Legalización de Documentos para Cuba “llave en mano”
Para documentos personales y empresariales: para matrimonio en Cuba, para poderes notariales para Cuba, para asuntos comerciales, apertura de sucursales, exportación a Cuba y otros fines legales.
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Legalización de Documentos para Cuba en Canadá: Qué es y Cuándo Necesita Hacerla
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Para que un documento emitido en Canadá pueda ser utilizado en Cuba, debe pasar por un proceso llamado legalización. Existen dos tipos de legalización: la legalización completa (un procedimiento de dos pasos) y la legalización simplificada (un proceso de un solo paso, a menudo denominado apostilla). Dado que Cuba no es signataria de la Convención de La Haya sobre Apostillas, aquí nos centraremos en la legalización completa.
Los documentos preparados por o con la participación de autoridades canadienses y destinados a ser utilizados en Cuba requieren el procedimiento de dos pasos. Estos pasos son:
1) Autenticación
2) Legalización
A veces, ambos pasos se denominan colectivamente “legalización”, aunque esto es técnicamente incorrecto. Si encuentra el término “legalización en el Ministerio de Relaciones Exteriores”, se refiere específicamente a la autenticación. Es importante no confundir estos términos.
Algunos consulados de otros países llaman al último paso del proceso, que se realiza en el consulado, “autenticación”, lo cual, nuevamente, es técnicamente incorrecto. Este último paso se llama legalización.
La autenticación la realiza el Ministerio de Relaciones Exteriores de Canadá o una autoridad provincial o territorial (más información a continuación).
La legalización la realiza el Consulado de Cuba.
Aunque son dos procesos separados, ambos son partes necesarias del procedimiento general de legalización.
📌 ¡Vamos a dejarlo claro!
Usted tiene un certificado de nacimiento canadiense y necesita utilizarlo en Cuba.
Dado que Cuba no es miembro de la Convención de la Apostilla,
usted necesitará:
1️⃣ Autenticación por Global Affairs Canada (o una autoridad provincial)
2️⃣ Legalización por el Consulado de Cuba en Toronto o el Consulado de Cuba en Montreal
Eso es la legalización completa ✅
2) Legalización
A veces, ambos pasos se denominan colectivamente “legalización”, aunque esto es técnicamente incorrecto. Si encuentra el término “legalización en el Ministerio de Relaciones Exteriores”, se refiere específicamente a la autenticación. Es importante no confundir estos términos.
Algunos consulados de otros países llaman al último paso del proceso, que se realiza en el consulado, “autenticación”, lo cual, nuevamente, es técnicamente incorrecto. Este último paso se llama legalización.
La autenticación la realiza el Ministerio de Relaciones Exteriores de Canadá o una autoridad provincial o territorial (más información a continuación).
La legalización la realiza el Consulado de Cuba.
Aunque son dos procesos separados, ambos son partes necesarias del procedimiento general de legalización.
📌 ¡Vamos a dejarlo claro!
Usted tiene un certificado de nacimiento canadiense y necesita utilizarlo en Cuba.
Dado que Cuba no es miembro de la Convención de la Apostilla,
usted necesitará:
1️⃣ Autenticación por Global Affairs Canada (o una autoridad provincial)
2️⃣ Legalización por el Consulado de Cuba en Toronto o el Consulado de Cuba en Montreal
Eso es la legalización completa ✅
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Los documentos más comunes que necesitan ser legalizados para matrimonio en Cuba son:
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Los documentos más comunes que necesitan ser legalizados para matrimonio en Cuba son:
1. Certificado de nacimiento emitido en Canadá.
2. Declaración jurada de estado civil de soltero/a, firmada ante un notario canadiense (La Declaración Jurada de Estado Civil de Soltero/a es válida por 6 meses desde la fecha de emisión).
3. Si usted está divorciado/a, un certificado de divorcio emitido por un tribunal y la Declaración Jurada de Estado Civil de Soltero/a.
4. Si usted es viudo/a, su certificado de matrimonio y el certificado de defunción de su cónyuge anterior.
5. Una declaración jurada de identidad, en caso de que su nombre completo no sea idéntico en todos los documentos. Esta declaración jurada es válida por 6 meses. La Declaración Jurada de Estado Civil de Soltero/a y la Declaración Jurada de Identidad pueden hacerse en el mismo documento.
1. Certificado de nacimiento emitido en Canadá.
2. Declaración jurada de estado civil de soltero/a, firmada ante un notario canadiense (La Declaración Jurada de Estado Civil de Soltero/a es válida por 6 meses desde la fecha de emisión).
3. Si usted está divorciado/a, un certificado de divorcio emitido por un tribunal y la Declaración Jurada de Estado Civil de Soltero/a.
4. Si usted es viudo/a, su certificado de matrimonio y el certificado de defunción de su cónyuge anterior.
5. Una declaración jurada de identidad, en caso de que su nombre completo no sea idéntico en todos los documentos. Esta declaración jurada es válida por 6 meses. La Declaración Jurada de Estado Civil de Soltero/a y la Declaración Jurada de Identidad pueden hacerse en el mismo documento.
¿Qué documentos pueden ser legalizados?
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Todos los documentos emitidos por una autoridad canadiense o por una autoridad provincial o territorial, o realizados por un notario canadiense, que usted necesite utilizar en Cuba.
1) Certificados emitidos por oficinas del registro civil, por ejemplo: certificados de nacimiento, defunción, matrimonio, cambio de nombre, apellido, etc.
2) Poderes notariales y declaraciones notariales, incluyendo declaraciones de estar vivo, renuncia de herencia, ausencia de matrimonios pasados y presentes (certificados de soltería, declaraciones de estado civil de soltero/a), realizados o firmados ante un notario.
3) Diplomas, suplementos de diplomas, certificados y otros documentos relacionados con educación.
4) Estados de cuenta bancarios, documentos judiciales, decretos de divorcio.
5) Certificados de cremación o entierro.
6) Certificados de registro de empresas, estados de cuenta bancarios, cartas de garantía de los directores de la empresa, extractos de registros de corporaciones, certificados para productos destinados a la exportación de Canadá a Cuba.
2) Poderes notariales y declaraciones notariales, incluyendo declaraciones de estar vivo, renuncia de herencia, ausencia de matrimonios pasados y presentes (certificados de soltería, declaraciones de estado civil de soltero/a), realizados o firmados ante un notario.
3) Diplomas, suplementos de diplomas, certificados y otros documentos relacionados con educación.
4) Estados de cuenta bancarios, documentos judiciales, decretos de divorcio.
5) Certificados de cremación o entierro.
6) Certificados de registro de empresas, estados de cuenta bancarios, cartas de garantía de los directores de la empresa, extractos de registros de corporaciones, certificados para productos destinados a la exportación de Canadá a Cuba.
Todos estos tipos de documentos pasan por diferentes procedimientos de autenticación.
El procedimiento de legalización también incluye todos los casos en que un niño nacido en Canadá necesite obtener la ciudadanía cubana, porque para obtenerla deberá presentar un certificado de nacimiento canadiense, el cual, a su vez, deberá ser legalizado.
El procedimiento de legalización también incluye todos los casos en que un niño nacido en Canadá necesite obtener la ciudadanía cubana, porque para obtenerla deberá presentar un certificado de nacimiento canadiense, el cual, a su vez, deberá ser legalizado.
Los documentos más comunes sujetos a este procedimiento son:
¿Demasiado complicado de entender? Podemos agendar una llamada y revisar todo esto.
Cómo realizar la legalización
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En pocas palabras, el procedimiento es el siguiente:
1. Obtener una traducción certificada del documento al español para su uso en Cuba.
2. Hacer que el documento original y su traducción notariada sean autenticados por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Canadá o por una autoridad provincial canadiense (¿Cuál exactamente? Hay matices; lea más abajo).
3. Presentar el paquete de documentos para legalización en el Consulado de Cuba en Canadá.
¡IMPORTANTE! Los consulados de Cuba requieren la legalización tanto del documento original como de su traducción notariada.
Ahora, en más detalle
¿Por qué se considera la legalización un procedimiento de DOS pasos?
Para certificar la autenticidad de un documento canadiense:
1) Primero, necesita certificar la firma y el sello de la autoridad canadiense oficial que firmó el documento. Esta certificación la realiza el ministro canadiense, quien coloca su sello y firma en el documento. Esto es la autenticación.
2) Segundo, el consulado cubano debe certificar la firma y el sello de ese ministro canadiense que autenticó el documento. Esto es la legalización final.
En otras palabras, el ministro canadiense verifica y confirma la firma y el sello de la autoridad canadiense oficial que firmó y emitió el documento, confirmando que dicho empleado existía, que actuaba en el momento de firmar el documento y que la firma y el sello en el documento son realmente suyos. Y el cónsul en el consulado realiza la “legalización consular” de la firma y el sello de este ministro canadiense, confirmando que tal ministro realmente existe, que esta es su verdadera firma y sello, y que actuaba en el momento de firmar el documento.
Vamos a diluir este procedimiento de DOS pasos con traducciones certificadas para que los funcionarios estatales, ministros y cónsules de diferentes países puedan leer y comprender estos documentos, y obtengamos las mismas cuatro etapas: traducción, notarización de la traducción, autenticación y legalización. A continuación, se detallan las cuatro etapas.
1. Obtener una traducción certificada del documento al español para su uso en Cuba.
2. Hacer que el documento original y su traducción notariada sean autenticados por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Canadá o por una autoridad provincial canadiense (¿Cuál exactamente? Hay matices; lea más abajo).
3. Presentar el paquete de documentos para legalización en el Consulado de Cuba en Canadá.
¡IMPORTANTE! Los consulados de Cuba requieren la legalización tanto del documento original como de su traducción notariada.
Ahora, en más detalle
¿Por qué se considera la legalización un procedimiento de DOS pasos?
Para certificar la autenticidad de un documento canadiense:
1) Primero, necesita certificar la firma y el sello de la autoridad canadiense oficial que firmó el documento. Esta certificación la realiza el ministro canadiense, quien coloca su sello y firma en el documento. Esto es la autenticación.
2) Segundo, el consulado cubano debe certificar la firma y el sello de ese ministro canadiense que autenticó el documento. Esto es la legalización final.
En otras palabras, el ministro canadiense verifica y confirma la firma y el sello de la autoridad canadiense oficial que firmó y emitió el documento, confirmando que dicho empleado existía, que actuaba en el momento de firmar el documento y que la firma y el sello en el documento son realmente suyos. Y el cónsul en el consulado realiza la “legalización consular” de la firma y el sello de este ministro canadiense, confirmando que tal ministro realmente existe, que esta es su verdadera firma y sello, y que actuaba en el momento de firmar el documento.
Vamos a diluir este procedimiento de DOS pasos con traducciones certificadas para que los funcionarios estatales, ministros y cónsules de diferentes países puedan leer y comprender estos documentos, y obtengamos las mismas cuatro etapas: traducción, notarización de la traducción, autenticación y legalización. A continuación, se detallan las cuatro etapas.
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La autenticación
La autenticación requiere el documento original.
En casos raros, no se autentica el original, sino una copia certificada (una copia notarizada), por ejemplo, para documentos como pasaportes, licencias de conducir, cédulas de identidad, etc., y todos aquellos documentos que solo pueden ser autenticados mediante una copia verdadera según los requisitos de la oficina de autenticación.
Usted puede autenticar un documento:
1) En la Oficina de Asuntos Exteriores de Canadá (Global Affairs), ubicada en Ottawa. Global Affairs de Canadá autentica documentos emitidos por el Gobierno de Canadá, o emitidos o notarizados en Manitoba, New Brunswick, Newfoundland y Labrador, Northwest Territories, Nova Scotia, Nunavut, Prince Edward Island y Yukon.
2) En ministerios provinciales o territoriales. Por ejemplo, en Ontario, dicho ministerio se llama ODS (Ontario Document Services) y se encuentra en Toronto y en algunas otras ciudades de Ontario. Un ministerio provincial solo puede autenticar documentos emitidos en esa provincia y no en otra. Es decir, si su documento fue emitido en Quebec, no podrá autenticarlo en el ODS (Ministerio de Ontario).
Existen ministerios provinciales en Alberta, Columbia Británica, Ontario, Quebec y Saskatchewan.
Notarización de un documento para autenticación
Todos los documentos pueden dividirse en tres tipos: aquellos que necesitan ser notarizados antes de la autenticación, aquellos que no, y aquellos que se preparan con la ayuda de un notario, lo cual es un procedimiento diferente que requiere una visita presencial al notario o una videollamada, dependiendo de la provincia.
Los principales documentos divididos en estos tres tipos son:
1) No necesitan notarización: certificados emitidos por el registro civil, por ejemplo, certificados de nacimiento, matrimonio, divorcio, defunción, cambio de nombre, diplomas emitidos por una institución pública, etc.
2) Necesitan notarización: certificados de cremación y entierro, certificados de buena conducta, diplomas, documentos bancarios y judiciales, diplomas emitidos por instituciones privadas, etc.
3) Necesitan firma ante notario: poderes notariales, declaraciones de renuncia a herencias, solicitudes para la designación de pagos de pensión, cualquier otro documento y declaración notarial.
¿Quiénes son los empleados estatales canadienses que firman estos documentos y cuyas firmas y sellos se autentican realmente?
1) Registrador General o Sub-registrador General: certificados emitidos por las oficinas del registro civil, como nacimiento, matrimonio, divorcio, defunción, cambio de nombre, etc.
2) Notario Público: copias verdaderas de cualquier documento, como certificados de cremación y entierro, certificados de antecedentes policiales, diplomas, documentos bancarios y judiciales, etc.
3) Notario Público: poderes notariales, declaraciones de renuncia a herencias, declaraciones de asignación de pagos de pensión, cualquier otro documento y declaración notarial.
4) Juez o Secretario del Tribunal: decisiones judiciales.
5) Funcionario del Departamento de Registro de Corporaciones (Registraire des entreprises en Quebec): certificados de registro de corporaciones.
6) Decanos de universidades y escuelas públicas: diplomas.
7) Abogados: cualquier otro documento legal.
En casos raros, no se autentica el original, sino una copia certificada (una copia notarizada), por ejemplo, para documentos como pasaportes, licencias de conducir, cédulas de identidad, etc., y todos aquellos documentos que solo pueden ser autenticados mediante una copia verdadera según los requisitos de la oficina de autenticación.
Usted puede autenticar un documento:
1) En la Oficina de Asuntos Exteriores de Canadá (Global Affairs), ubicada en Ottawa. Global Affairs de Canadá autentica documentos emitidos por el Gobierno de Canadá, o emitidos o notarizados en Manitoba, New Brunswick, Newfoundland y Labrador, Northwest Territories, Nova Scotia, Nunavut, Prince Edward Island y Yukon.
2) En ministerios provinciales o territoriales. Por ejemplo, en Ontario, dicho ministerio se llama ODS (Ontario Document Services) y se encuentra en Toronto y en algunas otras ciudades de Ontario. Un ministerio provincial solo puede autenticar documentos emitidos en esa provincia y no en otra. Es decir, si su documento fue emitido en Quebec, no podrá autenticarlo en el ODS (Ministerio de Ontario).
Existen ministerios provinciales en Alberta, Columbia Británica, Ontario, Quebec y Saskatchewan.
Notarización de un documento para autenticación
Todos los documentos pueden dividirse en tres tipos: aquellos que necesitan ser notarizados antes de la autenticación, aquellos que no, y aquellos que se preparan con la ayuda de un notario, lo cual es un procedimiento diferente que requiere una visita presencial al notario o una videollamada, dependiendo de la provincia.
Los principales documentos divididos en estos tres tipos son:
1) No necesitan notarización: certificados emitidos por el registro civil, por ejemplo, certificados de nacimiento, matrimonio, divorcio, defunción, cambio de nombre, diplomas emitidos por una institución pública, etc.
2) Necesitan notarización: certificados de cremación y entierro, certificados de buena conducta, diplomas, documentos bancarios y judiciales, diplomas emitidos por instituciones privadas, etc.
3) Necesitan firma ante notario: poderes notariales, declaraciones de renuncia a herencias, solicitudes para la designación de pagos de pensión, cualquier otro documento y declaración notarial.
¿Quiénes son los empleados estatales canadienses que firman estos documentos y cuyas firmas y sellos se autentican realmente?
1) Registrador General o Sub-registrador General: certificados emitidos por las oficinas del registro civil, como nacimiento, matrimonio, divorcio, defunción, cambio de nombre, etc.
2) Notario Público: copias verdaderas de cualquier documento, como certificados de cremación y entierro, certificados de antecedentes policiales, diplomas, documentos bancarios y judiciales, etc.
3) Notario Público: poderes notariales, declaraciones de renuncia a herencias, declaraciones de asignación de pagos de pensión, cualquier otro documento y declaración notarial.
4) Juez o Secretario del Tribunal: decisiones judiciales.
5) Funcionario del Departamento de Registro de Corporaciones (Registraire des entreprises en Quebec): certificados de registro de corporaciones.
6) Decanos de universidades y escuelas públicas: diplomas.
7) Abogados: cualquier otro documento legal.
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Traducción certificada
Para que el cónsul confirme lo que necesita confirmar, requiere todos los documentos en el idioma oficial de su país (español para Cuba) para entender su contenido. Obviamente, estos cónsules ya entienden inglés, pero por ley, trabajan según las leyes de su país, las cuales no permiten el uso del inglés como idioma oficial de los documentos, y formalmente, algunos cónsules no dominan completamente el inglés. Por ello, requieren traducciones. No traducciones aleatorias de Google, sino traducciones certificadas en Canadá, que cumplen con los requisitos de los consulados.
Para poderes notariales y declaraciones, el procedimiento es ligeramente distinto, porque existen muchas formas de redactar y firmar dichos documentos.
Si un documento notarial se redacta y firma en español en Canadá, se requerirá una traducción español-inglés para las autoridades canadienses durante la autenticación.
Si un documento notarial se redacta y firma en inglés en Canadá, se requerirá una traducción inglés-español para las autoridades cubanas durante la legalización.
Para poderes notariales y declaraciones, el procedimiento es ligeramente distinto, porque existen muchas formas de redactar y firmar dichos documentos.
Si un documento notarial se redacta y firma en español en Canadá, se requerirá una traducción español-inglés para las autoridades canadienses durante la autenticación.
Si un documento notarial se redacta y firma en inglés en Canadá, se requerirá una traducción inglés-español para las autoridades cubanas durante la legalización.
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Notarización de traducciones
Según los requisitos de los consulados de Cuba en Canadá, las traducciones de todos los documentos presentados para legalización también deben legalizarse.
Para legalizar estas traducciones, primero deben ser autenticadas.
Para autenticarlas, primero deben ser notarizadas, porque solo las firmas y sellos de un notario público pueden ser autenticadas. Los traductores no son empleados públicos, y sus firmas no pueden ser autenticadas.
Por ello, el traductor debe acudir a un notario público y firmar una declaración jurada que certifique la exactitud y completitud de su traducción.
Dicha declaración jurada deberá ser bilingüe en dos columnas (inglés y español para todas las provincias excepto Quebec, o francés y español para Quebec), porque los notarios y autoridades canadienses solo entienden inglés o francés, mientras que el Consulado de Cuba requiere todo en español.
Para legalizar estas traducciones, primero deben ser autenticadas.
Para autenticarlas, primero deben ser notarizadas, porque solo las firmas y sellos de un notario público pueden ser autenticadas. Los traductores no son empleados públicos, y sus firmas no pueden ser autenticadas.
Por ello, el traductor debe acudir a un notario público y firmar una declaración jurada que certifique la exactitud y completitud de su traducción.
Dicha declaración jurada deberá ser bilingüe en dos columnas (inglés y español para todas las provincias excepto Quebec, o francés y español para Quebec), porque los notarios y autoridades canadienses solo entienden inglés o francés, mientras que el Consulado de Cuba requiere todo en español.
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Certificados de Autenticidad (Solo para Quebec)
Si el documento original fue emitido en Quebec y traducido en Quebec por un traductor certificado que sea miembro de OTTIAQ, sus traducciones notarizadas deberán presentarse primero ante la Cámara de Notarios (Chambre des notaires) de Quebec.
La Cámara emitirá un certificado de autenticidad que confirma que dicho notario existía, estaba activo y en buena reputación en el momento de la firma.
Para todas las demás provincias, este paso no aplica.
La Cámara emitirá un certificado de autenticidad que confirma que dicho notario existía, estaba activo y en buena reputación en el momento de la firma.
Para todas las demás provincias, este paso no aplica.
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Autenticación de Traducciones
Ahora, la traducción notarizada (con el certificado de la Chambre des notaires de Quebec, si el documento original es de Quebec) puede ser autenticada por Global Affairs Canada o un ministerio provincial.
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Legalización
Los consulados de Cuba en Toronto y Montreal tienen requisitos específicos para el paquete de documentos para la legalización.
Usted deberá presentar:
Después de la legalización consular, el documento estará completamente listo para su uso en el territorio del país cuyo consulado realizó la legalización.
Usted deberá presentar:
- El documento original, autenticado
- Traducción certificada, notarizada (certificada para Quebec) y autenticada
- Giro bancario
- Giro para servicios de solicitud por correo
- Formulario de solicitud
- Copia del pasaporte del solicitante
- Sobre prepagado para el envío de regreso de los documentos legalizados
Después de la legalización consular, el documento estará completamente listo para su uso en el territorio del país cuyo consulado realizó la legalización.
¿Necesita revisar su situación particular? Deje una solicitud y le ayudaremos.
Combien coûte la légalisation et combien de temps cela prend-il?
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Le coût et les délais dépendent du type de documents; il est donc impossible de donner un « prix total » exact.
Pour les traductions, nous facturons habituellement entre 58 $ et 88 $ par page, selon la langue.
La certification notariale de l’exactitude des traductions coûte généralement 75 $ pour chaque signature du notaire.
Pour une légalisation clé en main, qui inclut les deux étapes (authentification et légalisation), nous facturons habituellement 250 $ plus tous les frais connexes (frais postaux/de messagerie, frais ministériels, frais consulaires, commissions bancaires : le montant facturé nous sera remboursé à l’identique).
Pour une authentification clé en main, qui inclut seulement la première étape (authentification), nous facturons habituellement 150 $ plus tous les frais connexes (frais postaux/de messagerie, frais ministériels : le montant facturé nous sera remboursé à l’identique).
Une taxe de 13 % s’ajoute au montant final. Tous les prix sont négociables.
Pour les traductions, nous facturons habituellement entre 58 $ et 88 $ par page, selon la langue.
La certification notariale de l’exactitude des traductions coûte généralement 75 $ pour chaque signature du notaire.
Pour une légalisation clé en main, qui inclut les deux étapes (authentification et légalisation), nous facturons habituellement 250 $ plus tous les frais connexes (frais postaux/de messagerie, frais ministériels, frais consulaires, commissions bancaires : le montant facturé nous sera remboursé à l’identique).
Pour une authentification clé en main, qui inclut seulement la première étape (authentification), nous facturons habituellement 150 $ plus tous les frais connexes (frais postaux/de messagerie, frais ministériels : le montant facturé nous sera remboursé à l’identique).
Une taxe de 13 % s’ajoute au montant final. Tous les prix sont négociables.
Besoin qu’on examine votre situation particulière? Faites une demande et nous vous aiderons.
Exemple de procédure pour obtenir une légalisation pour Cuba avec prix et délais
Voici, à titre d’exemple, une procédure détaillée pour obtenir une légalisation clé en main pour Cuba avec un ensemble habituel de documents, ainsi que les prix et délais.
Client — un citoyen canadien né au Québec et vivant actuellement en Ontario.
Documents :
1. Certificat de naissance délivré au Québec
2. Certificat de divorce délivré au Québec
3. Déclaration solennelle de célibat délivrée en Ontario
Client — un citoyen canadien né au Québec et vivant actuellement en Ontario.
Documents :
1. Certificat de naissance délivré au Québec
2. Certificat de divorce délivré au Québec
3. Déclaration solennelle de célibat délivrée en Ontario
Nous demanderons à notre notaire en Ontario de préparer une déclaration solennelle de célibat pour vous.
Après que vous aurez confirmé le projet, vous signerez cette déclaration solennelle avec notre notaire de l’Ontario lors d’un appel vidéo.
Vous enverrez la déclaration solennelle signée à notre notaire, accompagnée des originaux du certificat de naissance et du certificat de divorce, dans une seule enveloppe (nous préparerons une étiquette d’expédition pour vous).
Dès réception de la déclaration solennelle, le notaire la certifiera par sa signature et son sceau.
Nous récupérerons les trois documents originaux auprès de notre notaire.
Nous préparerons une traduction certifiée de la déclaration solennelle de l’anglais vers l’espagnol et la ferons notarier par un notaire en Ontario.
Nous préparerons des traductions certifiées du certificat de naissance et du certificat de divorce du français vers l’espagnol et les ferons notarier par un notaire au Québec.
Nous enverrons les traductions notariées du certificat de naissance et du certificat de divorce à la Chambre des notaires du Québec, où les signatures du notaire seront certifiées.
Nous enverrons ensuite les traductions certifiées avec les originaux du certificat de naissance et du certificat de divorce au ministère de la Justice du Québec pour obtenir les certificats d’authentification.
Nous obtiendrons également des certificats d’authentification auprès de l’Ontario Document Services (ODS) pour la déclaration solennelle et sa traduction notariée.
Une fois que les 6 documents authentifiés (3 documents et 3 traductions) nous seront retournés, nous préparerons deux dossiers distincts et enverrons ce qui suit :
- Les deux documents du Québec authentifiés et leurs traductions pour légalisation au consulat de Cuba à Montréal,
- Le document de l’Ontario authentifié et sa traduction pour légalisation au consulat de Cuba à Toronto.
- Les deux documents du Québec authentifiés et leurs traductions pour légalisation au consulat de Cuba à Montréal,
- Le document de l’Ontario authentifié et sa traduction pour légalisation au consulat de Cuba à Toronto.
Une fois que tous les documents légalisés nous seront retournés, nous vous les renverrons ou vous pourrez récupérer le dossier complet dans l’un de nos bureaux.
Frais :
— Pour les services de légalisation clé en main, nous facturons 250 $.
— Pour les traductions, nous facturons 58 $–88 $ par page.
— La notarisation de la traduction coûte 75 $ par document (des rabais sont possibles selon le volume).
— Le certificat d’authenticité de la Chambre des notaires du Québec coûte 74,73 $ par certificat (40,24 $ à partir du 5e certificat dans le même dossier) pour un délai normal (20 jours ouvrables), et 201,21 $ par document pour le service urgent (3 jours ouvrables).
— Le coût d’une authentification à l’ODS pour les documents notariés est de 16 $ par document, plus des frais bancaires de 10 $.
— Le coût de la légalisation d’un document par le Consulat de Cuba est de 176 $ CAD. (N’oubliez pas que vous devez aussi faire légaliser la traduction, donc pour un document, le coût est en fait 176 $ × 2.)
— Les frais pour une demande par la poste sont de 40 $ CAD par demande.
— Le coût d’un envoi par messagerie commence à 25 $.
Une taxe de 13 % s’ajoute au montant final.
Délais :
— La traduction d’un document prend de 1 à 3 jours.
— La notarisation de la traduction prend 1 jour.
— La rédaction de la déclaration solennelle de célibat prend 1 jour.
— La signature de la déclaration solennelle de célibat prend 1 jour.
— L’obtention du certificat d’authenticité de la Chambre des notaires du Québec prend 20 jours ouvrables pour le délai normal, et 3 jours ouvrables pour le service urgent.
— L’apostille au ministère de la Justice du Québec prend 10 jours ouvrables.
— L’apostille à l’ODS est faite en 1 jour ouvrable. J’y vais chaque mercredi, et je peux y aller plus souvent si nécessaire.
— Les consulats de Cuba à Toronto ou à Montréal ne donnent pas de délai précis pour la légalisation; selon mon expérience, ils prennent généralement environ 1 semaine pour traiter le dossier.
— La livraison des documents par messagerie prend généralement de 1 à 3 jours pour chaque envoi.
— Pour les services de légalisation clé en main, nous facturons 250 $.
— Pour les traductions, nous facturons 58 $–88 $ par page.
— La notarisation de la traduction coûte 75 $ par document (des rabais sont possibles selon le volume).
— Le certificat d’authenticité de la Chambre des notaires du Québec coûte 74,73 $ par certificat (40,24 $ à partir du 5e certificat dans le même dossier) pour un délai normal (20 jours ouvrables), et 201,21 $ par document pour le service urgent (3 jours ouvrables).
— Le coût d’une authentification à l’ODS pour les documents notariés est de 16 $ par document, plus des frais bancaires de 10 $.
— Le coût de la légalisation d’un document par le Consulat de Cuba est de 176 $ CAD. (N’oubliez pas que vous devez aussi faire légaliser la traduction, donc pour un document, le coût est en fait 176 $ × 2.)
— Les frais pour une demande par la poste sont de 40 $ CAD par demande.
— Le coût d’un envoi par messagerie commence à 25 $.
Une taxe de 13 % s’ajoute au montant final.
Délais :
— La traduction d’un document prend de 1 à 3 jours.
— La notarisation de la traduction prend 1 jour.
— La rédaction de la déclaration solennelle de célibat prend 1 jour.
— La signature de la déclaration solennelle de célibat prend 1 jour.
— L’obtention du certificat d’authenticité de la Chambre des notaires du Québec prend 20 jours ouvrables pour le délai normal, et 3 jours ouvrables pour le service urgent.
— L’apostille au ministère de la Justice du Québec prend 10 jours ouvrables.
— L’apostille à l’ODS est faite en 1 jour ouvrable. J’y vais chaque mercredi, et je peux y aller plus souvent si nécessaire.
— Les consulats de Cuba à Toronto ou à Montréal ne donnent pas de délai précis pour la légalisation; selon mon expérience, ils prennent généralement environ 1 semaine pour traiter le dossier.
— La livraison des documents par messagerie prend généralement de 1 à 3 jours pour chaque envoi.
À quoi ressemblent l’authentification et la légalisation?
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Voici un exemple de certificat de naissance délivré au Manitoba :
Directrice du bureau de l’état civil du Manitoba, Denise Koss
Prêtez attention au signataire du document :
Manitoba * L'état civil (en anglais et en français)
Prêtez attention au sceau (cachet) :
C’est un sceau rouge rectangulaire qu’ils apposent habituellement au verso du document, car il n’y a tout simplement pas de place à l’endroit. S’il reste de l’espace, ils peuvent l’apposer à l’endroit.
Il est écrit :
« Le ministère des Affaires étrangères du Canada a authentifié (c.-à-d. certifié / confirmé) la signature figurant sur le document ci-joint, qui a été faite par
Alexandra Schmidt
(sur ma capture d’écran ci-dessus, c’était Alexandra Schmidt qui avait signé le document original)
Signé au nom du sous-ministre des Relations extérieures, par une employée de ce ministère :
Elaine Shea
Il est précisé en bas : le ministère NE valide PAS, c.-à-d. NE vérifie PAS le contenu du document!
C’est-à-dire que le ministère ne vérifie pas la nature du document, mais uniquement s’il existe une certaine Alexandra Schmidt et si l’échantillon de sa signature correspond bien à cette signature.
Il est écrit :
« Le ministère des Affaires étrangères du Canada a authentifié (c.-à-d. certifié / confirmé) la signature figurant sur le document ci-joint, qui a été faite par
Alexandra Schmidt
(sur ma capture d’écran ci-dessus, c’était Alexandra Schmidt qui avait signé le document original)
Signé au nom du sous-ministre des Relations extérieures, par une employée de ce ministère :
Elaine Shea
Il est précisé en bas : le ministère NE valide PAS, c.-à-d. NE vérifie PAS le contenu du document!
C’est-à-dire que le ministère ne vérifie pas la nature du document, mais uniquement s’il existe une certaine Alexandra Schmidt et si l’échantillon de sa signature correspond bien à cette signature.
Voici à quoi ressemble l’authentification faite pour ce document par le ministère canadien des Affaires mondiales :
Ici, le ministre ontarien Kenneth Woo confirme qu’il existe bien une certaine Alexandra Schmidt, et que ce sont bien sa signature et son sceau qui figurent sur le document.
Veuillez noter que l’authentification en Ontario est une feuille distincte portant une signature et un sceau officiel rouge, qui est attachée au document original avec deux agrafes rondes, de manière à ne pas pouvoir être séparée du document original.
Veuillez noter que l’authentification en Ontario est une feuille distincte portant une signature et un sceau officiel rouge, qui est attachée au document original avec deux agrafes rondes, de manière à ne pas pouvoir être séparée du document original.
Et voici à quoi ressemble l’authentification faite par un ministère provincial en Ontario :
Ici, le ministre manitobain Jamie Kereluke confirme qu’il existe effectivement une notaire, Caroline Barrett-Cramer, qui travaille et est inscrite dans la ville de Winnipeg, au Manitoba, et que ce sont bien sa signature et son sceau qui figurent sur le document original.
Veuillez noter que l’authentification au Manitoba est également une feuille distincte portant une signature et un sceau officiel en relief, qui est attachée au document original avec deux attaches rondes, de manière à ne pas pouvoir être séparée du document original.
Veuillez noter que l’authentification au Manitoba est également une feuille distincte portant une signature et un sceau officiel en relief, qui est attachée au document original avec deux attaches rondes, de manière à ne pas pouvoir être séparée du document original.
Et voici à quoi ressemble l’authentification dans un ministère provincial de la province du Manitoba :
Vous devez comprendre que quelqu’un peut fabriquer une fausse photo dans Photoshop. Imprimer deux copies. Aller chez un notaire et dire qu’une copie est « mon original », et que la deuxième est « une copie ». Le notaire certifiera la deuxième copie comme étant une « copie certifiée conforme à l’original », c’est-à-dire une copie notariée du document original. Le notaire apposera son sceau et sa signature sur la deuxième copie.
Cette copie notariée peut ensuite être authentifiée par une autorité canadienne ou provinciale, car les ministres vérifient UNIQUEMENT l’authenticité de la signature du notaire, mais PAS le contenu du document.
Et ce n’est qu’au moment de la légalisation au consulat qu’il sera révélé que le document original n’a été vérifié par personne et n’a été confirmé par personne; dans ce cas, la légalisation du client sera refusée.
Cette copie notariée peut ensuite être authentifiée par une autorité canadienne ou provinciale, car les ministres vérifient UNIQUEMENT l’authenticité de la signature du notaire, mais PAS le contenu du document.
Et ce n’est qu’au moment de la légalisation au consulat qu’il sera révélé que le document original n’a été vérifié par personne et n’a été confirmé par personne; dans ce cas, la légalisation du client sera refusée.
Parfois, les gens font par erreur authentifier NON pas le document original, mais une copie notariée de celui-ci.
Le ministre qui procède à l’authentification ne s’en préoccupe pas du tout, car il ne fait que vérifier la signature/le sceau de l’agent public. L’officier de l’état civil et le notaire sont tous deux des agents publics.
Voici à quoi ressemble l’authentification faite à Toronto de la signature et du sceau du notaire David James Donnelly :
Le ministre qui procède à l’authentification ne s’en préoccupe pas du tout, car il ne fait que vérifier la signature/le sceau de l’agent public. L’officier de l’état civil et le notaire sont tous deux des agents publics.
Voici à quoi ressemble l’authentification faite à Toronto de la signature et du sceau du notaire David James Donnelly :
Voici à quoi ressemble l’authentification d’un document faite au bureau de Toronto (Ontario) :
Voici à quoi ressemble l’authentification d’un document faite au bureau d’Edmonton (Alberta) :
Voici à quoi ressemble l’authentification d’un document faite au bureau de Victoria (Colombie-Britannique) :
Plus de questions que de réponses? Examinons ensemble votre situation particulière
Légalisation d’un certificat de naissance
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Veuillez noter qu’il existe trois types d’actes de naissance canadiens :
- -1-Formulaire abrégé sans noms des parents
(un document bleu d’environ un demi-format Lettre)— ce certificat n’est PAS adapté à une légalisation, car il n’indique pas les informations relatives aux parents, lesquelles sont exigées - -2-Formulaire abrégé avec les noms des parents
(un document bleu d’environ un demi-format Lettre)— généralement adapté à une légalisation - -3-Formulaire long
(un document blanc officiel au format Legal allongé, d’environ une fois et demie la hauteur d’un format Lettre)— généralement adapté à une légalisation
Un tel document ne sera PAS accepté au consulat, car il ne comporte ni noms ni prénoms des parents.
Certificat de naissance
Certificat de naissance avec indication des parents
Veuillez noter : il doit y avoir les noms et prénoms des parents. Un tel document est généralement accepté par le consulat.
Copie certifiée conforme de l’enregistrement de la naissance (« Formulaire long »)
Veuillez noter : il doit y avoir les noms et prénoms des parents. Un tel document est généralement accepté par le consulat.
Les formulaires abrégés des certificats (les deux bleus sur l’image) sont imprimés sur un papier plastifié, c’est-à-dire que le papier lui-même est spécial pour que le document ne perde pas ses qualités en cas d’humidité; ce matériau est semblable à celui des billets de banque canadiens.
Les autorités provinciales chargées de l’authentification ne peuvent pas authentifier de tels documents car, lors de l’authentification, elles font deux trous et fixent le document original et la feuille d’authentification distincte avec deux attaches métalliques (« anneaux » — voir photos ci-dessous). En raison de ce matériau spécial, les attaches ne peuvent pas maintenir les deux feuilles ensemble, et lorsque ce document parvient au consulat, il se détachera et le consulat n’acceptera pas de tels documents séparés.
Les autorités provinciales chargées de l’authentification ne peuvent pas authentifier de tels documents car, lors de l’authentification, elles font deux trous et fixent le document original et la feuille d’authentification distincte avec deux attaches métalliques (« anneaux » — voir photos ci-dessous). En raison de ce matériau spécial, les attaches ne peuvent pas maintenir les deux feuilles ensemble, et lorsque ce document parvient au consulat, il se détachera et le consulat n’acceptera pas de tels documents séparés.
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