Authentification et légalisation clés en main de documents
Nous offrons un service d’authentification et de légalisation de documents clés en main pour leur utilisation à l’extérieur du Canada
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Le Canada a adhéré à la Convention de La Haye sur l’apostille
🌍 Et si le pays de destination n’est pas membre de la Convention de La Haye sur l’apostille ?
Le 11 janvier 2024, le Canada a officiellement adhéré à la Convention de La Haye sur l’apostille. Cela signifie que les documents canadiens destinés à être utilisés dans d’autres pays membres n’ont désormais besoin que d’une apostille, sans qu’aucune autre légalisation ne soit requise.
Si vous avez besoin d’une apostille pour vos documents canadiens, consultez notre page Services d’apostille.
Si vous avez besoin d’une apostille pour vos documents canadiens, consultez notre page Services d’apostille.
Certains pays ne sont pas membres de la Convention de La Haye sur l’apostille. Si vous envisagez d’utiliser des documents canadiens dans l’un de ces pays non membres, la procédure reste inchangée : d’abord, le document doit être authentifié au Canada. Ensuite, il doit être légalisé à l’ambassade ou au consulat du pays de destination.
Ce processus est plus complexe que l’obtention d’une apostille, mais nous sommes là pour le rendre aussi simple et sans stress que possible. Vous trouverez ci-dessous, sur cette page, une explication détaillée de chaque étape.
Ce processus est plus complexe que l’obtention d’une apostille, mais nous sommes là pour le rendre aussi simple et sans stress que possible. Vous trouverez ci-dessous, sur cette page, une explication détaillée de chaque étape.
Légalisation de documents au Canada : en quoi cela consiste et quand c’est nécessaire
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Pour qu’un document émis dans un pays soit valide dans un autre, il doit suivre une procédure appelée légalisation. Il existe deux types de légalisation : la légalisation complète (procédure en deux étapes) la légalisation simplifiée (procédure en une seule étape, souvent appelée apostille). Ici, nous nous concentrons sur la légalisation complète.
Les documents émis par ou avec la participation des autorités canadiennes et destinés à être utilisés à l’étranger doivent suivre une procédure en deux étapes :
1) Authentification
2) Légalisation
Parfois, les deux étapes sont regroupées sous le terme générique de « légalisation », bien que cela soit techniquement inexact. Si vous voyez l’expression « légalisation au ministère des Affaires étrangères », cela fait précisément référence à l’authentification. Il est important de ne pas confondre les termes.
L’authentification est effectuée par Affaires mondiales Canada ou par une autorité provinciale ou territoriale (voir ci-dessous pour plus de détails).
La légalisation est effectuée par le consulat du pays où le document sera utilisé.
Bien qu’il s’agisse de deux processus distincts, les deux étapes sont nécessaires dans le cadre de la procédure complète de légalisation.
📌 On verrouille ça !
Vous avez un acte de naissance canadien et devez l’utiliser aux Émirats arabes unis.
Comme les Émirats arabes unis ne sont pas membres de la Convention sur l’apostille,
vous devez suivre la procédure complète :
1️⃣ Authentification par Affaires mondiales Canada (ou par une autorité provinciale)
2️⃣ Légalisation par le consulat des Émirats arabes unis
C’est ce qu’on appelle la légalisation complète ✅
2) Légalisation
Parfois, les deux étapes sont regroupées sous le terme générique de « légalisation », bien que cela soit techniquement inexact. Si vous voyez l’expression « légalisation au ministère des Affaires étrangères », cela fait précisément référence à l’authentification. Il est important de ne pas confondre les termes.
L’authentification est effectuée par Affaires mondiales Canada ou par une autorité provinciale ou territoriale (voir ci-dessous pour plus de détails).
La légalisation est effectuée par le consulat du pays où le document sera utilisé.
Bien qu’il s’agisse de deux processus distincts, les deux étapes sont nécessaires dans le cadre de la procédure complète de légalisation.
📌 On verrouille ça !
Vous avez un acte de naissance canadien et devez l’utiliser aux Émirats arabes unis.
Comme les Émirats arabes unis ne sont pas membres de la Convention sur l’apostille,
vous devez suivre la procédure complète :
1️⃣ Authentification par Affaires mondiales Canada (ou par une autorité provinciale)
2️⃣ Légalisation par le consulat des Émirats arabes unis
C’est ce qu’on appelle la légalisation complète ✅
Quels documents doivent être légalisés?
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Tous les documents émis par une autorité canadienne, une autorité provinciale ou territoriale, ou encore rédigés par un notaire canadien et que vous devez utiliser dans un autre pays.
1) Les certificats émis par les bureaux de l’état civil, par exemple : certificats de naissance, de décès, de mariage, de changement de nom ou de prénom, etc.
2) Les procurations et les déclarations notariées, y compris : attestations de vie, renonciations à une succession, attestations d’absence de mariage antérieur ou actuel (certificats de célibat, déclarations de célibat), rédigées ou signées par un notaire.
3) Les diplômes, suppléments aux diplômes, relevés de notes et autres documents relatifs à l’éducation.
4) Les relevés bancaires, décisions judiciaires, jugements de divorce.
5) Les certificats de crémation ou d’inhumation.
6) Les certificats d’immatriculation d’une société, relevés bancaires, lettres de garantie signées par les administrateurs d’une entreprise, extraits de registres de sociétés, certificats relatifs à des produits exportés du Canada vers d’autres pays.
2) Les procurations et les déclarations notariées, y compris : attestations de vie, renonciations à une succession, attestations d’absence de mariage antérieur ou actuel (certificats de célibat, déclarations de célibat), rédigées ou signées par un notaire.
3) Les diplômes, suppléments aux diplômes, relevés de notes et autres documents relatifs à l’éducation.
4) Les relevés bancaires, décisions judiciaires, jugements de divorce.
5) Les certificats de crémation ou d’inhumation.
6) Les certificats d’immatriculation d’une société, relevés bancaires, lettres de garantie signées par les administrateurs d’une entreprise, extraits de registres de sociétés, certificats relatifs à des produits exportés du Canada vers d’autres pays.
Tous ces types de documents sont soumis à des procédures d’authentification différentes.
La procédure de légalisation s’applique également dans tous les cas où un enfant né au Canada doit obtenir la citoyenneté d’un autre pays (comme Cuba, le Vietnam, etc.). En effet, pour obtenir la citoyenneté d’un autre pays, il faut généralement fournir un certificat de naissance canadien, lequel doit alors être légalisé.
La procédure de légalisation s’applique également dans tous les cas où un enfant né au Canada doit obtenir la citoyenneté d’un autre pays (comme Cuba, le Vietnam, etc.). En effet, pour obtenir la citoyenneté d’un autre pays, il faut généralement fournir un certificat de naissance canadien, lequel doit alors être légalisé.
Les documents les plus souvent soumis à cette procédure sont les suivants :
Comment faire légaliser un document ?
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En résumé, voici les étapes :
1) Faites authentifier le document par le ministère des Affaires étrangères du Canada (Affaires mondiales Canada) ou, dans certains cas, par une autorité provinciale (Laquelle exactement? Il y a des nuances – voir ci-dessous)
2) Il est parfois nécessaire de faire traduire le document authentifié dans la langue du pays où il sera utilisé (selon les exigences du consulat)
3) Soumettre le dossier complet au consulat du pays concerné pour la légalisation
Maintenant, voyons cela en détail.
Pourquoi parle-t-on d’une procédure en DEUX étapes ?
Pour certifier l’authenticité d’un document canadien, voici les étapes à suivre :
1) D’abord, il faut certifier la signature et le sceau du fonctionnaire canadien ayant signé le document. Cette attestation est effectuée par le ministre des Affaires étrangères du Canada, qui appose son sceau et sa signature sur le document. C’est ce qu’on appelle l’authentification.
2) Ensuite, le consulat du pays pour lequel le document est légalisé doit certifier la signature et le sceau du ministre canadien ayant effectué l’authentification. C’est ce qu’on appelle la légalisation.
Autrement dit, le ministre canadien vérifie et confirme la signature et le sceau du fonctionnaire canadien ayant signé et émis le document, en confirmant que ce fonctionnaire existe réellement, qu’il agissait dans l’exercice de ses fonctions au moment de la signature du document, et que la signature et le sceau apposés sur le document sont bien les siens. Le consul, au consulat, effectue ensuite la « légalisation consulaire » de la signature et du sceau de ce ministre canadien, confirmant ainsi que ce ministre existe réellement, que la signature et le sceau sont authentiques, et qu’il agissait dans l’exercice de ses fonctions au moment de signer le document.
Ajoutons à cette procédure en DEUX étapes la nécessité d’une traduction certifiée, afin que les fonctionnaires, ministres et consuls de différents pays puissent lire et comprendre les documents. On obtient donc en pratique trois étapes : authentification, traduction, et légalisation. Vous trouverez ci-dessous plus de détails sur chacune d’elles.
1) Faites authentifier le document par le ministère des Affaires étrangères du Canada (Affaires mondiales Canada) ou, dans certains cas, par une autorité provinciale (Laquelle exactement? Il y a des nuances – voir ci-dessous)
2) Il est parfois nécessaire de faire traduire le document authentifié dans la langue du pays où il sera utilisé (selon les exigences du consulat)
3) Soumettre le dossier complet au consulat du pays concerné pour la légalisation
Maintenant, voyons cela en détail.
Pourquoi parle-t-on d’une procédure en DEUX étapes ?
Pour certifier l’authenticité d’un document canadien, voici les étapes à suivre :
1) D’abord, il faut certifier la signature et le sceau du fonctionnaire canadien ayant signé le document. Cette attestation est effectuée par le ministre des Affaires étrangères du Canada, qui appose son sceau et sa signature sur le document. C’est ce qu’on appelle l’authentification.
2) Ensuite, le consulat du pays pour lequel le document est légalisé doit certifier la signature et le sceau du ministre canadien ayant effectué l’authentification. C’est ce qu’on appelle la légalisation.
Autrement dit, le ministre canadien vérifie et confirme la signature et le sceau du fonctionnaire canadien ayant signé et émis le document, en confirmant que ce fonctionnaire existe réellement, qu’il agissait dans l’exercice de ses fonctions au moment de la signature du document, et que la signature et le sceau apposés sur le document sont bien les siens. Le consul, au consulat, effectue ensuite la « légalisation consulaire » de la signature et du sceau de ce ministre canadien, confirmant ainsi que ce ministre existe réellement, que la signature et le sceau sont authentiques, et qu’il agissait dans l’exercice de ses fonctions au moment de signer le document.
Ajoutons à cette procédure en DEUX étapes la nécessité d’une traduction certifiée, afin que les fonctionnaires, ministres et consuls de différents pays puissent lire et comprendre les documents. On obtient donc en pratique trois étapes : authentification, traduction, et légalisation. Vous trouverez ci-dessous plus de détails sur chacune d’elles.
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Authentification
L’authentification exige la présentation du document original. Dans de rares cas, ce n’est pas l’original qui est authentifié, mais une copie officielle notariée, par exemple pour des documents comme les passeports, permis de conduire, cartes d’identité, etc.
Vous pouvez faire authentifier un document :
1) Par le ministère des Affaires étrangères du Canada (Affaires mondiales Canada), situé à Ottawa. Ce ministère peut authentifier des documents émis dans toutes les provinces et territoires. Cette authentification est acceptée par tous les consulats.
2) Par un ministère provincial ou territorial. Par exemple, en Ontario, le service compétent est Ontario Document Services (ODS), situé à Toronto. L’authentification provinciale n’est pas acceptée par certains consulats. De plus, un ministère provincial ne peut authentifier que les documents émis dans sa propre province. Autrement dit, si votre document a été émis au Québec, vous ne pourrez pas l’authentifier via l’ODS en Ontario.
Une liste complète des ministères provinciaux est disponible ici.
Notarisation d’un document en vue de son authentification
Tous les documents peuvent être classés en trois catégories : ceux qui doivent être notariés avant l’authentification, ceux qui n’ont pas besoin de notarisation, et ceux qui sont rédigés avec l’aide d’un notaire — une procédure distincte qui nécessite une rencontre en personne avec un notaire ou un appel vidéo, selon la province.
Voici les principaux types de documents répartis selon ces trois catégories :
1) Pas besoin de notarisation : certificats émis par le bureau de l’état civil, par exemple certificats de naissance, de mariage, de divorce, de décès, de changement de nom, etc.
2) Doivent être notariés : certificats de crémation et d’inhumation, certificats de police, diplômes, documents bancaires et judiciaires, etc.
3) Doivent être signés devant notaire : procurations, déclarations de renonciation à une succession, demandes de versement de pension, toute autre déclaration.
Qui sont les fonctionnaires canadiens qui signent ces documents, et dont les signatures et sceaux sont authentifiés?
1) Registraire général ou registraire général adjoint : certificats émis par les bureaux de l’état civil, tels que certificats de naissance, de mariage, de divorce, de décès, de changement de nom, etc.
2) Notaire public : certificats de crémation, certificats de police, diplômes, documents bancaires et judiciaires, etc.
3) Notaire public : procurations, déclarations de renonciation à une succession, demandes de versement de pension, autres déclarations.
4) Juge ou greffier du tribunal : décisions judiciaires.
5) Fonctionnaire du Registre des entreprises (Registraire des entreprises au Québec) : certificats d’immatriculation de sociétés.
Vous pouvez faire authentifier un document :
1) Par le ministère des Affaires étrangères du Canada (Affaires mondiales Canada), situé à Ottawa. Ce ministère peut authentifier des documents émis dans toutes les provinces et territoires. Cette authentification est acceptée par tous les consulats.
2) Par un ministère provincial ou territorial. Par exemple, en Ontario, le service compétent est Ontario Document Services (ODS), situé à Toronto. L’authentification provinciale n’est pas acceptée par certains consulats. De plus, un ministère provincial ne peut authentifier que les documents émis dans sa propre province. Autrement dit, si votre document a été émis au Québec, vous ne pourrez pas l’authentifier via l’ODS en Ontario.
Une liste complète des ministères provinciaux est disponible ici.
Notarisation d’un document en vue de son authentification
Tous les documents peuvent être classés en trois catégories : ceux qui doivent être notariés avant l’authentification, ceux qui n’ont pas besoin de notarisation, et ceux qui sont rédigés avec l’aide d’un notaire — une procédure distincte qui nécessite une rencontre en personne avec un notaire ou un appel vidéo, selon la province.
Voici les principaux types de documents répartis selon ces trois catégories :
1) Pas besoin de notarisation : certificats émis par le bureau de l’état civil, par exemple certificats de naissance, de mariage, de divorce, de décès, de changement de nom, etc.
2) Doivent être notariés : certificats de crémation et d’inhumation, certificats de police, diplômes, documents bancaires et judiciaires, etc.
3) Doivent être signés devant notaire : procurations, déclarations de renonciation à une succession, demandes de versement de pension, toute autre déclaration.
Qui sont les fonctionnaires canadiens qui signent ces documents, et dont les signatures et sceaux sont authentifiés?
1) Registraire général ou registraire général adjoint : certificats émis par les bureaux de l’état civil, tels que certificats de naissance, de mariage, de divorce, de décès, de changement de nom, etc.
2) Notaire public : certificats de crémation, certificats de police, diplômes, documents bancaires et judiciaires, etc.
3) Notaire public : procurations, déclarations de renonciation à une succession, demandes de versement de pension, autres déclarations.
4) Juge ou greffier du tribunal : décisions judiciaires.
5) Fonctionnaire du Registre des entreprises (Registraire des entreprises au Québec) : certificats d’immatriculation de sociétés.
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Traduction certifiée
Pour qu’un consul puisse confirmer ce qu’il doit confirmer, tous les documents doivent être rédigés dans la langue officielle de son pays (par exemple, le vietnamien pour le Vietnam, l’arabe pour les Émirats arabes unis, etc.), afin qu’il puisse comprendre ce qui y est écrit. Bien sûr, ces consuls comprennent déjà l’anglais — ils le connaissent évidemment — mais, légalement, ils doivent agir selon les lois de leur propre pays, lesquelles interdisent l’usage de l’anglais comme langue des documents officiels. De plus, il arrive que les consuls, en pratique, ne maîtrisent pas parfaitement l’anglais. Par conséquent, les consulats exigent une traduction. Pas une simple traduction automatique ou aléatoire, mais une traduction effectuée par un traducteur agréé au Canada. Telles sont les exigences des consulats. (Certains consulats exigent en plus que la traduction soit certifiée par un notaire, et d’autres exigent l’authentification du sceau et de la signature du notaire ayant certifié la traduction.)
Il faut faire traduire le document lui-même, mais aussi l’authentification, car celle-ci est également rédigée en anglais. Vous devrez aussi faire traduire le sceau et la signature du notaire, s’il a participé à la procédure d’authentification, car les notaires canadiens sont tenus d’apposer leurs mentions et sceaux uniquement en anglais (ou en français). C’est pourquoi le document est d’abord authentifié, puis seulement ensuite traduit.
D’autres traductions sont requises pour les procurations et les déclarations. Il s’agit d’un cas un peu différent, car ces documents sont rédigés directement dans la langue du pays où ils seront utilisés, par exemple en vietnamien pour le Vietnam. Avant de signer un tel document chez un notaire canadien, il doit être traduit en anglais afin que le notaire puisse le lire. La traduction est donc souvent présentée en format bilingue, en deux colonnes : à gauche, le texte original dans la langue souhaitée ; à droite, la traduction anglaise. Une fois l’authentification effectuée, il ne reste plus qu’à faire traduire les sceaux et signatures du notaire et du ministre.
Il faut faire traduire le document lui-même, mais aussi l’authentification, car celle-ci est également rédigée en anglais. Vous devrez aussi faire traduire le sceau et la signature du notaire, s’il a participé à la procédure d’authentification, car les notaires canadiens sont tenus d’apposer leurs mentions et sceaux uniquement en anglais (ou en français). C’est pourquoi le document est d’abord authentifié, puis seulement ensuite traduit.
D’autres traductions sont requises pour les procurations et les déclarations. Il s’agit d’un cas un peu différent, car ces documents sont rédigés directement dans la langue du pays où ils seront utilisés, par exemple en vietnamien pour le Vietnam. Avant de signer un tel document chez un notaire canadien, il doit être traduit en anglais afin que le notaire puisse le lire. La traduction est donc souvent présentée en format bilingue, en deux colonnes : à gauche, le texte original dans la langue souhaitée ; à droite, la traduction anglaise. Une fois l’authentification effectuée, il ne reste plus qu’à faire traduire les sceaux et signatures du notaire et du ministre.
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Légalisation
Dans les consulats de différents pays, les exigences en matière de légalisation de documents varient. Pour certains pays, les documents ne peuvent être déposés qu’en personne au consulat. Pour d’autres, les frais consulaires doivent être payés en argent comptant, par exemple en glissant des billets dans une enveloppe avec les documents. Certains pays exigent également un formulaire spécial de demande de légalisation.
Les exigences spécifiques des consulats en matière de légalisation doivent être vérifiées sur le site Web du consulat concerné.
Il existe de nombreuses subtilités, mais en général, la procédure est la suivante : il faut réunir le dossier complet de documents conformément aux exigences du consulat du pays dans lequel la légalisation doit être effectuée.
Une fois la légalisation consulaire effectuée, le document est entièrement prêt à être utilisé sur le territoire du pays dans lequel il a été légalisé.
Les exigences spécifiques des consulats en matière de légalisation doivent être vérifiées sur le site Web du consulat concerné.
Il existe de nombreuses subtilités, mais en général, la procédure est la suivante : il faut réunir le dossier complet de documents conformément aux exigences du consulat du pays dans lequel la légalisation doit être effectuée.
Une fois la légalisation consulaire effectuée, le document est entièrement prêt à être utilisé sur le territoire du pays dans lequel il a été légalisé.
Combien coûte la légalisation et combien de temps cela prend-il?
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En raison de la complexité du processus de légalisation, nous avons commencé à recevoir de nombreuses demandes d’assistance pour cette procédure. Nous offrons maintenant un service d’authentification et de légalisation clés en main.
Les coûts et les délais dépendent du type de documents et du pays de destination, donc il est impossible d’indiquer un « prix total » fixe .
Pour les traductions, nous facturons généralement entre 58 $ et 88 $ par page, selon la langue.
La certification notariale de l’exactitude des traductions coûte habituellement 75 $ par signature notariale.
Pour une légalisation clés en main, nous facturons habituellement 250 $ plus tous les frais connexes (frais postaux ou de messagerie, frais de ministère, frais consulaires, commissions bancaires : tout ce qui nous est facturé devra nous être remboursé au même montant).
For turnkey authentication, we usually charge $150 plus all related costs (mail/courier fees, ministry fees: as much as they charge us, you will have to reimburse us for the same).
Une taxe de 13 % est ajoutée au montant total. Tous les prix sont négociables.
Les coûts et les délais dépendent du type de documents et du pays de destination, donc il est impossible d’indiquer un « prix total » fixe .
Pour les traductions, nous facturons généralement entre 58 $ et 88 $ par page, selon la langue.
La certification notariale de l’exactitude des traductions coûte habituellement 75 $ par signature notariale.
Pour une légalisation clés en main, nous facturons habituellement 250 $ plus tous les frais connexes (frais postaux ou de messagerie, frais de ministère, frais consulaires, commissions bancaires : tout ce qui nous est facturé devra nous être remboursé au même montant).
For turnkey authentication, we usually charge $150 plus all related costs (mail/courier fees, ministry fees: as much as they charge us, you will have to reimburse us for the same).
Une taxe de 13 % est ajoutée au montant total. Tous les prix sont négociables.
À quoi ressemble une authentification et une légalisation?
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Voici un exemple de certificat de décès émis en Ontario :
Alexandra Schmidt, registraire générale adjointe
Registraire général, le nom est illisible, la signature est indéchiffrable
Portez attention aux signataires du document :
Ontario * Registrar General * Armoiries de l’Ontario
Portez attention au sceau :
Il s’agit d’un sceau rouge de forme rectangulaire qui est généralement apposé au verso du document, car il n’y a tout simplement pas de place à l’avant. Si de l’espace est libre à l’avant, le sceau peut y être apposé.
Le texte indique :
« Le ministère des Affaires étrangères du Canada a authentifié (c’est-à-dire certifié / confirmé) la signature figurant sur le document ci-joint, laquelle a été apposée par
Alexandra Schmidt »
(voir notre capture d’écran ci-dessus — c’est bien Alexandra Schmidt qui a signé le document original)
Signé au nom du sous-ministre des Relations étrangères par une employée de ce ministère :
Elaine Shea
Il est précisé en bas : « Le ministère NE valide PAS, c’est-à-dire NE vérifie PAS le contenu du document! »
C’est-à-dire que le ministère ne vérifie pas de quel type de document il s’agit, mais vérifie UNIQUEMENT si une personne nommée Alexandra Schmidt existe bel et bien et si l’exemplaire de sa signature correspond réellement à celle apposée sur le document.
Le texte indique :
« Le ministère des Affaires étrangères du Canada a authentifié (c’est-à-dire certifié / confirmé) la signature figurant sur le document ci-joint, laquelle a été apposée par
Alexandra Schmidt »
(voir notre capture d’écran ci-dessus — c’est bien Alexandra Schmidt qui a signé le document original)
Signé au nom du sous-ministre des Relations étrangères par une employée de ce ministère :
Elaine Shea
Il est précisé en bas : « Le ministère NE valide PAS, c’est-à-dire NE vérifie PAS le contenu du document! »
C’est-à-dire que le ministère ne vérifie pas de quel type de document il s’agit, mais vérifie UNIQUEMENT si une personne nommée Alexandra Schmidt existe bel et bien et si l’exemplaire de sa signature correspond réellement à celle apposée sur le document.
Voici à quoi ressemble l’authentification effectuée pour ce document par le ministère pancanadien des Affaires mondiales :
Ici, le ministre ontarien Kenneth Woo confirme qu’Alexandra Schmidt existe bien, et que ce sont sa signature et son sceau qui figurent sur le document.
À noter : l’authentification de l’Ontario se présente sous la forme d’une feuille séparée, portant une signature et un sceau officiel rouge, agrafée au document original avec deux agrafes rondes, de façon à ce qu’elle ne puisse pas être séparée de l’original.
À noter : l’authentification de l’Ontario se présente sous la forme d’une feuille séparée, portant une signature et un sceau officiel rouge, agrafée au document original avec deux agrafes rondes, de façon à ce qu’elle ne puisse pas être séparée de l’original.
Voici à quoi ressemble une authentification effectuée par un ministère provincial en Ontario :
Dans ce cas, le ministre du Manitoba, Jamie Kereluke, confirme l’existence d’un notaire, Caroline Barrett-Cramer, qui exerce dans la ville de Winnipeg, Manitoba, et atteste que sa signature et son sceau figurent bel et bien sur le document original.
Veuillez noter que l’authentification effectuée au Manitoba est également une feuille séparée avec une signature et un sceau officiel en relief, qui est attachée au document original à l’aide de deux attaches rondes, de sorte qu’elle ne puisse pas être détachée du document original.
Veuillez noter que l’authentification effectuée au Manitoba est également une feuille séparée avec une signature et un sceau officiel en relief, qui est attachée au document original à l’aide de deux attaches rondes, de sorte qu’elle ne puisse pas être détachée du document original.
Voici à quoi ressemble une authentification effectuée par un ministère provincial au Manitoba :
Il faut comprendre que quelqu’un peut créer une fausse photo avec Photoshop. Imprimer deux exemplaires. Aller chez un notaire et dire qu’un exemplaire est « mon original » et que l’autre est « une copie ». Le notaire certifiera le deuxième exemplaire comme une « copie certifiée conforme à l’original », c’est-à-dire une copie notariée du document original. Le notaire apposera son sceau et sa signature sur la deuxième copie.
Cette copie notariée peut ensuite être authentifiée par une autorité canadienne ou provinciale, car les ministres vérifient UNIQUEMENT l’authenticité de la signature du notaire, mais PAS le contenu du document.
Et ce n’est qu’au moment de la légalisation au consulat qu’il sera révélé que le document original n’a été vérifié par personne et n’a été confirmé par personne, et dans ce cas, la légalisation sera refusée au client.
Cette copie notariée peut ensuite être authentifiée par une autorité canadienne ou provinciale, car les ministres vérifient UNIQUEMENT l’authenticité de la signature du notaire, mais PAS le contenu du document.
Et ce n’est qu’au moment de la légalisation au consulat qu’il sera révélé que le document original n’a été vérifié par personne et n’a été confirmé par personne, et dans ce cas, la légalisation sera refusée au client.
Parfois, les gens font par erreur authentifier NON pas le document original, mais une copie notariée de celui-ci.
Le ministre qui effectue l’authentification ne s’en soucie absolument pas, car il vérifie simplement la signature/le sceau de l’officier public. L’agent de l’état civil et le notaire sont tous deux des officiers publics.
Voici à quoi ressemble l’authentification à Toronto de la signature et du sceau du notaire David James Donnelly :
Le ministre qui effectue l’authentification ne s’en soucie absolument pas, car il vérifie simplement la signature/le sceau de l’officier public. L’agent de l’état civil et le notaire sont tous deux des officiers publics.
Voici à quoi ressemble l’authentification à Toronto de la signature et du sceau du notaire David James Donnelly :
Voici à quoi ressemble l’authentification de documents effectuée au bureau de Toronto (Ontario) :
Voici à quoi ressemble l’authentification de documents effectuée au bureau d’Edmonton (Alberta) :
Voici à quoi ressemble l’authentification de documents effectuée au bureau de Victoria (Colombie-Britannique) :
Légalisation d’un certificat de naissance
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Veuillez noter qu’il existe trois types de certificats de naissance canadiens :
- -1-Formulaire abrégé sans les noms des parents
(document bleu d’environ un demi-format Lettre)— ce certificat ne convient PAS pour la légalisation, car il ne contient aucune information sur les parents, laquelle est requise. - -2-Formulaire abrégé avec les noms des parents
(document bleu d’environ un demi-format Lettre)— généralement accepté pour la légalisation - -3-Formulaire long
(document blanc au format long Légal, soit environ 1,5 fois la hauteur d’une feuille Lettre)— généralement accepté pour la légalisation
Ce type de document ne sera PAS accepté au consulat, car il ne contient ni le prénom ni le nom de famille des parents.
Certificat de naissance
Certificat de naissance avec les renseignements sur les parents
Veuillez noter : les noms de famille et prénoms des parents y figurent. Ce type de document est généralement accepté par les consulats.
Copie certifiée de l’enregistrement de naissance (« Formulaire long »)
Veuillez noter : les noms de famille et prénoms des parents y figurent. Ce document est généralement accepté par les consulats.
Les formulaires abrégés (les deux bleus sur la photo) sont imprimés sur un papier spécial plastifié, conçu pour résister à l’eau — semblable au matériau utilisé pour les billets de banque canadiens.
Les autorités provinciales d’authentification ne peuvent pas authentifier ces documents, car pendant la procédure d’authentification, elles perforent le document original à deux endroits et fixent une feuille d’authentification séparée au moyen de deux anneaux métalliques (voir les photos ci-dessous). En raison de la nature spéciale du papier utilisé (papier plastifié), les anneaux ne tiennent pas correctement les deux feuilles ensemble, et lorsque le document arrive au consulat, il se désassemble, et le consulat refuse d’accepter un document ainsi détaché.
Les autorités provinciales d’authentification ne peuvent pas authentifier ces documents, car pendant la procédure d’authentification, elles perforent le document original à deux endroits et fixent une feuille d’authentification séparée au moyen de deux anneaux métalliques (voir les photos ci-dessous). En raison de la nature spéciale du papier utilisé (papier plastifié), les anneaux ne tiennent pas correctement les deux feuilles ensemble, et lorsque le document arrive au consulat, il se désassemble, et le consulat refuse d’accepter un document ainsi détaché.
Comment établir une procuration pour une personne se trouvant dans un autre pays si vous êtes au Canada?
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Pour qu’une procuration ait valeur légale dans un autre pays, elle doit être certifiée par des fonctionnaires de ce pays.
Option n° 1. Se rendre dans le pays concerné et établir la procuration en personne chez un notaire local.
Option n° 2. Le représentant officiel de tout autre pays au Canada est le consul de ce pays au Canada. Ce consul détient également les pouvoirs d’un notaire, donc vous pouvez prendre rendez-vous en personne au consulat et y faire établir la procuration. Dans ce cas, consultez les exigences documentaires sur le site Web du consulat. Généralement, les rendez-vous consulaires sont complets pour les six prochains mois, et il n’est possible d’obtenir une plage horaire que si quelqu’un annule sa réservation. Ainsi, les gens vérifient chaque jour, vers 7 h du matin, sur le site du consulat pour voir si des créneaux libres se libèrent.
Veuillez noter que certains pays imposent des restrictions. Par exemple, le consul peut n’avoir le droit d’agir comme notaire que dans certains cas, et pas si la procuration concerne : la vente d’un bien immobilier situé dans ce pays, ou la vente d’une part sociale dans une entreprise enregistrée dans ce pays. Consultez les restrictions spécifiques sur le site Web du consulat concerné.
Option n° 3. Signature devant notaire au Canada, authentification et légalisation.
C’est cette option qui est la seule disponible dans 99 % des cas, car il est généralement physiquement impossible de se rendre au consulat, et tout le monde ne peut pas ou ne veut pas prendre l’avion pour un autre pays.
Signer simplement devant un notaire au Canada NE SUFFIT PAS, car un notaire canadien n’est pas un fonctionnaire de l’État dans un autre pays, et personne là-bas ne le connaît, donc aucune institution gouvernementale dans ce pays n’acceptera une telle procuration.
Option n° 1. Se rendre dans le pays concerné et établir la procuration en personne chez un notaire local.
Option n° 2. Le représentant officiel de tout autre pays au Canada est le consul de ce pays au Canada. Ce consul détient également les pouvoirs d’un notaire, donc vous pouvez prendre rendez-vous en personne au consulat et y faire établir la procuration. Dans ce cas, consultez les exigences documentaires sur le site Web du consulat. Généralement, les rendez-vous consulaires sont complets pour les six prochains mois, et il n’est possible d’obtenir une plage horaire que si quelqu’un annule sa réservation. Ainsi, les gens vérifient chaque jour, vers 7 h du matin, sur le site du consulat pour voir si des créneaux libres se libèrent.
Veuillez noter que certains pays imposent des restrictions. Par exemple, le consul peut n’avoir le droit d’agir comme notaire que dans certains cas, et pas si la procuration concerne : la vente d’un bien immobilier situé dans ce pays, ou la vente d’une part sociale dans une entreprise enregistrée dans ce pays. Consultez les restrictions spécifiques sur le site Web du consulat concerné.
Option n° 3. Signature devant notaire au Canada, authentification et légalisation.
C’est cette option qui est la seule disponible dans 99 % des cas, car il est généralement physiquement impossible de se rendre au consulat, et tout le monde ne peut pas ou ne veut pas prendre l’avion pour un autre pays.
Signer simplement devant un notaire au Canada NE SUFFIT PAS, car un notaire canadien n’est pas un fonctionnaire de l’État dans un autre pays, et personne là-bas ne le connaît, donc aucune institution gouvernementale dans ce pays n’acceptera une telle procuration.
Détails sur la procédure de légalisation d’une procuration
1
Rédaction du texte de la procuration
Il faut d’abord rédiger le texte de la procuration. Il est préférable de le faire directement dans la langue dont vous avez besoin, avec l’aide d’un notaire expérimenté dans votre pays (vietnamien pour le Vietnam, arabe pour les Émirats arabes unis, etc.).
Il est important de ne pas oublier de mentionner tous les noms corrects des organismes gouvernementaux.
Il serait dommage de suivre toutes les étapes ci-dessous pour découvrir, à la fin, que vous avez oublié d’indiquer une abréviation requise.
Il est important de ne pas oublier de mentionner tous les noms corrects des organismes gouvernementaux.
Il serait dommage de suivre toutes les étapes ci-dessous pour découvrir, à la fin, que vous avez oublié d’indiquer une abréviation requise.
2
Traduction certifiée
Ceci est un exemple d’affidavit traduit d’un client, certifié par le sceau du traducteur agréé.
Comme le texte a été rédigé dans une autre langue, il doit être traduit en anglais par un traducteur agréé, afin de retransmettre correctement tous les termes et nuances.
Le traducteur effectuera la traduction avec l’attestation nécessaire et vous l’enverra pour approbation finale.
Le traducteur effectuera la traduction avec l’attestation nécessaire et vous l’enverra pour approbation finale.
3
Vérification de l’exactitude de la traduction
Voici à quoi ressemble la certification notariale de la signature du traducteur sur son serment de fidélité de la traduction, signée par le traducteur et le notaire.
Le traducteur doit certifier l’exactitude de sa traduction chez un notaire public. Vous ne pouvez pas faire cela vous-même. Seul le traducteur lui-même peut le faire, avec sa pièce d’identité, chez n’importe quel notaire.
4
Certification de votre signature par un notaire
Ensuite, vous signerez cette procuration en anglais en ligne avec notre notaire, qui est basé en Ontario.
Peu importe où vous vous trouvez au Canada, ou même dans un autre pays — toute la procédure se déroule à distance par appel vidéo sécurisé, et nous programmerons cela à un moment qui vous convient.
Le notaire ontarien vérifiera votre identité (ayez une pièce d’identité prête) et attestera que vous déclarez que le contenu de la procuration est exact.
Peu importe où vous vous trouvez au Canada, ou même dans un autre pays — toute la procédure se déroule à distance par appel vidéo sécurisé, et nous programmerons cela à un moment qui vous convient.
Le notaire ontarien vérifiera votre identité (ayez une pièce d’identité prête) et attestera que vous déclarez que le contenu de la procuration est exact.
5
Authentification
Depuis la COVID-19, il est impossible de se rendre en personne à Affaires mondiales à Ottawa, mais vous pouvez leur envoyer les documents par la poste. L’adresse se trouve ici. Remplissez et joignez leur formulaire de demande d’authentification. Le lien vers le formulaire est ici; le fichier ne s’ouvrira pas dans votre navigateur ni sur votre téléphone, vous devez le télécharger sur votre ordinateur et l’ouvrir avec Adobe Acrobat.
Joignez une enveloppe-réponse prépayée, afin qu’ils puissent vous renvoyer le document authentifié à vos frais. Prenez une photo des numéros de suivi figurant sur les enveloppes afin de pouvoir suivre leur statut sur le site de Postes Canada.
À compter de février 2023, cette procédure prend 15 jours ouvrables, plus les délais postaux aller-retour.
Si votre pays vous autorise à utiliser des autorités d’authentification provinciales, par exemple pour l’Ontario, il s’agit de l’ODS, situé au 222 rue Jarvis, Toronto.
Voici à quoi ressemble l’authentification de document effectuée au bureau de Toronto :
Joignez une enveloppe-réponse prépayée, afin qu’ils puissent vous renvoyer le document authentifié à vos frais. Prenez une photo des numéros de suivi figurant sur les enveloppes afin de pouvoir suivre leur statut sur le site de Postes Canada.
À compter de février 2023, cette procédure prend 15 jours ouvrables, plus les délais postaux aller-retour.
Si votre pays vous autorise à utiliser des autorités d’authentification provinciales, par exemple pour l’Ontario, il s’agit de l’ODS, situé au 222 rue Jarvis, Toronto.
Voici à quoi ressemble l’authentification de document effectuée au bureau de Toronto :
Ensuite, cette procuration en anglais, certifiée par un notaire canadien, doit être authentifiée.
L’authentification est une procédure par laquelle le ministre canadien vérifie : s’il existe bien un notaire portant ce nom au Canada, s’il agissait dans l’exercice de ses fonctions au moment de la signature, si la signature et le sceau figurant sur le document sont bien les siens.
L’authentification est effectuée soit auprès d’Affaires mondiales Canada à Ottawa, soit auprès d’un bureau provincial ou territorial.
Pour certains pays, SEULE l’authentification par Affaires mondiales Canada est acceptée.
Pour d’autres pays, vous pouvez utiliser les organismes d’authentification provinciaux dans plusieurs provinces (Manitoba, Ontario, Saskatchewan, Colombie-Britannique, etc.).
En savoir plus sur la procédure d’authentification auprès d’Affaires mondiales ici et ici.
À la fin de la procédure d’authentification par Affaires mondiales, le ministre apposera un sceau rouge sur votre document.
L’authentification est une procédure par laquelle le ministre canadien vérifie : s’il existe bien un notaire portant ce nom au Canada, s’il agissait dans l’exercice de ses fonctions au moment de la signature, si la signature et le sceau figurant sur le document sont bien les siens.
L’authentification est effectuée soit auprès d’Affaires mondiales Canada à Ottawa, soit auprès d’un bureau provincial ou territorial.
Pour certains pays, SEULE l’authentification par Affaires mondiales Canada est acceptée.
Pour d’autres pays, vous pouvez utiliser les organismes d’authentification provinciaux dans plusieurs provinces (Manitoba, Ontario, Saskatchewan, Colombie-Britannique, etc.).
En savoir plus sur la procédure d’authentification auprès d’Affaires mondiales ici et ici.
À la fin de la procédure d’authentification par Affaires mondiales, le ministre apposera un sceau rouge sur votre document.
Ici, la ministre canadienne Leah Dauphinee confirme qu’il existe bien une notaire nommée I. Karyakina, et que ce sont bien sa signature et son sceau qui figurent sur le document.
Ici, le ministre ontarien Kenneth Woo confirme qu’il existe un notaire nommé David James Donnelly, et que ce sont bien son sceau et sa signature qui figurent sur le document.
6
Traduction de l’authentification
Comme l’authentification d’Affaires mondiales (sceau rouge) et l’authentification du bureau provincial (document séparé comme celui de Toronto ci-dessus) sont toutes deux rédigées uniquement en anglais, elles devront être traduites dans la langue requise.
Les sceaux des notaires devront également être traduits, car les notaires canadiens sont tenus d’apposer leurs sceaux uniquement en anglais.
Les sceaux des notaires devront également être traduits, car les notaires canadiens sont tenus d’apposer leurs sceaux uniquement en anglais.
7
Légalisation
La dernière étape est la légalisation consulaire.
Une procuration certifiée par un notaire public canadien, authentifiée par Affaires mondiales Canada, traduite dans la langue requise, avec une attestation notariée du traducteur certifiant l’exactitude de la traduction, peut être soumise au consulat du pays concerné au Canada pour la légalisation consulaire.
Consultez la liste des documents requis et toutes les conditions sur le site Web du consulat. En général, ils exigent au minimum un formulaire de demande standardisé et une copie du passeport du demandeur. C’est un service payant : le consulat facture des frais consulaires, qui doivent être payés par chèque certifié de la banque (également appelé " mandat postal " ou " traite bancaire ").
Le consul confirmera qu’il s’agit bien du ministre canadien qui a signé les documents à l'étape précédente.
Une fois signé par le consul, votre document sera pleinement légal dans le pays concerné.
Une procuration certifiée par un notaire public canadien, authentifiée par Affaires mondiales Canada, traduite dans la langue requise, avec une attestation notariée du traducteur certifiant l’exactitude de la traduction, peut être soumise au consulat du pays concerné au Canada pour la légalisation consulaire.
Consultez la liste des documents requis et toutes les conditions sur le site Web du consulat. En général, ils exigent au minimum un formulaire de demande standardisé et une copie du passeport du demandeur. C’est un service payant : le consulat facture des frais consulaires, qui doivent être payés par chèque certifié de la banque (également appelé " mandat postal " ou " traite bancaire ").
Le consul confirmera qu’il s’agit bien du ministre canadien qui a signé les documents à l'étape précédente.
Une fois signé par le consul, votre document sera pleinement légal dans le pays concerné.
8
Réception du document finalisé
Si vous avez joint une enveloppe de retour prépayée à votre envoi au consulat, celui-ci enverra généralement les documents finalisés dans cette enveloppe.
Pensez à prendre en photo les numéros de suivi figurant sur les enveloppes, afin de pouvoir suivre l’acheminement des documents sur le site du transporteur.
Le consulat envoie généralement les documents à l’intérieur du Canada, mais en principe, rien ne vous empêche de leur fournir une enveloppe avec une adresse directement dans votre pays.
Il est possible d’expédier les documents via Postes Canada, même en courrier standard sans numéro de suivi, mais nous faisons davantage confiance à UPS, DHL ou FedEx.
Pensez à prendre en photo les numéros de suivi figurant sur les enveloppes, afin de pouvoir suivre l’acheminement des documents sur le site du transporteur.
Le consulat envoie généralement les documents à l’intérieur du Canada, mais en principe, rien ne vous empêche de leur fournir une enveloppe avec une adresse directement dans votre pays.
Il est possible d’expédier les documents via Postes Canada, même en courrier standard sans numéro de suivi, mais nous faisons davantage confiance à UPS, DHL ou FedEx.
Soumettez une demande de consultation — nous vous répondrons dans la journée
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The information compiled on this page is coming from official sources as is.
Services provided on this page are merely assisting clients with obtaining translations, collecting necessary documents, filling out necessary forms, and shipping documents.
The clients are advised to obtain legal advice from registered legal professionals (paralegals, notaries, etc.) in their province or territory.
Clients reading the contents of this page and submitting requests for further consultations and agreeing to use these services are agreeing to these terms and are discharging the service provider, his representatives, agents, heirs, and successors from any legal claims related to these services or this information.
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