Légalisation clé en main de documents pour Cuba
Pour documents personnels et commerciaux : mariage à Cuba, procurations pour Cuba, affaires commerciales, ouverture d’une succursale, exportation vers Cuba et autres fins légales
Soumettez votre demande dès maintenant et obtenez votre estimation de prix aujourd’hui
Légalisation de documents pour Cuba au Canada : de quoi s’agit-il et quand en avez-vous besoin
1
Pour qu’un document délivré au Canada puisse être utilisé à Cuba, il doit passer par une procédure appelée légalisation. Il existe deux types de légalisation : la légalisation complète (procédure en deux étapes) et la légalisation simplifiée (procédure en une seule étape, souvent appelée apostille). Puisque Cuba n’est pas signataire de la Convention de La Haye sur l’apostille, nous nous concentrerons ici sur la légalisation complète.
Les documents préparés par ou avec la participation d’autorités canadiennes et destinés à être utilisés à Cuba nécessitent la procédure en deux étapes. Ces étapes sont :
1) Authentification
2) Légalisation
Parfois, les deux étapes sont désignées collectivement sous le terme « légalisation », mais cela est techniquement incorrect. Si vous rencontrez l’expression « légalisation au ministère des Affaires étrangères », elle se réfère spécifiquement à l’authentification. Il est important de ne pas confondre ces termes.
Certains consulats d’autres pays appellent « authentification » la dernière étape du processus, celle qui est effectuée par le consulat, ce qui est encore une fois techniquement incorrect. Cette dernière étape s’appelle légalisation.
L’authentification est effectuée par le ministère des Affaires étrangères du Canada ou par une autorité provinciale ou territoriale (plus de détails ci-dessous).
La légalisation est effectuée par le consulat de Cuba.
Bien qu’il s’agisse de deux processus distincts, ils sont tous deux des étapes nécessaires de la procédure de légalisation.
📌 Verrouillons ça!
Vous avez un certificat de naissance canadien et vous devez l’utiliser à Cuba.
Comme Cuba n’est pas membre de la Convention de l’apostille,
vous aurez besoin de :
1️⃣ Authentification par Affaires mondiales Canada (ou par une autorité provinciale)
2️⃣ Légalisation par le consulat de Cuba à Toronto ou le consulat de Cuba à Montréal.
C’est ce qu’on appelle la légalisation complète ✅
2) Légalisation
Parfois, les deux étapes sont désignées collectivement sous le terme « légalisation », mais cela est techniquement incorrect. Si vous rencontrez l’expression « légalisation au ministère des Affaires étrangères », elle se réfère spécifiquement à l’authentification. Il est important de ne pas confondre ces termes.
Certains consulats d’autres pays appellent « authentification » la dernière étape du processus, celle qui est effectuée par le consulat, ce qui est encore une fois techniquement incorrect. Cette dernière étape s’appelle légalisation.
L’authentification est effectuée par le ministère des Affaires étrangères du Canada ou par une autorité provinciale ou territoriale (plus de détails ci-dessous).
La légalisation est effectuée par le consulat de Cuba.
Bien qu’il s’agisse de deux processus distincts, ils sont tous deux des étapes nécessaires de la procédure de légalisation.
📌 Verrouillons ça!
Vous avez un certificat de naissance canadien et vous devez l’utiliser à Cuba.
Comme Cuba n’est pas membre de la Convention de l’apostille,
vous aurez besoin de :
1️⃣ Authentification par Affaires mondiales Canada (ou par une autorité provinciale)
2️⃣ Légalisation par le consulat de Cuba à Toronto ou le consulat de Cuba à Montréal.
C’est ce qu’on appelle la légalisation complète ✅
Besoin de tout clarifier plus rapidement? Déposez une demande ici
Documents les plus courants à légaliser pour un mariage à Cuba
2
Les documents les plus fréquemment requis pour être légalisés dans le cadre d’un mariage à Cuba sont :
1. Certificat de naissance délivré au Canada
2. Déclaration solennelle de célibat signée devant un notaire canadien (l’attestation de célibat est valide pendant 6 mois à compter de la date de délivrance)
3. Si vous êtes divorcé(e), un jugement de divorce délivré par un tribunal, ainsi qu’une déclaration solennelle de célibat
4. Si vous êtes veuf ou veuve, votre certificat de mariage et le certificat de décès de votre conjoint(e) décédé(e)
5. Une déclaration d’identité, au cas où votre nom complet ne serait pas identique sur tous vos documents. Cette déclaration est valide 6 mois. La déclaration de célibat et la déclaration d’identité peuvent être établies dans un même document.
1. Certificat de naissance délivré au Canada
2. Déclaration solennelle de célibat signée devant un notaire canadien (l’attestation de célibat est valide pendant 6 mois à compter de la date de délivrance)
3. Si vous êtes divorcé(e), un jugement de divorce délivré par un tribunal, ainsi qu’une déclaration solennelle de célibat
4. Si vous êtes veuf ou veuve, votre certificat de mariage et le certificat de décès de votre conjoint(e) décédé(e)
5. Une déclaration d’identité, au cas où votre nom complet ne serait pas identique sur tous vos documents. Cette déclaration est valide 6 mois. La déclaration de célibat et la déclaration d’identité peuvent être établies dans un même document.
Quels documents peuvent être légalisés?
2
Tous les documents délivrés par une autorité canadienne, provinciale ou territoriale, ou établis par un notaire canadien, que vous devez utiliser à Cuba.
1) Certificats délivrés par les bureaux de l’état civil, par exemple, certificats de naissance, de décès, de mariage, de changement de nom, de nom de famille, etc.
2) Procurations et actes notariés, y compris attestations de vie, renonciations à une succession, attestations d’absence de mariage antérieur ou actuel (certificats ou déclarations de célibat), établis ou signés devant notaire
3) Diplômes, annexes de diplômes, certificats et autres documents relatifs à l’éducation
4) Relevés bancaires, documents judiciaires, jugements de divorce
5) Certificats de crémation ou d’inhumation
6) Certificats d’immatriculation d’entreprise, relevés bancaires, lettres de garantie des administrateurs de la société, extraits des registres d’entreprises, certificats pour les produits destinés à l’exportation du Canada vers Cuba
2) Procurations et actes notariés, y compris attestations de vie, renonciations à une succession, attestations d’absence de mariage antérieur ou actuel (certificats ou déclarations de célibat), établis ou signés devant notaire
3) Diplômes, annexes de diplômes, certificats et autres documents relatifs à l’éducation
4) Relevés bancaires, documents judiciaires, jugements de divorce
5) Certificats de crémation ou d’inhumation
6) Certificats d’immatriculation d’entreprise, relevés bancaires, lettres de garantie des administrateurs de la société, extraits des registres d’entreprises, certificats pour les produits destinés à l’exportation du Canada vers Cuba
Tous ces types de documents passent par différentes procédures d’authentification.
La procédure de légalisation comprend également tous les cas où un enfant né au Canada doit obtenir la citoyenneté cubaine, car pour obtenir la citoyenneté cubaine, il faut fournir un certificat de naissance canadien, lequel doit à son tour être légalisé.
La procédure de légalisation comprend également tous les cas où un enfant né au Canada doit obtenir la citoyenneté cubaine, car pour obtenir la citoyenneté cubaine, il faut fournir un certificat de naissance canadien, lequel doit à son tour être légalisé.
Les documents les plus courants faisant l’objet de cette procédure sont :
Trop difficile à comprendre? Organisons un appel et passons tout cela en revue.
Comment effectuer la légalisation?
3
En résumé, la procédure se déroule ainsi :
1. Faire traduire le document en espagnol par un traducteur agréé (traduction certifiée) pour Cuba
2. Faire authentifier le document original et sa traduction notariée par le ministère canadien des Affaires étrangères ou par une autorité provinciale canadienne (laquelle exactement? Il y a des nuances, voir ci-dessous)
3. Soumettre le dossier de documents pour légalisation au consulat de Cuba au Canada
⚠️ IMPORTANT! Les consulats de Cuba exigent la légalisation à la fois du document original ET de sa traduction notariée!
Maintenant, plus en détail.
Pourquoi la légalisation est-elle considérée comme une procédure en DEUX étapes?
Pour certifier l’authenticité d’un document canadien :
1) D’abord, il faut certifier la signature et le sceau de l’autorité canadienne officielle qui a signé le document. Cette attestation est faite par un ministre canadien, qui appose son sceau et sa signature sur le document. C’est l’authentification.
2) Ensuite, le consulat de Cuba doit certifier la signature et le sceau de ce ministre canadien qui a authentifié le document. C’est la légalisation finale.
En d’autres termes, le ministre canadien vérifie et confirme la signature et le sceau de l’autorité canadienne qui a signé et délivré le document, en confirmant que cet agent existait, qu’il exerçait ses fonctions au moment de la signature, et que la signature et le cachet sur le document sont bien les siens. Et le consul du consulat procède ensuite à la « légalisation consulaire » de la signature et du sceau de ce ministre canadien, confirmant ainsi que ce ministre existe réellement, que c’est bien sa véritable signature et son sceau, et qu’il exerçait ses fonctions au moment de la signature du document.
Ajoutons à cette procédure en DEUX étapes les traductions certifiées, afin que les fonctionnaires, ministres et consuls de différents pays puissent lire et comprendre ces documents, et nous obtenons alors quatre étapes : traduction, notarisation de la traduction, authentification et légalisation. Ci-dessous, plus de détails sur les quatre.
1. Faire traduire le document en espagnol par un traducteur agréé (traduction certifiée) pour Cuba
2. Faire authentifier le document original et sa traduction notariée par le ministère canadien des Affaires étrangères ou par une autorité provinciale canadienne (laquelle exactement? Il y a des nuances, voir ci-dessous)
3. Soumettre le dossier de documents pour légalisation au consulat de Cuba au Canada
⚠️ IMPORTANT! Les consulats de Cuba exigent la légalisation à la fois du document original ET de sa traduction notariée!
Maintenant, plus en détail.
Pourquoi la légalisation est-elle considérée comme une procédure en DEUX étapes?
Pour certifier l’authenticité d’un document canadien :
1) D’abord, il faut certifier la signature et le sceau de l’autorité canadienne officielle qui a signé le document. Cette attestation est faite par un ministre canadien, qui appose son sceau et sa signature sur le document. C’est l’authentification.
2) Ensuite, le consulat de Cuba doit certifier la signature et le sceau de ce ministre canadien qui a authentifié le document. C’est la légalisation finale.
En d’autres termes, le ministre canadien vérifie et confirme la signature et le sceau de l’autorité canadienne qui a signé et délivré le document, en confirmant que cet agent existait, qu’il exerçait ses fonctions au moment de la signature, et que la signature et le cachet sur le document sont bien les siens. Et le consul du consulat procède ensuite à la « légalisation consulaire » de la signature et du sceau de ce ministre canadien, confirmant ainsi que ce ministre existe réellement, que c’est bien sa véritable signature et son sceau, et qu’il exerçait ses fonctions au moment de la signature du document.
Ajoutons à cette procédure en DEUX étapes les traductions certifiées, afin que les fonctionnaires, ministres et consuls de différents pays puissent lire et comprendre ces documents, et nous obtenons alors quatre étapes : traduction, notarisation de la traduction, authentification et légalisation. Ci-dessous, plus de détails sur les quatre.
1
L’authentification
L’authentification exige le document original. Dans de rares cas, ce n’est pas l’original qui est authentifié, mais une copie certifiée conforme (copie notariée), par exemple pour des documents tels que passeports, permis de conduire, cartes d’identité, etc., ainsi que tous les documents qui, selon les exigences du bureau d’authentification, ne peuvent être authentifiés qu’au moyen d’une copie certifiée conforme.
Vous pouvez faire authentifier un document :
1) Par le ministère canadien des Affaires étrangères (Affaires mondiales Canada), situé à Ottawa. Affaires mondiales Canada authentifie les documents délivrés par le gouvernement du Canada, ou émis ou notariés au Manitoba, au Nouveau-Brunswick, à Terre-Neuve-et-Labrador, dans les Territoires du Nord-Ouest, en Nouvelle-Écosse, au Nunavut, à l’Île-du-Prince-Édouard et au Yukon.
2) Dans les ministères provinciaux ou territoriaux. Par exemple, en Ontario, un tel ministère s’appelle ODS (Ontario Document Services) et se trouve à Toronto et dans quelques autres villes de l’Ontario. Un ministère provincial ne peut authentifier que les documents délivrés dans cette province et non dans une autre. Ainsi, si votre document a été délivré au Québec, vous ne pourrez pas le faire authentifier par l’ODS (ministère de l’Ontario).
De tels ministères provinciaux existent en Alberta, en Colombie-Britannique, en Ontario, au Québec et en Saskatchewan.
Notarisation d’un document en vue de son authentification
Tous les documents peuvent être divisés en trois types : ceux qui doivent être notariés avant l’authentification, ceux qui n’ont pas besoin de l’être, et ceux qui doivent être établis avec l’aide d’un notaire — cette dernière procédure nécessitant soit une rencontre en personne avec un notaire, soit un appel vidéo, selon la province.
Voici les principaux documents divisés en ces trois types :
1) Pas besoin de notarisation : certificats délivrés par le bureau de l’état civil, par exemple, certificats de naissance, de mariage, de divorce, de décès, de changement de nom, diplômes délivrés par un établissement public, etc.
2) Nécessitent une notarisation : certificats de crémation et d’inhumation, certificats de bonne conduite, diplômes, documents bancaires et judiciaires, diplômes délivrés par un établissement privé, etc.
3) Doivent être signés devant notaire : procurations, déclarations de renonciation à une succession, demandes de versement de prestations de retraite, tout autre acte ou document notarié
Qui sont ces fonctionnaires canadiens qui signent les documents et dont les signatures et sceaux sont authentifiés?
1) Directeur de l’état civil ou directeur adjoint de l’état civil : certificats délivrés par les bureaux de l’état civil, tels que certificats de naissance, mariage, divorce, décès, changement de nom, etc.
2) Notaire public : copies certifiées conformes de tout document, tels que certificats de crémation et d’inhumation, certificats de police, diplômes, documents bancaires et judiciaires, etc.
3) Notaire public : procurations, déclarations de renonciation à une succession, déclarations de cession de prestations de retraite, tout autre acte ou document notarié
4) Juge ou greffier du tribunal : décisions judiciaires
5) Fonctionnaire du service d’immatriculation des entreprises (Registraire des entreprises au Québec) : certificats d’immatriculation d’entreprise
7) Avocats : tout autre document juridique
Vous pouvez faire authentifier un document :
1) Par le ministère canadien des Affaires étrangères (Affaires mondiales Canada), situé à Ottawa. Affaires mondiales Canada authentifie les documents délivrés par le gouvernement du Canada, ou émis ou notariés au Manitoba, au Nouveau-Brunswick, à Terre-Neuve-et-Labrador, dans les Territoires du Nord-Ouest, en Nouvelle-Écosse, au Nunavut, à l’Île-du-Prince-Édouard et au Yukon.
2) Dans les ministères provinciaux ou territoriaux. Par exemple, en Ontario, un tel ministère s’appelle ODS (Ontario Document Services) et se trouve à Toronto et dans quelques autres villes de l’Ontario. Un ministère provincial ne peut authentifier que les documents délivrés dans cette province et non dans une autre. Ainsi, si votre document a été délivré au Québec, vous ne pourrez pas le faire authentifier par l’ODS (ministère de l’Ontario).
De tels ministères provinciaux existent en Alberta, en Colombie-Britannique, en Ontario, au Québec et en Saskatchewan.
Notarisation d’un document en vue de son authentification
Tous les documents peuvent être divisés en trois types : ceux qui doivent être notariés avant l’authentification, ceux qui n’ont pas besoin de l’être, et ceux qui doivent être établis avec l’aide d’un notaire — cette dernière procédure nécessitant soit une rencontre en personne avec un notaire, soit un appel vidéo, selon la province.
Voici les principaux documents divisés en ces trois types :
1) Pas besoin de notarisation : certificats délivrés par le bureau de l’état civil, par exemple, certificats de naissance, de mariage, de divorce, de décès, de changement de nom, diplômes délivrés par un établissement public, etc.
2) Nécessitent une notarisation : certificats de crémation et d’inhumation, certificats de bonne conduite, diplômes, documents bancaires et judiciaires, diplômes délivrés par un établissement privé, etc.
3) Doivent être signés devant notaire : procurations, déclarations de renonciation à une succession, demandes de versement de prestations de retraite, tout autre acte ou document notarié
Qui sont ces fonctionnaires canadiens qui signent les documents et dont les signatures et sceaux sont authentifiés?
1) Directeur de l’état civil ou directeur adjoint de l’état civil : certificats délivrés par les bureaux de l’état civil, tels que certificats de naissance, mariage, divorce, décès, changement de nom, etc.
2) Notaire public : copies certifiées conformes de tout document, tels que certificats de crémation et d’inhumation, certificats de police, diplômes, documents bancaires et judiciaires, etc.
3) Notaire public : procurations, déclarations de renonciation à une succession, déclarations de cession de prestations de retraite, tout autre acte ou document notarié
4) Juge ou greffier du tribunal : décisions judiciaires
5) Fonctionnaire du service d’immatriculation des entreprises (Registraire des entreprises au Québec) : certificats d’immatriculation d’entreprise
7) Avocats : tout autre document juridique
2
Traduction certifiée
Pour que le consul puisse confirmer ce qu’il doit confirmer, tous les documents doivent être rédigés dans la langue officielle de son pays (l’espagnol pour Cuba) afin qu’il comprenne ce qui y est écrit. Évidemment, ces consuls comprennent déjà l’anglais, puisqu’ils connaissent bien sûr l’anglais, mais légalement, ils travaillent selon les lois de leur pays, et ces lois n’autorisent pas l’utilisation de l’anglais comme langue des documents officiels. Et formellement, les consuls, généralement parlant, ne connaissent pas toujours parfaitement l’anglais. Par conséquent, les consuls ont besoin de traductions. Pas de traductions approximatives faites avec Google, mais des traductions certifiées au Canada. Ce sont les exigences des consulats.
Pour les procurations et les déclarations, c’est une histoire un peu différente, car il existe de nombreuses façons dont ces documents peuvent être rédigés et signés.
Si un tel document notarié est rédigé et signé en espagnol au Canada, une traduction de l’espagnol vers l’anglais sera exigée par les autorités canadiennes pour l’authentification.
Si un tel document notarié est rédigé et signé en anglais au Canada, une traduction de l’anglais vers l’espagnol sera exigée par les autorités cubaines pour la légalisation.
Pour les procurations et les déclarations, c’est une histoire un peu différente, car il existe de nombreuses façons dont ces documents peuvent être rédigés et signés.
Si un tel document notarié est rédigé et signé en espagnol au Canada, une traduction de l’espagnol vers l’anglais sera exigée par les autorités canadiennes pour l’authentification.
Si un tel document notarié est rédigé et signé en anglais au Canada, une traduction de l’anglais vers l’espagnol sera exigée par les autorités cubaines pour la légalisation.
3
Notarisation des traductions
Selon les exigences des consulats de Cuba au Canada, les traductions de tous les documents soumis à la légalisation doivent également être légalisées.
Pour légaliser ces traductions, elles doivent d’abord être authentifiées.
Pour les authentifier, elles doivent d’abord être notariées, car seules les signatures et sceaux d’un notaire public peuvent être authentifiés. Les traducteurs eux-mêmes ne sont pas des fonctionnaires ou des employés du gouvernement, et les signatures des traducteurs ne peuvent pas être authentifiées.
Ainsi, le traducteur doit se présenter devant un notaire public et signer un affidavit attestant l’exactitude et l’intégralité de ses traductions.
Un tel affidavit doit être bilingue en deux colonnes (anglais et espagnol pour toutes les provinces sauf le Québec, ou français et espagnol pour le Québec), car les notaires et les autorités canadiennes ne comprennent que l’anglais ou le français, tandis que le consulat de Cuba exige que tout soit en espagnol.
Pour légaliser ces traductions, elles doivent d’abord être authentifiées.
Pour les authentifier, elles doivent d’abord être notariées, car seules les signatures et sceaux d’un notaire public peuvent être authentifiés. Les traducteurs eux-mêmes ne sont pas des fonctionnaires ou des employés du gouvernement, et les signatures des traducteurs ne peuvent pas être authentifiées.
Ainsi, le traducteur doit se présenter devant un notaire public et signer un affidavit attestant l’exactitude et l’intégralité de ses traductions.
Un tel affidavit doit être bilingue en deux colonnes (anglais et espagnol pour toutes les provinces sauf le Québec, ou français et espagnol pour le Québec), car les notaires et les autorités canadiennes ne comprennent que l’anglais ou le français, tandis que le consulat de Cuba exige que tout soit en espagnol.
4
Certificats d’authenticité (uniquement pour le Québec)
Si le document source a été délivré au Québec, et traduit au Québec par un traducteur agréé membre de l’OTTIAQ, ses traductions notariées doivent d’abord être soumises à la Chambre des notaires du Québec.
La Chambre délivrera un certificat d’authenticité confirmant que ce notaire existait et qu’il était actif et en règle au moment de la signature.
Pour toutes les autres provinces, cette étape ne s’applique pas.
La Chambre délivrera un certificat d’authenticité confirmant que ce notaire existait et qu’il était actif et en règle au moment de la signature.
Pour toutes les autres provinces, cette étape ne s’applique pas.
5
Authentification des traductions
La traduction notariée (accompagnée du certificat de la Chambre des notaires du Québec, si le document source provient du Québec) peut ensuite être authentifiée par Affaires mondiales Canada ou par un ministère provincial.
6
Légalisation
Les consulats de Cuba à Toronto et à Montréal ont des exigences spécifiques concernant le dossier de légalisation.
Vous devez fournir :
Après la légalisation consulaire, le document est entièrement prêt à être utilisé sur le territoire du pays dans le consulat duquel il a été légalisé.
Vous devez fournir :
- Le document original, authentifié
- La traduction certifiée, notariée (et certifiée pour le Québec), et authentifiée
- Un mandat-poste bancaire
- Un mandat-poste pour les services par courrier
- Le formulaire de demande
- Une copie du passeport du demandeur
- Une enveloppe de retour prépayée pour l’expédition des documents légalisés
Après la légalisation consulaire, le document est entièrement prêt à être utilisé sur le territoire du pays dans le consulat duquel il a été légalisé.
Besoin d’examiner votre situation particulière? Déposez une demande et je vous aiderai.
How Much Does Legalization Cost and How Long Does It Take?
4
The cost and terms depend on the type of documents that are legalized, so it is impossible to give any exact “total price”.
For translations, we usually charge between $58 and $88 per page, depending on the language.
Notarial certification of the accuracy of translations usually costs $75 for each notary signature.
For turnkey legalization, which includes both steps: authentication and legalization, we usually charge $250 plus all related costs (mail/courier fees, ministry fees, consular fees, bank commissions: as much as they charge us, you will have to reimburse us for the same).
For turnkey authentication, which includes only the first step: authentication, we usually charge $150 plus all related costs (mail/courier fees, ministry fees: as much as they charge us, you will have to reimburse us for the same).
13% tax is added on top. All prices are negotiable.
For translations, we usually charge between $58 and $88 per page, depending on the language.
Notarial certification of the accuracy of translations usually costs $75 for each notary signature.
For turnkey legalization, which includes both steps: authentication and legalization, we usually charge $250 plus all related costs (mail/courier fees, ministry fees, consular fees, bank commissions: as much as they charge us, you will have to reimburse us for the same).
For turnkey authentication, which includes only the first step: authentication, we usually charge $150 plus all related costs (mail/courier fees, ministry fees: as much as they charge us, you will have to reimburse us for the same).
13% tax is added on top. All prices are negotiable.
Can not sift through these details? We're ready to help. Leave a request for a consultation now
Example procedure for obtaining a legalization for Cuba with prices and timelines
Below, as an example, is a detailed procedure for obtaining a turnkey legalization for Cuba with a usual package of documents, with prices and timelines.
Client — a Canadian citizen born in Quebec and currently living in Ontario.
Documents:
- Birth certificate issued in Quebec,
- Divorce certificate issued in Quebec,
- Statutory declaration of single status issued in Ontario.
We will ask our notary in Ontario to draft a Statutory Declaration of Single Status for you to review.
After you confirm the draft, you will sign this Statutory Declaration with our Ontario notary through a video call.
You will send the signed Statutory Declaration to our notary together with the originals of the Birth Certificate and Divorce Certificate in one envelope (We will prepare a shipping label for you).
Having received the Statutory Declaration, the notary will certify it with their signature and seal.
We will collect the three original documents from our notary.
We will prepare a certified translation of the Statutory Declaration from English to Spanish and have it notarized by a notary in Ontario.
We will prepare certified translations of the Birth Certificate and Divorce Certificate from French to Spanish, and have them notarized by a notary in Quebec.
We will send the notarized translations of the Birth Certificate and Divorce Certificate to the Chambre des notaires du Québec, where the notary’s signatures will be certified.
We will then send the certified translations together with the originals of the Birth Certificate and Divorce Certificate to the Quebec Ministry of Justice for authentication certificates.
We will also obtain certificates of Authentication from the Ontario Document Services (ODS) for the Statutory Declaration and its notarized translation.
Once all 6 authenticated documents (3 documents and 3 translations) return to us, we will prepare two document packages and send the following:
- Two authenticated Quebec documents and their translations for legalization to the Cuban Consulate in Montreal,
- The authenticated Ontario document and its translation for legalization at the Cuban Consulate in Toronto.
- Two authenticated Quebec documents and their translations for legalization to the Cuban Consulate in Montreal,
- The authenticated Ontario document and its translation for legalization at the Cuban Consulate in Toronto.
Once all legalized documents return to us, we will send them back to you, or you can pick up the completed package from one of our offices.
Costs:
— For turnkey legalization services, we charge $250.
— For translations, we charge $58-88 per page.
— Notarization of the translation costs $75 per document. (Discounts are possible based on volume.)
— Authenticity Certificate from the Chambre des notaires in Quebec costs $74.73 per certificate ($40.24 from the 5th certificate in the same file) for a regular turnaround time (20 business days), and $201.21 per document for the urgent service (3 business days).
— The cost of an authentication at ODS for notarial documents is $16 per document plus a bank fee of $10.
— The cost of one shipment with a courier is from $25.
A 13% tax is added to the final amount.
Timelines:
— Translating a document takes 1-3 days.
— Notarization of the translation takes 1 day.
— Drafting of the statutory declaration of single status takes 1 day.
— Signing the statutory declaration of single status takes 1 day.
— Obtaining the Authenticity Certificate from the Chambre des notaires in Quebec takes 20 business days with a regular turnaround time, and 3 business days with an urgent service.
— Apostille in the Quebec Ministry of Justice takes 10 business days.
— Apostille at ODS is done in 1 business day. We go there every Wednesday, and we can go more frequently if required.
— Consulates of Cuba in Toronto or Montreal do not provide a definite timeline for legalization; in our practice, they usually take about 1 week to process the package
— Delivery of documents by a courier usually takes 1-3 days for each shipment.
— For turnkey legalization services, we charge $250.
— For translations, we charge $58-88 per page.
— Notarization of the translation costs $75 per document. (Discounts are possible based on volume.)
— Authenticity Certificate from the Chambre des notaires in Quebec costs $74.73 per certificate ($40.24 from the 5th certificate in the same file) for a regular turnaround time (20 business days), and $201.21 per document for the urgent service (3 business days).
— The cost of an authentication at ODS for notarial documents is $16 per document plus a bank fee of $10.
— The cost of one shipment with a courier is from $25.
A 13% tax is added to the final amount.
Timelines:
— Translating a document takes 1-3 days.
— Notarization of the translation takes 1 day.
— Drafting of the statutory declaration of single status takes 1 day.
— Signing the statutory declaration of single status takes 1 day.
— Obtaining the Authenticity Certificate from the Chambre des notaires in Quebec takes 20 business days with a regular turnaround time, and 3 business days with an urgent service.
— Apostille in the Quebec Ministry of Justice takes 10 business days.
— Apostille at ODS is done in 1 business day. We go there every Wednesday, and we can go more frequently if required.
— Consulates of Cuba in Toronto or Montreal do not provide a definite timeline for legalization; in our practice, they usually take about 1 week to process the package
— Delivery of documents by a courier usually takes 1-3 days for each shipment.
What Does Authentication and Legalization Look Like?
6
Here is an example of a birth certificate issued in Manitoba:
Director of Manitoba Vital Statistics office, Denise Koss
Pay attention to the signatory of the document:
Manitoba * Vital Statistics (in English and in French)
Pay attention to the stamp (seal):
This is a red rectangular seal that they usually put on the back of the document, because there is simply no place on the front. If there is some free space at the front, they can put at the front.
It says here:
“The Department of Foreign Affairs of Canada has authenticated (i.e. certified/confirmed) the signature that is on the attached document, which was made by
Alexandra Schmidt
(see our screenshot above, it was Alexandra Schmidt who signed the original document)
Signed on behalf of the Deputy Minister of Foreign Relations, by an employee of this department:
Elaine Shea
It says below: The Department DOES NOT validate, i.e., DOES NOT check the content of the document!
That is, the department does not check what kind of document it is, but ONLY checks whether there is such an Alexandra Schmidt and whether the sample of her signature really matches this signature.
It says here:
“The Department of Foreign Affairs of Canada has authenticated (i.e. certified/confirmed) the signature that is on the attached document, which was made by
Alexandra Schmidt
(see our screenshot above, it was Alexandra Schmidt who signed the original document)
Signed on behalf of the Deputy Minister of Foreign Relations, by an employee of this department:
Elaine Shea
It says below: The Department DOES NOT validate, i.e., DOES NOT check the content of the document!
That is, the department does not check what kind of document it is, but ONLY checks whether there is such an Alexandra Schmidt and whether the sample of her signature really matches this signature.
This is how the authentication done for this document in the all-Canadian Ministry of Global Affairs looks like:
Here, the Ontario Minister Kenneth Woo confirms that there is such an Alexandra Schmidt, and it is her signature and seal that is on the document.
Please note that the Ontario authentication is a separate piece of paper with a signature and a red official seal, which is attached to the original document with two round staples, so that it cannot be detached from the original document.
Please note that the Ontario authentication is a separate piece of paper with a signature and a red official seal, which is attached to the original document with two round staples, so that it cannot be detached from the original document.
And this is how authentication at a provincial ministry in Ontario looks like:
Here, Manitoba Minister Jamie Kereluke confirms that there is indeed such a notary, Caroline Barrett-Cramer, who works and is registered in the city of Winnipeg, Manitoba, and it is true that her signature and seal are on the original document.
Please note that the Manitoba authentication is also a separate sheet with a signature and an official “depressed” seal, which is attached to the original document with two round brackets, so that it cannot be detached from the original document.
Please note that the Manitoba authentication is also a separate sheet with a signature and an official “depressed” seal, which is attached to the original document with two round brackets, so that it cannot be detached from the original document.
And this is what authentication looks like at a provincial ministry in the province of Manitoba:
You need to understand that someone can make a fake photo in Photoshop. Print out two copies. Go to a notary, say that one copy is "my original", and the second copy is "a copy". The notary will certify the second copy as “certified true copy of the original”, i.e. a notarized copy of the original document. The notary will put his seal and signature on the second copy.
This notarized copy can then be authenticated by a Canadian or provincial authority, as ministers will ONLY verify the authenticity of the notary's signature, but NOT the content of the document.
And then, only on legalization at the Сonsulate, it will be revealed that the original document was not checked by anyone and was not confirmed by anyone, and in this case, the client will get the legalization refused.
This notarized copy can then be authenticated by a Canadian or provincial authority, as ministers will ONLY verify the authenticity of the notary's signature, but NOT the content of the document.
And then, only on legalization at the Сonsulate, it will be revealed that the original document was not checked by anyone and was not confirmed by anyone, and in this case, the client will get the legalization refused.
Sometimes people mistakenly authenticate NOT the original document, but a notarized copy of it.
The minister who does the authentication does not care at all, because they simply verify the signature/seal of the government officer. The civil registry officer and the notary are both government officers.
This is what authentication in Toronto of the signature and seal of the notary David James Donnelly looks like:
The minister who does the authentication does not care at all, because they simply verify the signature/seal of the government officer. The civil registry officer and the notary are both government officers.
This is what authentication in Toronto of the signature and seal of the notary David James Donnelly looks like:
This is how the document authentication done in the Toronto (Ontario) office looks like:
This is how the document authentication done in the Edmonton (Alberta) office looks like:
This is how the document authentication done in the Victoria (British Columbia) office looks like:
More questions than answers? Let's take a look at your specific situation
Legalization of a Birth Certificate
7
Please note that there are three types of Canadian birth certificates:
- -1-Short form without parents' names
(a blue document of approximately half-Letter size)— this certificate is NOT suitable for any legalization, because there is no information about the parents, but is it required - -2-A short form with the names of the parents
(a blue document of about half-Letter size)— usually suitable for legalization - -3-Long form
(a legal white document in a long Legal paper size, approximately like 1.5 Letter sheets in height)— usually suitable for legalization
Such a document will NOT be accepted at the consulate, as there are no names and last names of the parents
Birth Certificate
Birth Certificate with Parental Information
Please note: there are last names and first names of parents. Such a document is usually suitable at the consulate
Certified Copy of the Birth Registration ("Long Form")
Please note: there are last names and first names of parents. Such a document is usually suitable at the consulate
Short forms of certificates (two blue in the picture) are printed on paper with lamination, i.e. the paper itself is special so that the document does not lose its qualities when getting wet; this material is similar to the Canadian money.
The provincial authentication authorities cannot authenticate such documents because, during authentication, they make two holes and fasten the original document and a separate authentication paper with two metal “rings” (see the photos below). Because of this special paper material, the rings will not hold both papers together, and when this document reaches the consulate, it will loosen up, and the consulate will not accept such disconnected documents.
The provincial authentication authorities cannot authenticate such documents because, during authentication, they make two holes and fasten the original document and a separate authentication paper with two metal “rings” (see the photos below). Because of this special paper material, the rings will not hold both papers together, and when this document reaches the consulate, it will loosen up, and the consulate will not accept such disconnected documents.
We have been in this business for 5+ years and have already helped 1,100+ clients. We are ready to help you. Leave a request for a free consultation.
Leave a request for a consultation, we will answer within a day
* DISCLAIMER
We guarantee that all our work is carried out accurately and to the fullest extent possible, based solely on official information available from government institutions and official websites. However, we do not and cannot guarantee the actions, timelines, or performance of third-party entities such as government offices (including those processing apostilles, authentication, and legalization, such as Global Affairs, Ontario Document Services, etc.), Canada Post, courier services, Chambre des notaires du Québec (CNQ), Barreau du Québec, embassies and consulates, notaries, and lawyers. We cannot be held responsible for delays, errors, or failures on their part.
The information and services described on this page do not constitute legal advice, legal services, or legal representation as defined under the Law Society Act of Ontario. We are not licensed lawyers, paralegals, or notaries, do not present ourselves as such, and are not licensed by the Law Society of Ontario.
All information presented here is compiled from official sources and is provided strictly “as is.” The services we offer are limited to assisting clients with translation services, collecting required documents, completing forms, and coordinating document shipping.
We encourage clients to consult with licensed legal professionals (lawyers, paralegals, or notaries) in their country, province or territory for any legal advice or representation.
By using the services described on this page, clients confirm their full understanding and acceptance of these terms and agree to release the service provider, its representatives, agents, successors, and affiliates from any legal liability related to the use of these services or the information provided.
Please check and make sure you accept the full privacy policy and terms of service before using our website, before contacting us or submitting a request on the website.
We guarantee that all our work is carried out accurately and to the fullest extent possible, based solely on official information available from government institutions and official websites. However, we do not and cannot guarantee the actions, timelines, or performance of third-party entities such as government offices (including those processing apostilles, authentication, and legalization, such as Global Affairs, Ontario Document Services, etc.), Canada Post, courier services, Chambre des notaires du Québec (CNQ), Barreau du Québec, embassies and consulates, notaries, and lawyers. We cannot be held responsible for delays, errors, or failures on their part.
The information and services described on this page do not constitute legal advice, legal services, or legal representation as defined under the Law Society Act of Ontario. We are not licensed lawyers, paralegals, or notaries, do not present ourselves as such, and are not licensed by the Law Society of Ontario.
All information presented here is compiled from official sources and is provided strictly “as is.” The services we offer are limited to assisting clients with translation services, collecting required documents, completing forms, and coordinating document shipping.
We encourage clients to consult with licensed legal professionals (lawyers, paralegals, or notaries) in their country, province or territory for any legal advice or representation.
By using the services described on this page, clients confirm their full understanding and acceptance of these terms and agree to release the service provider, its representatives, agents, successors, and affiliates from any legal liability related to the use of these services or the information provided.
Please check and make sure you accept the full privacy policy and terms of service before using our website, before contacting us or submitting a request on the website.
Leave a request for a consultation now, and let's discuss details today
We will answer all your questions about legalization and authentication for Cuba