей процедуры легализации.

📌 Давайте закрепим!
У вас есть канадское свидетельство о рождении, и вам нужно использовать его в ОАЭ.
Поскольку ОАЭ не являются членом Конвенции об апостиле, вам понадобится:
1️⃣ Аутентификация Министерством иностранных дел Канады (или провинциальным органом)
2️⃣ Легализация консульством ОАЭ

Это полная легализация ✅

2

Все документы, выданные канадскими государственными или провинциальными органами или оформленные канадским нотариусом, которые вам необходимо использовать на территории другой страны.

1) Свидетельства, выданные органами ЗАГС, например, свидетельства о рождении, смерти, браке, смене имени, фамилии и т.д.
2) Доверенности и заявления, в том числе заявления об отказе от наследства, которые составляются или подписываются у нотариуса
3) Дипломы, приложения к дипломам, аттестаты и другие документы, связанные с обучением
4) Банковские справки, судебные документы, судебные решения о разводе
5) Сертификаты о кремации или погребении

У всех перечисленных типов документов разные процедуры аутентификации.

Под процедуру легализации также попадают все случаи, когда ребёнку, родившемуся в Канаде, нужно получить гражданство другой страны (Кубы, Вьетнама и т.д.), т.к. для получения гражданства другой страны нужно предоставить канадское свидетельство о рождении, а оно, в свою очередь, должно быть легализовано.

Наиболее частые документы, подлежащие такой процедуре:

3

Если совсем вкратце, то вот так:

1) Аутентифицировать документ в МИД Канады или в провинциальном канадском органе (Где именно? Тут есть нюансы)
2) Иногда необходимо выполнить перевод аутентифицированного документа на язык страны, для которой этот документ будет легализован (зависит от требований конкретного консульства)
3) Подать пакет документов на легализацию в консульство

А теперь подробнее.

Почему легализация считается ДВУХступенчатой процедурой? Потому что для того, чтобы заверить подлинность канадского документа:

1) Сначала нужно заверить подпись и печать официального канадского государственного служащего, который подписывал документ. Такое заверение делает канадский министр, то есть ставит на документ свою печать и подпись. Это и есть аутентификация.
2) Затем консульство той страны, для которой легализуется документ, должно заверить подпись и печать канадского министра, который аутентифицировал документ. Это и есть финальная легализация.

Иными словами, канадский министр проверяет и подтверждает подпись и печать официального канадского государственного служащего, который подписывал и выдавал документ, подтверждая, что правда есть такой гос. служащий, что он действовал на момент подписания документа, и это действительно его печать и подпись на документе. А консул в консульстве делает «консульскую легализацию» подписи и печати этого канадского министра, тем самым подтверждая, что действительно существует такой министр, что это правда его подпись и печать, и что он действовал на момент подписания документа.

Разбавим эту ДВУХступенчатую процедуру сертифицированными переводами, чтобы гос. служащие, министры и консулы из разных стран могли читать эти передающиеся из рук в руки документы, и получим те самые три этапа: аутентификация, перевод и легализация. Ниже подробнее обо всех трёх.

Для аутентификации потребуется оригинал документа. В редких случаях аутентифицируется не оригинал, а официальная (нотариально заверенная) копия, например, для таких документов, как паспорта, водительские права, удостоверения личности и т.д.

Аутентифицировать можно:

1) В МИД Канады (Global Affairs), который находится в Оттаве. МИД Канады аутентифицирует документы, выданные в любой провинции. Такая аутентификация подойдёт для консульства любой страны.
2) В провинциальных/территориальных министерствах. Например, в Онтарио такое министерство называется ODS (Ontario Document Services) и находится в Торонто. Провинциальную аутентификацию принимают консульства не всех стран. Также, в провинциальном министерстве можно аутентифицировать только документы, выданные в этой провинции и ни в какой другой. То есть, если ваш документ был выдан в Квебеке, вы не сможете его аутентифицировать в ODS (в министерстве Онтарио).

Полный список всех провинциальных министерств можно посмотреть тут.


Нотариальное заверение документа для аутентификации

Все документы можно условно поделить на три типа. Те, которые нужно нотариально заверять перед аутентификацией, и те, которые не нужно. Ещё есть документы, которые составляются с помощью нотариуса, — это другая процедура, которая требует либо личного визита к нотариусу, либо видеозвонка с нотариусом, в зависимости от провинции.

Вот основные документы, поделённые на эти три типа:

1) Не нужно нотариально заверять: свидетельства, выданные в ЗАГС, например, свидетельства о рождении, браке, разводе, смерти, смене имени и т.д.
2) Нужно нотариально заверять: сертификаты о кремации и погребении, справки о несудимости, дипломы, банковские и судебные документы и т.д.
3) Нужно подписывать у нотариуса: доверенности, заявления об отказе от наследства, заявления о назначении пенсионных выплат, любые другие заявления

Кто же эти канадские гос. служащие, которые подписывают эти документы, и чья подпись и печать собственно аутентифицируется?

1) Главный регистратор ЗАГС (Registrar General) или его заместитель (Deputy Registrar General): Свидетельства, выданные в ЗАГС, например, свидетельства о рождении, браке, разводе, смерти, смене имени и т.д.
2) Нотариус (Public Notary): Сертификаты о кремации и погребении, справки о несудимости, дипломы, банковские и судебные документы и т.д.
3) Нотариус (Public Notary): Доверенности, заявления об отказе от наследства, заявления о назначении пенсионных выплат, любые другие заявления
4) Судья или клерк суда (Judge, Clerk): Решения суда

Чтобы консул подтвердил то, что ему нужно подтвердить, ему нужны все документы на языке его страны, соответственно, чтобы понимать, что в них написано. Очевидно, что эти консулы и так всё понимают, так как, конечно, знают английский язык, но формально они работают по законам Вьетнама, Кубы и т.д., а эти законы не допускают использования английского языка как языка официальных документов, и формально консул, вообще говоря, может и не знать английского в совершенстве. Поэтому консулу нужны переводы. Переводы не любые, не сделанные «на коленке», а сделанные сертифицированным канадским переводчиком. Таковы требования консульств. (Некоторые консульства дополнительно требуют, чтобы перевод был заверен у нотариуса. А некоторые требуют ещё и аутентификацию печати и подписи этого нотариуса, который заверял перевод.)

Переводить нужно не только сам документ, но и аутентификацию, так как она тоже будет на английском языке. А ещё переводить нужно печать и подпись нотариуса, если он был задействован в процедуре аутентификации, так как канадские нотариусы обязаны ставить свои надписи и печати только на английском (или французском) языке. Именно поэтому сначала делается аутентификация документа, и только потом — перевод.

Другие переводы требуются для доверенностей и заявлений. Тут немного иная история, так как изначально документ составляется на языке той страны, в которой будет использоваться, например, на Арабском для ОАЭ. Затем, перед тем, как подписать этот документ у канадского нотариуса, его нужно перевести на английский язык, чтобы нотариус смог его прочитать. После аутентификации останется только доперевести печати и подписи нотариуса и министра.

В консульствах разных стран требования к легализации документов отличаются. Где-то подавать документы можно только при личной явке в консульство. Где-то можно оплачивать консульский сбор только наличными, например, вложив купюры в конверт с документами. Где-то требуется указать особые данные в заявлении на легализацию.

После консульской легализации документ полностью готов для использования его на территории той страны, в консульстве которой он легализовался.

4

Ввиду сложности процесса легализации, мы стали получать большое количество запросов с просьбой помочь с этой процедурой. Теперь мы предоставляем услугу легализации и аутентификации «под ключ».

Стоимость и сроки зависят от типа документов и от страны, для которой легализуются документы, поэтому невозможно назвать какую-то точную «общую цену».

За переводы мы обычно берем $58 - $88 за лист, в зависимости от языка.

Наша стоимость за полную услугу легализации составляет $250 и включает оба этапа: аутентификацию и легализацию. Все дополнительные расходы (почтовые/курьерские услуги, сборы министерств, консульские сборы, банковские комиссии, нотариальные услуги, переводы) оплачиваются дополнительно по фактической стоимости.

Наша стоимость только за услугу аутентификации, без второго этапа (легализация), составляет $150. Все дополнительные расходы (почтовые/курьерские услуги, сборы министерств, банковские комиссии, нотариальные услуги, переводы) оплачиваются дополнительно по фактической стоимости.

Сверху добавляется 13% налог. Все цены обсуждаются.

6

Вот пример свидетельства о смерти, выданного в Онтарио:

заместитель главного регистратора, Александра Щмидт

главный регистратор, не понятно, как зовут, по подписи не разобрать

Обратите внимание на подписантов документа:

Онтарио - Главный регистратор (Читаем: ЗАГС) - герб Онтарио

Обратите внимание на печать:

Это красная прямоугольная печать, которую они ставят обычно на обратную сторону документа, т.к. на лицевой стороне просто некуда. Если есть место на лицевой стороне, ставят на лицевую сторону.

Тут написано:
«Департамент международных отношений Канады аутентифицировал (т.е. заверил/подтвердил) подпись, которая находится на прикреплённом документе, которую сделала
Александра Щмидт
(см. выше скриншот, именно Александра Щмидт подписывала исходный документ)

Подписывается от имени заместителя министра международных отношений, сотрудник этого департамента:
Элейн Шеэ

Ниже написано: Департамент НЕ валидирует, т. е. НЕ проверяет содержание документа!

Т.е. департамент не проверяет, что это за документ, а ТОЛЬКО проверяет, правда ли есть такая Александра Щмидт и правда ли образец её подписи совпадает с вот этой подписью.

Вот так выглядит аутентификация, сделанная для данного документа в общеканадском министерстве Global Affairs:

Тут Онтарийский министр Kenneth Woo подтверждает, что правда есть такая Alexandra Schmidt и это её подпись и печать стоит на документе.

Обратите внимание, что Онтарийская аутентификация — это отдельный листочек с подписью и вот такой красной гербовой печатью, который прикрепляется к оригинальному документу двумя круглыми скобами, так что его невозможно отсоединить от исходного документа.

А вот так выглядит аутентификация в провинциальном министерстве в провинции Онтарио:

Тут Манитобский министр Jamie Kereluke подтверждает, что правда есть такой нотариус Caroline Barrett-Cramer, которая работает и зарегистрирована в городе Виннипег провинции Манитоба, и это правда её подпись и печать стоят на исходном документе.

Обратите внимание, что Манитобская аутентификация — это тоже отдельный листочек с подписью и вот такой гербовой «вдавленной» печатью, который прикрепляется к оригинальному документу двумя круглыми скобами, так что его невозможно отсоединить от исходного документа.

А вот так выглядит аутентификация в провинциальном министерстве в провинции Манитоба:

Нужно понимать, что человек может сделать в Photoshop поддельную фотографию. Распечатать в двух копиях. Пойти к нотариусу, сказать, что вот одна копия — это мой оригинал, а вторая копия — это копия. Нотариус заверит вторую копию как “certified true copy of the original”, т.е. нотариально заверенная копия исходного документа. Нотариус поставит на вторую копию свою печать и подпись.

Потом эту нотариально заверенную копию можно аутентифицировать в общеканадском или в провинциальном органе, т.к. министры ТОЛЬКО проверят подлинность подписи нотариуса, но НЕ содержание документа.

И потом только на легализации в консульстве вскроется, что изначальный документ никем не был проверен и никем не был подтверждён, и в этом случае скорее всего откажут в легализации.

Иногда люди по ошибке аутентифицируют НЕ исходное св-во (исходный оригинальный документ), а его нотариально заверенную копию.

Министру, который делает аутентификацию, совершенно без разницы, т.к. он просто проверяет подпись/печать государственного служащего. И сотрудник ЗАГС, и нотариус являются государственными служащими.

Вот так выглядит аутентификация в Торонто подписи и печати нотариуса David James Donnelly:

Вот так выглядит аутентификация документов в офисе в Торонто (Онтарио):

Вот так выглядит аутентификация документов в офисе в Эдмонтоне (Альберта):

Вот так выглядит аутентификация документов в офисе в Виктории (Британская Колумбия):

7

Такой документ НЕ примут в консульстве, так как нет фамилий и имён родителей

Просто «Свидетельство о рождении»
(Birth Certificate)

«Свидетельство о рождении с информацией о родителях»
(Birth Certificate with Parental Information)

Обратите внимание: есть фамилии и имена родителей. Такой документ обычно подходит в консульстве

«Сертифицированная копия записи рождения»
(Certified Copy of the Birth Registration) («Длинная форма»/"Long Form")

Обратите внимание: есть фамилии и имена родителей. Такой документ обычно подходит в консульстве

Чтобы доверенность имела юридическую силу в другой стране, она должна быть заверена гос. служащим этой страны.

Вариант №1. Полететь на самолёте в нужную страну, и там лично сделать доверенность у нотариуса на месте.

Вариант №2. Официальным представителем другой страны в Канаде является консул этой страны в Канаде. Этот консул также наделён полномочиями нотариуса, поэтому можно записаться на личный приём в консульство к консулу и сделать доверенность там. В этом случае изучайте требования к оформлению документов на сайте консульства. Обычно, записи в консульство полностью разобраны на ближайшие полгода, и можно поймать свободное время для записи только если кто-то откажется от своей записи, поэтому обычно люди проверяют на сайте консульства каждый день в 7 утра, вдруг появится свободное время.

Обратите внимание, что для некоторых стран есть ограничение: Консул имеет право выступать в качестве нотариуса в случае если ваша доверенность не связана с продажей недвижимости, находящейся в другой стране, или продажей доли в уставном капитале организации, созданной в другой стране. Для других стран изучайте ограничения на сайте консульства.

Вариант №3. Подписание у нотариуса в Канаде, аутентификация и легализация.

Именно этот вариант остаётся единственным в 99% случаев, т.к. в консульство физически не попасть, а лететь в другую страну не все могут или хотят.

Просто подписать у нотариуса в Канаде НЕДОСТАТОЧНО, т.к. канадский нотариус не является государственным служащим другой страны, и никто там его не знает, поэтому такую доверенность НЕ примет ни один гос. орган в другой стране.

Детально описываем процедуру, как всё сделать максимально правильно по всем требованиям:

Сначала нужно составить текст доверенности. Лучше это изначально делать на нужном вам языке с помощью опытного нотариуса в вашей стране (на Вьетнамском языке для Вьетнама, на Арабском для ОАЭ и т.д.).

Важно не забыть указать все правильные названия государственных органов.
Будет очень жаль пройти все шаги ниже и в самом конце обнаружить, что вы забыли написать какую-то аббревиатуру, которая была необходима.

Вот как выглядит переведенное заявление клиента, заверенное печатью сертифицированного переводчика.

Так как текст изначально составлялся на Вьетнамском, Арабском и т.д. языке, нужно перевести его на Английский язык у сертифицированного переводчика для правильной передачи всех терминов и нюансов. Переводчик выполнит перевод, используя необходимую сертификацию, и отправит его вам для окончательного утверждения.

Так выглядит нотариальное заверение подписи переводчика на его клятве о верности перевода, подписанное переводчиком и нотариусом.

Переводчик должен заверить верность своего перевода у нотариуса. Вы сами этого сделать не можете. Может только сам переводчик со своим ID, у любого нотариуса.

Затем вы подпишете эту английскую доверенность онлайн у нашего нотариуса, который находится в Онтарио.

Неважно, где вы находитесь в Канаде или даже в другой стране — весь процесс выполняется удаленно с помощью защищенного видеозвонка, и мы запланируем его на удобное для вас время.

Нотариус из Онтарио проверит вашу личность (так что приготовьте ID) и засвидетельствует ваше заявление о том, что содержание доверенности является верным.

Со времён коронавируса, лично к ним в Оттаву приехать сейчас нельзя, но можно отправить документы почтой. Адрес – тут. Заполните и приложите их форму запроса на аутентификацию. Ссылка на форму тут; файл не откроется у вас в браузере или на телефоне, скачайте файл себе на компьютер и открывайте с компьютера в Adobe Acrobat.
Вложите предоплаченный почтовый конверт, чтобы они могли вам обратно отправить аутентифицированный документ за ваш счёт. Сделайте фотографию трекинг-номеров на конвертах, чтобы следить на сайте Canada Post за тем, где ваши конверты.
По состоянию на август 2025 года, эта процедура занимает 20 рабочих дней, плюс доставка почтой туда и обратно.

Дальше эту английскую доверенность, заверенную канадским нотариусом, нужно аутентифицировать.

Аутентификация — это процедура, когда канадский министр проверяет, правда ли есть такой нотариус в Канаде, правда ли он действовал на момент подписания, и правда ли это его подпись и печать стоят на документе.

Аутентификация делается либо в Министерстве иностранных дел Канады (Global Affairs Canada) в Оттаве, либо в провинциальных подразделениях.

Про процедуру аутентификации в Global Affairs подробнее читайте здесь и здесь.

По окончании процедуры аутентификации в Global Affairs, министр поставит на ваш документ красную печать.

Вот канадский министр Leah Dauphinee подтверждает, что есть такой нотариус I. Karyakina, и это правда её подпись и печать стоят на документе.

Так как и аутентификация в Global Affairs (красная печать), и аутентификация в провинциальном офисе будут только на английском языке, их придётся снова переводить на нужный язык.
Печати нотариуса тоже придётся переводить, т.к. канадские нотариусы обязаны ставить печати только на английском языке.

Последний этап — это консульская легализация.
Доверенность, заверенную канадским нотариусом, аутентифицированную Global Affairs Канады, переведённую на нужный язык, с нотариально заверенным заявлением переводчика о верности перевода, можно отдавать в консульство нужной страны для консульской легализации.

Список документов и все требования смотрите на сайте консульства. Обычно они как минимум требуют заявление по стандартной форме, копию паспорта заявителя. Это платная услуга: консульство возьмёт консульский сбор, им нужен сертифицированный чек из банка (ещё называют certified cheque, money order или bank draft).

Консул подтвердит, что это правда канадский министр вам всё подписал на предыдущем этапе.

После подписания Консулом, ваш документ приобретёт полностью законную силу в нужной стране.

Если вы вложили в письмо в консульство обратный предоплаченный конверт, обычно консульство отправляет готовые документы в этом конверте.

Обязательно сделайте фотографии трекинг-номеров на конвертах, чтобы отслеживать на сайте курьерской компании статус отправки.

Обычно консульство отправляет документы по Канаде, но в принципе ничто не мешает вам предоставить им конверт с адресом непосредственно в вашей стране.
Можно отправлять обычной почтой Канады, даже обычной почтой без номера отслеживания, но мы бы больше доверяли UPS, DHL и FedEx.

Оставьте заявку сейчас, и получите точную стоимость уже сегодня

Translation Agency
of Canada

* DISCLAIMER
We guarantee that all our work is carried out accurately and to the fullest extent possible, based solely on official information available from government institutions and official websites. However, we do not and cannot guarantee the actions, timelines, or performance of third-party entities such as government offices (including those processing apostilles, authentication, and legalization, such as Global Affairs, Ontario Document Services, etc.), Canada Post, courier services, Chambre des notaires du Québec (CNQ), Barreau du Québec, embassies and consulates, notaries, and lawyers. We cannot be held responsible for delays, errors, or failures on their part.
The information and services described on this page do not constitute legal advice, legal services, or legal representation as defined under the Law Society Act of Ontario. We are not licensed lawyers, paralegals, or notaries, do not present ourselves as such, and are not licensed by the Law Society of Ontario.
All information presented here is compiled from official sources and is provided strictly “as is.” The services we offer are limited to assisting clients with translation services, collecting required documents, completing forms, and coordinating document shipping.
We encourage clients to consult with licensed legal professionals (lawyers, paralegals, or notaries) in their country, province or territory for any legal advice or representation.
By using the services described on this page, clients confirm their full understanding and acceptance of these terms and agree to release the service provider, its representatives, agents, successors, and affiliates from any legal liability related to the use of these services or the information provided.

Please check and make sure you accept the full privacy policy and terms of service before using our website, before contacting us or submitting a request on the website.