Légalisation clé en main de documents pour le Vietnam
Pour documents personnels et commerciaux : mariage au Vietnam, procurations pour le Vietnam, affaires commerciales, ouverture d’une succursale, exportation vers le Vietnam et autres fins légales
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Légalisation de documents pour le Vietnam au Canada : de quoi s’agit-il et quand en avez-vous besoin
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Pour qu’un document délivré au Canada puisse être utilisé au Vietnam, il doit passer par une procédure appelée légalisation. Il existe deux types de légalisation : la légalisation complète (procédure en deux étapes) et la légalisation simplifiée (procédure en une seule étape, souvent appelée apostille). Le Vietnam n’est pas signataire de la Convention de La Haye sur l’apostille; vous devrez donc suivre la procédure complète de légalisation.
Les documents préparés par ou avec la participation d’autorités canadiennes et destinés à être utilisés au Vietnam nécessitent la procédure en deux étapes. Ces étapes sont :
1) Authentification
2) Légalisation
Parfois, les deux étapes sont désignées collectivement sous le terme « légalisation », mais cela est techniquement incorrect. Si vous rencontrez l’expression « légalisation au ministère des Affaires étrangères », elle se réfère spécifiquement à l’authentification. Il est important de ne pas confondre ces termes.
Certains consulats d’autres pays appellent « authentification » la dernière étape du processus, celle qui est effectuée par le consulat, ce qui est encore une fois techniquement incorrect. Cette dernière étape s’appelle légalisation.
L’authentification est effectuée par le ministère des Affaires étrangères du Canada ou par une autorité provinciale ou territoriale (plus de détails ci-dessous).
La légalisation est effectuée par l’ambassade du Vietnam.
Bien qu’il s’agisse de deux processus distincts, ils sont tous deux des étapes nécessaires de la procédure de légalisation.
📌 Verrouillons ça!
Vous avez un certificat de naissance canadien et vous devez l’utiliser au Vietnam.
Comme le Vietnam n’est pas membre de la Convention de l’apostille,
vous aurez besoin de :
1️⃣ Authentification par Affaires mondiales Canada (ou par une autorité provinciale)
2️⃣ Légalisation par l’ambassade du Vietnam au Canada.
C’est ce qu’on appelle la légalisation complète ✅
2) Légalisation
Parfois, les deux étapes sont désignées collectivement sous le terme « légalisation », mais cela est techniquement incorrect. Si vous rencontrez l’expression « légalisation au ministère des Affaires étrangères », elle se réfère spécifiquement à l’authentification. Il est important de ne pas confondre ces termes.
Certains consulats d’autres pays appellent « authentification » la dernière étape du processus, celle qui est effectuée par le consulat, ce qui est encore une fois techniquement incorrect. Cette dernière étape s’appelle légalisation.
L’authentification est effectuée par le ministère des Affaires étrangères du Canada ou par une autorité provinciale ou territoriale (plus de détails ci-dessous).
La légalisation est effectuée par l’ambassade du Vietnam.
Bien qu’il s’agisse de deux processus distincts, ils sont tous deux des étapes nécessaires de la procédure de légalisation.
📌 Verrouillons ça!
Vous avez un certificat de naissance canadien et vous devez l’utiliser au Vietnam.
Comme le Vietnam n’est pas membre de la Convention de l’apostille,
vous aurez besoin de :
1️⃣ Authentification par Affaires mondiales Canada (ou par une autorité provinciale)
2️⃣ Légalisation par l’ambassade du Vietnam au Canada.
C’est ce qu’on appelle la légalisation complète ✅
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Quels documents doivent être légalisés?
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Tous les documents délivrés par une autorité canadienne, provinciale ou territoriale, ou établis par un notaire canadien, que vous devez utiliser dans un autre pays.
1) Certificats délivrés par les bureaux de l’état civil, par exemple, certificats de naissance, de décès, de mariage, de changement de nom, de nom de famille, etc.
2) Procurations et actes notariés, y compris attestations de vie, renonciations à une succession, attestations d’absence de mariage antérieur ou actuel (certificats ou déclarations de célibat), établis ou signés devant notaire
3) Diplômes, annexes de diplômes, certificats et autres documents relatifs à l’éducation
4) Relevés bancaires, documents judiciaires, jugements de divorce
5) Certificats de crémation ou d’inhumation
6) Certificats d’immatriculation d’entreprise, relevés bancaires, lettres de garantie des administrateurs de la société, extraits des registres d’entreprises, certificats pour les produits destinés à l’exportation du Canada vers le Vietnam
2) Procurations et actes notariés, y compris attestations de vie, renonciations à une succession, attestations d’absence de mariage antérieur ou actuel (certificats ou déclarations de célibat), établis ou signés devant notaire
3) Diplômes, annexes de diplômes, certificats et autres documents relatifs à l’éducation
4) Relevés bancaires, documents judiciaires, jugements de divorce
5) Certificats de crémation ou d’inhumation
6) Certificats d’immatriculation d’entreprise, relevés bancaires, lettres de garantie des administrateurs de la société, extraits des registres d’entreprises, certificats pour les produits destinés à l’exportation du Canada vers le Vietnam
Tous ces types de documents passent par différentes procédures d’authentification.
La procédure de légalisation comprend également tous les cas où un enfant né au Canada doit obtenir la citoyenneté du Vietnam, car pour obtenir la citoyenneté d’un autre pays, il faut fournir un certificat de naissance canadien, lequel doit à son tour être légalisé.
La procédure de légalisation comprend également tous les cas où un enfant né au Canada doit obtenir la citoyenneté du Vietnam, car pour obtenir la citoyenneté d’un autre pays, il faut fournir un certificat de naissance canadien, lequel doit à son tour être légalisé.
Les documents les plus courants faisant l’objet de cette procédure sont :
Tous ces types de documents passent par différentes procédures d’authentification
Comment effectuer la légalisation?
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En résumé, la procédure se déroule ainsi :
1) Faire authentifier le document original par le ministère canadien des Affaires étrangères ou par une autorité provinciale canadienne (laquelle exactement? Il y a des nuances, voir ci-dessous)
2) Soumettre le dossier de documents pour légalisation à l’ambassade du Vietnam au Canada
Maintenant, plus en détail.
Pourquoi la légalisation est-elle considérée comme une procédure en DEUX étapes?
Pour certifier l’authenticité d’un document canadien :
1) D’abord, il faut certifier la signature et le sceau de l’autorité canadienne officielle qui a signé le document. Cette attestation est faite par un ministre canadien, qui appose son sceau et sa signature sur le document. C’est l’authentification.
2) Ensuite, l’ambassade du Vietnam doit certifier la signature et le sceau de ce ministre canadien qui a authentifié le document. C’est la légalisation finale.
En d’autres termes, le ministre canadien vérifie et confirme la signature et le sceau de l’autorité canadienne qui a signé et délivré le document, en confirmant que cet agent existait, qu’il exerçait ses fonctions au moment de la signature, et que la signature et le cachet sur le document sont bien les siens. Et le consul de l’ambassade procède ensuite à la « légalisation consulaire » de la signature et du sceau de ce ministre canadien, confirmant ainsi que ce ministre existe réellement, que c’est bien sa véritable signature et son sceau, et qu’il exerçait ses fonctions au moment de la signature du document.
1) Faire authentifier le document original par le ministère canadien des Affaires étrangères ou par une autorité provinciale canadienne (laquelle exactement? Il y a des nuances, voir ci-dessous)
2) Soumettre le dossier de documents pour légalisation à l’ambassade du Vietnam au Canada
Maintenant, plus en détail.
Pourquoi la légalisation est-elle considérée comme une procédure en DEUX étapes?
Pour certifier l’authenticité d’un document canadien :
1) D’abord, il faut certifier la signature et le sceau de l’autorité canadienne officielle qui a signé le document. Cette attestation est faite par un ministre canadien, qui appose son sceau et sa signature sur le document. C’est l’authentification.
2) Ensuite, l’ambassade du Vietnam doit certifier la signature et le sceau de ce ministre canadien qui a authentifié le document. C’est la légalisation finale.
En d’autres termes, le ministre canadien vérifie et confirme la signature et le sceau de l’autorité canadienne qui a signé et délivré le document, en confirmant que cet agent existait, qu’il exerçait ses fonctions au moment de la signature, et que la signature et le cachet sur le document sont bien les siens. Et le consul de l’ambassade procède ensuite à la « légalisation consulaire » de la signature et du sceau de ce ministre canadien, confirmant ainsi que ce ministre existe réellement, que c’est bien sa véritable signature et son sceau, et qu’il exerçait ses fonctions au moment de la signature du document.
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Authentification
Tous les documents non délivrés par les autorités vietnamiennes doivent être dûment notariés par un notaire public ou un avocat au Canada, puis apostillés ou authentifiés par Affaires mondiales Canada ou par l’autorité provinciale compétente avant d’être soumis à l’ambassade du Vietnam pour légalisation.
Notarisation d’un document en vue de son authentification
Tous les documents peuvent être classés en deux catégories pour la légalisation au Vietnam :
ceux qui doivent être notariés avant l’authentification, et ceux qui sont préparés en présence d’un notaire — une procédure distincte qui exige soit une visite en personne chez un notaire, soit un appel vidéo, selon la province.
Voici les principaux documents classés selon ces deux catégories :
1) Documents nécessitant une notarisation : certificats de crémation et d’inhumation, certificats de bonne conduite, diplômes, documents bancaires et judiciaires, diplômes d’établissements privés, certificats émis par les bureaux de l’état civil (certificats de naissance, de mariage, de divorce, de décès, de changement de nom), diplômes délivrés par un établissement public, etc.
2) Documents devant être signés devant notaire : procurations, déclarations de renonciation à une succession, demandes pour l’obtention de paiements de pension, et tout autre document ou déclaration notarié(e).
Vous pouvez faire authentifier un document :
1) Par le ministère canadien des Affaires étrangères (Affaires mondiales Canada), situé à Ottawa. Affaires mondiales Canada authentifie les documents délivrés par le gouvernement du Canada, ou émis ou notariés au Manitoba, au Nouveau-Brunswick, à Terre-Neuve-et-Labrador, dans les Territoires du Nord-Ouest, en Nouvelle-Écosse, au Nunavut, à l’Île-du-Prince-Édouard et au Yukon.
2) Dans les ministères provinciaux ou territoriaux. Par exemple, en Ontario, un tel ministère s’appelle ODS (Ontario Document Services) et se trouve à Toronto et dans quelques autres villes de l’Ontario. Un ministère provincial ne peut authentifier que les documents délivrés dans cette province et non dans une autre. Ainsi, si votre document a été délivré au Québec, vous ne pourrez pas le faire authentifier par l’ODS (ministère de l’Ontario).
De tels ministères provinciaux existent en Alberta, en Colombie-Britannique, en Ontario, au Québec et en Saskatchewan.
Qui sont ces fonctionnaires canadiens qui signent les documents et dont les signatures et sceaux sont authentifiés?
1) Directeur de l’état civil ou directeur adjoint de l’état civil : certificats délivrés par les bureaux de l’état civil, tels que certificats de naissance, mariage, divorce, décès, changement de nom, etc.
2) Notaire public : copies certifiées conformes de tout document, tels que certificats de crémation et d’inhumation, certificats de police, diplômes, documents bancaires et judiciaires, etc.
3) Notaire public : procurations, déclarations de renonciation à une succession, déclarations de cession de prestations de retraite, tout autre acte ou document notarié
4) Juge ou greffier du tribunal : décisions judiciaires
5) Fonctionnaire du service d’immatriculation des entreprises (Registraire des entreprises au Québec) : certificats d’immatriculation d’entreprise
6) Doyens des universités et écoles publiques : diplômes
7) Avocats : tout autre document juridique
Notarisation d’un document en vue de son authentification
Tous les documents peuvent être classés en deux catégories pour la légalisation au Vietnam :
ceux qui doivent être notariés avant l’authentification, et ceux qui sont préparés en présence d’un notaire — une procédure distincte qui exige soit une visite en personne chez un notaire, soit un appel vidéo, selon la province.
Voici les principaux documents classés selon ces deux catégories :
1) Documents nécessitant une notarisation : certificats de crémation et d’inhumation, certificats de bonne conduite, diplômes, documents bancaires et judiciaires, diplômes d’établissements privés, certificats émis par les bureaux de l’état civil (certificats de naissance, de mariage, de divorce, de décès, de changement de nom), diplômes délivrés par un établissement public, etc.
2) Documents devant être signés devant notaire : procurations, déclarations de renonciation à une succession, demandes pour l’obtention de paiements de pension, et tout autre document ou déclaration notarié(e).
Vous pouvez faire authentifier un document :
1) Par le ministère canadien des Affaires étrangères (Affaires mondiales Canada), situé à Ottawa. Affaires mondiales Canada authentifie les documents délivrés par le gouvernement du Canada, ou émis ou notariés au Manitoba, au Nouveau-Brunswick, à Terre-Neuve-et-Labrador, dans les Territoires du Nord-Ouest, en Nouvelle-Écosse, au Nunavut, à l’Île-du-Prince-Édouard et au Yukon.
2) Dans les ministères provinciaux ou territoriaux. Par exemple, en Ontario, un tel ministère s’appelle ODS (Ontario Document Services) et se trouve à Toronto et dans quelques autres villes de l’Ontario. Un ministère provincial ne peut authentifier que les documents délivrés dans cette province et non dans une autre. Ainsi, si votre document a été délivré au Québec, vous ne pourrez pas le faire authentifier par l’ODS (ministère de l’Ontario).
De tels ministères provinciaux existent en Alberta, en Colombie-Britannique, en Ontario, au Québec et en Saskatchewan.
Qui sont ces fonctionnaires canadiens qui signent les documents et dont les signatures et sceaux sont authentifiés?
1) Directeur de l’état civil ou directeur adjoint de l’état civil : certificats délivrés par les bureaux de l’état civil, tels que certificats de naissance, mariage, divorce, décès, changement de nom, etc.
2) Notaire public : copies certifiées conformes de tout document, tels que certificats de crémation et d’inhumation, certificats de police, diplômes, documents bancaires et judiciaires, etc.
3) Notaire public : procurations, déclarations de renonciation à une succession, déclarations de cession de prestations de retraite, tout autre acte ou document notarié
4) Juge ou greffier du tribunal : décisions judiciaires
5) Fonctionnaire du service d’immatriculation des entreprises (Registraire des entreprises au Québec) : certificats d’immatriculation d’entreprise
6) Doyens des universités et écoles publiques : diplômes
7) Avocats : tout autre document juridique
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Légalisation
Au Canada, il existe une ambassade du Vietnam à Ottawa et un consulat du Vietnam à Vancouver. Le consulat du Vietnam à Vancouver ne fournit pas de services de légalisation. Toutes les demandes de légalisation doivent donc être traitées par l’ambassade du Vietnam à Ottawa.
L’ambassade du Vietnam à Ottawa a des exigences spécifiques concernant le dossier de légalisation.
Vous devez fournir :
Remarque importante 1 : Chaque document authentifié, peu importe le nombre de pages, se voit ajouter une page supplémentaire contenant le certificat d’authentification.
Les frais consulaires pour la légalisation sont de 35 $ US pour chaque document de 2 pages, jusqu’à 25 pages.
Si votre document compte plus de 25 pages, les frais consulaires ne sont pas prévus; il faudra obtenir une estimation auprès de l’ambassade pour votre dossier.
Remarque importante 2 : L’ambassade retourne les documents légalisés au demandeur par service de messagerie FedEx. Il est important de fournir une adresse complète, incluant numéro d’appartement et code postal. Les frais de livraison sont facturés au demandeur selon le tarif du service; nous estimons ces frais à environ 30 $ US par envoi.
Remarque importante 3 : L’ambassade accepte les paiements par mandat-poste (chèque bancaire) en dollars américains à l’ordre de « The Embassy of Vietnam », ou par carte de crédit (avec un formulaire spécial d’autorisation de paiement). En cas de paiement par carte de crédit, l’ambassade ajoute 3 % de frais bancaires.
L’ambassade du Vietnam à Ottawa a des exigences spécifiques concernant le dossier de légalisation.
Vous devez fournir :
- Document notarié et authentifié
- Des photocopies simples des documents authentifiés
- Le formulaire de demande (lettre de demande de légalisation/certification consulaire)
- Un mandat-poste bancaire ou un formulaire de paiement par carte de crédit
- Une copie du passeport du demandeur
Remarque importante 1 : Chaque document authentifié, peu importe le nombre de pages, se voit ajouter une page supplémentaire contenant le certificat d’authentification.
Les frais consulaires pour la légalisation sont de 35 $ US pour chaque document de 2 pages, jusqu’à 25 pages.
Si votre document compte plus de 25 pages, les frais consulaires ne sont pas prévus; il faudra obtenir une estimation auprès de l’ambassade pour votre dossier.
Remarque importante 2 : L’ambassade retourne les documents légalisés au demandeur par service de messagerie FedEx. Il est important de fournir une adresse complète, incluant numéro d’appartement et code postal. Les frais de livraison sont facturés au demandeur selon le tarif du service; nous estimons ces frais à environ 30 $ US par envoi.
Remarque importante 3 : L’ambassade accepte les paiements par mandat-poste (chèque bancaire) en dollars américains à l’ordre de « The Embassy of Vietnam », ou par carte de crédit (avec un formulaire spécial d’autorisation de paiement). En cas de paiement par carte de crédit, l’ambassade ajoute 3 % de frais bancaires.
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Traduction certifiée en vietnamien
Après la légalisation consulaire, le document est entièrement prêt à être utilisé au Vietnam. Cependant, si l’ambassade ne fournit pas de traduction des documents légalisés, vous devrez les faire traduire en vietnamien.
Nous serons heureux de vous aider avec ces traductions certifiées.
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Besoin qu’on examine votre situation particulière? Faites une demande et nous vous aiderons
Combien coûte la légalisation et combien de temps cela prend-il?
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En raison de la complexité de la procédure de légalisation, j’ai commencé à recevoir un grand nombre de demandes d’aide à ce sujet. J’offre maintenant des services d’authentification et de légalisation clé en main.
Le coût et les délais dépendent du type de documents à légaliser; il est donc impossible de donner un « prix total » exact.
Pour les traductions vers le vietnamien, nous facturons habituellement 88 $ par page, selon les exigences (type de certification, notarisation, authentification, etc.).
Pour une légalisation clé en main, qui comprend les deux étapes — authentification et légalisation — nous facturons habituellement 250 $ plus tous les frais connexes (services notariaux, frais postaux/de messagerie, frais ministériels, frais consulaires, commissions bancaires : le montant facturé vous devrez nous le rembourser à l’identique).
Pour une authentification clé en main, qui inclut seulement la première étape (authentification), nous facturons habituellement 150 $ plus tous les frais connexes (frais postaux/de messagerie, frais ministériels : le montant facturé nous sera remboursé à l’identique).
Une taxe de 13 % s’ajoute au montant final. Tous les prix sont négociables.
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Exemple de procédure pour obtenir une légalisation pour le Vietnam avec prix et délais
Voici, à titre d’exemple, une procédure détaillée pour obtenir une légalisation clé en main pour le Vietnam avec un document fréquemment rencontré, ainsi que les prix et délais.
Client — résident en Ontario.
Document : vérification du casier judiciaire de la GRC avec empreintes digitales.
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Si vous avez l’original papier du document, nous préparerons une étiquette d’expédition pour vous et vous enverrez l’original de la vérification du casier judiciaire. Si vous ne disposez que d’une version électronique, vous nous l’enverrez par courriel.
Nous ferons certifier une copie conforme de votre document par notre notaire en Ontario.
Nous obtiendrons ensuite un certificat d’authentification auprès de l’Ontario Document Services (ODS).
Nous préparerons le dossier et l’enverrons à l’ambassade du Vietnam à Ottawa.
(Facultatif) Une fois le document légalisé retourné, nous pourrons organiser les traductions certifiées de l’anglais (et du français, si nécessaire) vers le vietnamien.
Nous vous retournerons ensuite le dossier complet ou vous pourrez le récupérer dans l’un de nos bureaux.
Frais :
— Pour les services de légalisation clé en main, qui incluent l’authentification auprès des ministères canadiens et la légalisation auprès de l’ambassade du Vietnam, nous facturons 250 $.
— Pour les traductions vers le vietnamien une fois le dossier final prêt, nous facturons 88 $ par page.
— La notarisation d’une copie certifiée conforme coûte 75 $ par page (des rabais sont possibles selon le volume).
— Le coût d’une authentification à l’ODS pour les documents notariés est de 16 $ par document, plus des frais bancaires de 10 $.
— Le coût d’une légalisation à l’ambassade du Vietnam est de 35 $ US pour chaque 2 pages, soit environ 50 $ CA pour chaque 2 pages. Les certificats d’authentification sont également comptés comme pages distinctes.
— Le coût d’un envoi de retour par l’ambassade est d’environ 30 $ US (environ 42 $ CA).
— Des frais bancaires de 3 % s’ajoutent aux frais de légalisation si le paiement est effectué par carte de crédit.
— Si le paiement est effectué par mandat bancaire, des frais supplémentaires de 10 $ US (environ 14 $ CA) s’ajoutent.
— Le coût d’un envoi par messagerie commence à 25 $ CAD.
Une taxe de 13 % s’ajoute au montant final.
Délais :
— La notarisation d’une copie certifiée conforme prend 1 jour ouvrable.
— L’apostille (authentification) à l’ODS est faite en 1 jour ouvrable. Nous y allons chaque mercredi, et nous pouvons y aller plus souvent si nécessaire.
— L’ambassade du Vietnam traite les dossiers en 5 à 7 jours ouvrables.
— La traduction d’un document prend de 1 à 3 jours, selon le volume.
— La livraison des documents par messagerie prend généralement de 1 à 3 jours pour chaque envoi.
— Pour les services de légalisation clé en main, qui incluent l’authentification auprès des ministères canadiens et la légalisation auprès de l’ambassade du Vietnam, nous facturons 250 $.
— Pour les traductions vers le vietnamien une fois le dossier final prêt, nous facturons 88 $ par page.
— La notarisation d’une copie certifiée conforme coûte 75 $ par page (des rabais sont possibles selon le volume).
— Le coût d’une authentification à l’ODS pour les documents notariés est de 16 $ par document, plus des frais bancaires de 10 $.
— Le coût d’une légalisation à l’ambassade du Vietnam est de 35 $ US pour chaque 2 pages, soit environ 50 $ CA pour chaque 2 pages. Les certificats d’authentification sont également comptés comme pages distinctes.
— Le coût d’un envoi de retour par l’ambassade est d’environ 30 $ US (environ 42 $ CA).
— Des frais bancaires de 3 % s’ajoutent aux frais de légalisation si le paiement est effectué par carte de crédit.
— Si le paiement est effectué par mandat bancaire, des frais supplémentaires de 10 $ US (environ 14 $ CA) s’ajoutent.
— Le coût d’un envoi par messagerie commence à 25 $ CAD.
Une taxe de 13 % s’ajoute au montant final.
Délais :
— La notarisation d’une copie certifiée conforme prend 1 jour ouvrable.
— L’apostille (authentification) à l’ODS est faite en 1 jour ouvrable. Nous y allons chaque mercredi, et nous pouvons y aller plus souvent si nécessaire.
— L’ambassade du Vietnam traite les dossiers en 5 à 7 jours ouvrables.
— La traduction d’un document prend de 1 à 3 jours, selon le volume.
— La livraison des documents par messagerie prend généralement de 1 à 3 jours pour chaque envoi.
À quoi ressemblent l’authentification et la légalisation?
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Voici un exemple de certificat de naissance délivré au Manitoba :
Directrice du bureau de l’état civil du Manitoba, Denise Koss
Prêtez attention au signataire du document :
Manitoba * L'état civil (en anglais et en français)
Prêtez attention au sceau (cachet) :
C’est un sceau rouge rectangulaire qu’ils apposent habituellement au verso du document, car il n’y a tout simplement pas de place à l’endroit. S’il reste de l’espace, ils peuvent l’apposer à l’endroit.
Il est écrit :
« Le ministère des Affaires étrangères du Canada a authentifié (c.-à-d. certifié/confirmé) la signature figurant sur le document ci-joint, qui a été faite par
Alexandra Schmidt »
(comme dans notre capture d’écran ci-dessus, c’était Alexandra Schmidt qui avait signé le document original)
Signé au nom du sous-ministre des Relations extérieures, par une employée de ce ministère :
Elaine Shea
Il est précisé en bas : le ministère NE valide PAS, c.-à-d. NE vérifie PAS le contenu du document!
C’est-à-dire que le ministère ne vérifie pas la nature du document, mais uniquement s’il existe une certaine Alexandra Schmidt et si l’échantillon de sa signature correspond bien à cette signature.
Il est écrit :
« Le ministère des Affaires étrangères du Canada a authentifié (c.-à-d. certifié/confirmé) la signature figurant sur le document ci-joint, qui a été faite par
Alexandra Schmidt »
(comme dans notre capture d’écran ci-dessus, c’était Alexandra Schmidt qui avait signé le document original)
Signé au nom du sous-ministre des Relations extérieures, par une employée de ce ministère :
Elaine Shea
Il est précisé en bas : le ministère NE valide PAS, c.-à-d. NE vérifie PAS le contenu du document!
C’est-à-dire que le ministère ne vérifie pas la nature du document, mais uniquement s’il existe une certaine Alexandra Schmidt et si l’échantillon de sa signature correspond bien à cette signature.
Voici à quoi ressemble l’authentification faite pour ce document par le ministère canadien des Affaires mondiales :
Ici, le ministre ontarien Kenneth Woo confirme qu’il existe bien une certaine Alexandra Schmidt, et que ce sont bien sa signature et son sceau qui figurent sur le document.
Veuillez noter que l’authentification en Ontario est une feuille distincte portant une signature et un sceau officiel rouge, qui est attachée au document original avec deux agrafes rondes, de manière à ne pas pouvoir être séparée du document original.
Veuillez noter que l’authentification en Ontario est une feuille distincte portant une signature et un sceau officiel rouge, qui est attachée au document original avec deux agrafes rondes, de manière à ne pas pouvoir être séparée du document original.
Et voici à quoi ressemble l’authentification dans un ministère provincial en Ontario :
Ici, le ministre manitobain Jamie Kereluke confirme qu’il existe effectivement une notaire, Caroline Barrett-Cramer, qui travaille et est inscrite dans la ville de Winnipeg, au Manitoba, et que ce sont bien sa signature et son sceau qui figurent sur le document original.
Veuillez noter que l’authentification au Manitoba est également une feuille distincte portant une signature et un sceau officiel en relief, qui est attachée au document original avec deux attaches rondes, de manière à ne pas pouvoir être séparée du document original.
Veuillez noter que l’authentification au Manitoba est également une feuille distincte portant une signature et un sceau officiel en relief, qui est attachée au document original avec deux attaches rondes, de manière à ne pas pouvoir être séparée du document original.
Et voici à quoi ressemble l’authentification dans un ministère provincial de la province du Manitoba :
Vous devez comprendre que quelqu’un peut fabriquer une fausse photo dans Photoshop. Imprimer deux copies. Aller chez un notaire et dire qu’une copie est « mon original », et que la deuxième est « une copie ». Le notaire certifiera la deuxième copie comme étant une « copie certifiée conforme à l’original », c’est-à-dire une copie notariée du document original. Le notaire apposera son sceau et sa signature sur la deuxième copie.
Cette copie notariée peut ensuite être authentifiée par une autorité canadienne ou provinciale, car les ministres vérifient UNIQUEMENT l’authenticité de la signature du notaire, mais PAS le contenu du document.
Et ce n’est qu’au moment de la légalisation au consulat qu’il sera révélé que le document original n’a été vérifié par personne et n’a été confirmé par personne; dans ce cas, la légalisation du client sera refusée.
Cette copie notariée peut ensuite être authentifiée par une autorité canadienne ou provinciale, car les ministres vérifient UNIQUEMENT l’authenticité de la signature du notaire, mais PAS le contenu du document.
Et ce n’est qu’au moment de la légalisation au consulat qu’il sera révélé que le document original n’a été vérifié par personne et n’a été confirmé par personne; dans ce cas, la légalisation du client sera refusée.
Parfois, les gens font par erreur authentifier NON pas le document original, mais une copie notariée de celui-ci.
Le ministre qui procède à l’authentification ne s’en préoccupe pas du tout, car il ne fait que vérifier la signature/le sceau de l’agent public. L’officier de l’état civil et le notaire sont tous deux des agents publics.
Voici à quoi ressemble l’authentification faite à Toronto de la signature et du sceau du notaire David James Donnelly :
Le ministre qui procède à l’authentification ne s’en préoccupe pas du tout, car il ne fait que vérifier la signature/le sceau de l’agent public. L’officier de l’état civil et le notaire sont tous deux des agents publics.
Voici à quoi ressemble l’authentification faite à Toronto de la signature et du sceau du notaire David James Donnelly :
Voici à quoi ressemble l’authentification d’un document faite au bureau de Toronto (Ontario) :
Voici à quoi ressemble l’authentification d’un document faite au bureau d’Edmonton (Alberta) :
Voici à quoi ressemble l’authentification d’un document faite au bureau de Victoria (Colombie-Britannique) :
Plus de questions que de réponses? Examinons ensemble votre situation particulière
Procédure pour se marier avec un citoyen vietnamien
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1
Personnes admissibles
- Résidents vietnamiens vivant au Canada
- Citoyens canadiens
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Documents requis
Les documents suivants doivent être préparés pour l’enregistrement d’un mariage avec un citoyen vietnamien :
1. Formulaire de demande en mariage
– Rempli conformément au format officiel.
2. Déclaration de célibat faite devant un notaire public canadien ou des avocats (la déclaration solennelle doit indiquer votre nom complet, votre état civil actuel et votre adresse permanente au Canada).
3. Copie notariée de la recherche de mariage, délivrée par les bureaux provinciaux de l’état civil (« Provincial Vital Statistics »), confirmant qu’aucun certificat ou enregistrement de mariage concernant le demandeur n’a été trouvé pour la période allant du début de l’âge légal du mariage jusqu’à ce jour.
4. Copie notariée du certificat médical, délivré par un organisme médical ou un médecin autorisé, indiquant clairement que le demandeur ne souffre pas de maladies mentales ou infectieuses, n’a aucune maladie transmissible sexuellement (particulièrement exempt de VIH/sida), avec les rapports appuyant l’examen médical et les tests sanguins, et est généralement en bonne santé et apte au mariage. (Seule la page contenant les commentaires du médecin doit être traduite en vietnamien; les résultats des tests n’ont pas à être traduits.)
5. Copie notariée du certificat de naissance, certifiée par un notaire public ou des avocats. En l’absence de certificat de naissance (perdu, détruit ou impossible à obtenir), le demandeur doit produire un affidavit ou une déclaration solennelle en remplacement.
6. Copie notariée d’un document d’identité personnel (passeport ou carte de citoyenneté).
7. Copie notariée du certificat de changement de nom (le cas échéant).
8. Si le demandeur ne peut pas se rendre au Vietnam pour déposer personnellement tous les documents relatifs au mariage ou au divorce, il doit préparer une procuration (UQ/LS), certifiée par un notaire public ou un avocat, ainsi que deux (02) fiches biographiques (formulaire LLKH) et deux (02) demandes d’enregistrement de mariage (formulaire DKKH), chacune accompagnée d’une (01) photo récente au format passeport.
1. Formulaire de demande en mariage
– Rempli conformément au format officiel.
2. Déclaration de célibat faite devant un notaire public canadien ou des avocats (la déclaration solennelle doit indiquer votre nom complet, votre état civil actuel et votre adresse permanente au Canada).
- En cas de divorce, veuillez fournir une copie notariée du jugement de divorce et du certificat de divorce.
- En cas de veuvage, veuillez fournir une copie notariée du certificat de décès de votre conjoint.
3. Copie notariée de la recherche de mariage, délivrée par les bureaux provinciaux de l’état civil (« Provincial Vital Statistics »), confirmant qu’aucun certificat ou enregistrement de mariage concernant le demandeur n’a été trouvé pour la période allant du début de l’âge légal du mariage jusqu’à ce jour.
4. Copie notariée du certificat médical, délivré par un organisme médical ou un médecin autorisé, indiquant clairement que le demandeur ne souffre pas de maladies mentales ou infectieuses, n’a aucune maladie transmissible sexuellement (particulièrement exempt de VIH/sida), avec les rapports appuyant l’examen médical et les tests sanguins, et est généralement en bonne santé et apte au mariage. (Seule la page contenant les commentaires du médecin doit être traduite en vietnamien; les résultats des tests n’ont pas à être traduits.)
5. Copie notariée du certificat de naissance, certifiée par un notaire public ou des avocats. En l’absence de certificat de naissance (perdu, détruit ou impossible à obtenir), le demandeur doit produire un affidavit ou une déclaration solennelle en remplacement.
6. Copie notariée d’un document d’identité personnel (passeport ou carte de citoyenneté).
7. Copie notariée du certificat de changement de nom (le cas échéant).
8. Si le demandeur ne peut pas se rendre au Vietnam pour déposer personnellement tous les documents relatifs au mariage ou au divorce, il doit préparer une procuration (UQ/LS), certifiée par un notaire public ou un avocat, ainsi que deux (02) fiches biographiques (formulaire LLKH) et deux (02) demandes d’enregistrement de mariage (formulaire DKKH), chacune accompagnée d’une (01) photo récente au format passeport.
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Procédure
1. Traduction et légalisation
Tous les documents doivent être traduits en vietnamien (sauf les copies de passeports, certificats de naissance vietnamiens et fiches d’établissement). Les services de légalisation et de traduction sont fournis par l’ambassade du Vietnam.
2. Validité des documents
Tous les documents soumis doivent avoir été délivrés dans les six (6) mois précédant la présentation du dossier.
3. Consultation avec les autorités locales au Vietnam
Avant de soumettre la demande à l’ambassade, il est recommandé aux demandeurs de consulter les autorités vietnamiennes locales où l’enregistrement du mariage aura lieu. Cela permet de s’assurer que les exigences documentaires locales sont respectées et d’éviter toute complication imprévue.
Tous les documents doivent être traduits en vietnamien (sauf les copies de passeports, certificats de naissance vietnamiens et fiches d’établissement). Les services de légalisation et de traduction sont fournis par l’ambassade du Vietnam.
2. Validité des documents
Tous les documents soumis doivent avoir été délivrés dans les six (6) mois précédant la présentation du dossier.
3. Consultation avec les autorités locales au Vietnam
Avant de soumettre la demande à l’ambassade, il est recommandé aux demandeurs de consulter les autorités vietnamiennes locales où l’enregistrement du mariage aura lieu. Cela permet de s’assurer que les exigences documentaires locales sont respectées et d’éviter toute complication imprévue.
Légalisation d’un certificat de naissance
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Veuillez noter qu’il existe trois types d’actes de naissance canadiens :
- -1-Formulaire abrégé sans noms des parents
(un document bleu d’environ un demi-format Lettre)— ce certificat n’est PAS adapté à une légalisation, car il n’indique pas les informations relatives aux parents, lesquelles sont exigées - -2-Formulaire abrégé avec les noms des parents
(un document bleu d’environ un demi-format Lettre)— généralement adapté à une légalisation - -3-Formulaire long
(un document blanc officiel au format Legal allongé, d’environ une fois et demie la hauteur d’un format Lettre)— généralement adapté à une légalisation
Un tel document ne sera PAS accepté au consulat, car il ne comporte ni noms ni prénoms des parents.
Certificat de naissance
Certificat de naissance avec indication des parents
Veuillez noter : il doit y avoir les noms et prénoms des parents. Un tel document est généralement accepté par le consulat.
Copie certifiée conforme de l’enregistrement de la naissance (« Formulaire long »)
Veuillez noter : il doit y avoir les noms et prénoms des parents. Un tel document est généralement accepté par le consulat.
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Comment établir une procuration pour une personne au Vietnam si vous êtes au Canada?
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Pour qu’une procuration ait force légale au Vietnam, elle doit être certifiée par les fonctionnaires de l’État vietnamien.
Option n° 1. Se rendre au Vietnam et y établir une procuration en personne chez un notaire public.
Option n° 2. Signature devant notaire au Canada, authentification et légalisation.
Cette option est la seule disponible dans 99 % des cas.
Le simple fait de signer devant notaire au Canada n’est PAS SUFFISANT, car un notaire canadien n’est pas un fonctionnaire de l’État vietnamien, et personne au Vietnam ne le connaît. Aucune institution gouvernementale vietnamienne n’acceptera donc une telle procuration.
Option n° 1. Se rendre au Vietnam et y établir une procuration en personne chez un notaire public.
Option n° 2. Signature devant notaire au Canada, authentification et légalisation.
Cette option est la seule disponible dans 99 % des cas.
Le simple fait de signer devant notaire au Canada n’est PAS SUFFISANT, car un notaire canadien n’est pas un fonctionnaire de l’État vietnamien, et personne au Vietnam ne le connaît. Aucune institution gouvernementale vietnamienne n’acceptera donc une telle procuration.
Détails de la procédure de légalisation d’une procuration
1
Rédaction du texte de la procuration
Il faut d’abord rédiger le texte de la procuration. Il est préférable de le faire directement en langue vietnamienne avec l’aide d’un notaire expérimenté au Vietnam.
Il est important de ne pas oublier d’indiquer correctement les noms des organismes publics.
Il serait dommage de passer par toutes les étapes ci-dessous et de découvrir à la fin qu’une abréviation obligatoire a été omise.
Il est important de ne pas oublier d’indiquer correctement les noms des organismes publics.
Il serait dommage de passer par toutes les étapes ci-dessous et de découvrir à la fin qu’une abréviation obligatoire a été omise.
2
Traduction certifiée
L’ambassade accepte les procurations en langue vietnamienne; cependant, les autorités canadiennes d’authentification et les notaires canadiens ne peuvent signer que des documents en anglais ou en français. La seule solution possible consiste à établir la procuration dans une version bilingue (anglais + vietnamien), en deux colonnes côte à côte.
Le traducteur professionnel préparera cette traduction certifiée en deux colonnes, et nous vous l’enverrons pour approbation.
Le traducteur professionnel préparera cette traduction certifiée en deux colonnes, et nous vous l’enverrons pour approbation.
3
Certification de votre signature par un notaire
Vous signerez ensuite cette procuration bilingue anglais + vietnamien en ligne ou en personne avec mon notaire, établi en Ontario.
Peu importe où vous êtes au Canada, ou même dans un autre pays — toute la procédure peut se faire à distance par appel vidéo sécurisé, à l’horaire qui vous convient.
Le notaire de l’Ontario vérifiera votre identité (ayez votre pièce d’identité en main) et attestera que vous déclarez que le contenu de la procuration est exact.
Selon les exigences de l’ambassade, il faut établir deux exemplaires identiques de la procuration, signés à l’encre bleue seulement! L’un (signé uniquement par vous) sera conservé dans les archives de l’ambassade. L’autre sera notarié, authentifié et légalisé.
Après que vous aurez signé la procuration, si elle est faite en ligne, nous vous enverrons une étiquette d’expédition prépayée afin que vous envoyiez les versions papier signées au notaire. Dès que le notaire recevra vos documents, il certifiera l’un des exemplaires avec sa signature, son sceau et ses mentions officielles. Nous récupérerons ensuite les documents auprès du notaire.
Peu importe où vous êtes au Canada, ou même dans un autre pays — toute la procédure peut se faire à distance par appel vidéo sécurisé, à l’horaire qui vous convient.
Le notaire de l’Ontario vérifiera votre identité (ayez votre pièce d’identité en main) et attestera que vous déclarez que le contenu de la procuration est exact.
Selon les exigences de l’ambassade, il faut établir deux exemplaires identiques de la procuration, signés à l’encre bleue seulement! L’un (signé uniquement par vous) sera conservé dans les archives de l’ambassade. L’autre sera notarié, authentifié et légalisé.
Après que vous aurez signé la procuration, si elle est faite en ligne, nous vous enverrons une étiquette d’expédition prépayée afin que vous envoyiez les versions papier signées au notaire. Dès que le notaire recevra vos documents, il certifiera l’un des exemplaires avec sa signature, son sceau et ses mentions officielles. Nous récupérerons ensuite les documents auprès du notaire.
4
Authentification
Le Vietnam accepte l’authentification provinciale de l’Ontario Document Services (ODS). Nous y ferons donc authentifier votre procuration notariée.
L’authentification est une procédure au cours de laquelle le ministre canadien vérifie l’existence du notaire, le fait qu’il exerçait ses fonctions au moment de la signature, et que la signature et le sceau figurant sur le document sont bien les siens.
Cette procuration anglaise, certifiée par un notaire canadien, doit donc ensuite être authentifiée.
Voici à quoi ressemble l’authentification d’un tel document effectuée au bureau de Toronto :
L’authentification est une procédure au cours de laquelle le ministre canadien vérifie l’existence du notaire, le fait qu’il exerçait ses fonctions au moment de la signature, et que la signature et le sceau figurant sur le document sont bien les siens.
Cette procuration anglaise, certifiée par un notaire canadien, doit donc ensuite être authentifiée.
Voici à quoi ressemble l’authentification d’un tel document effectuée au bureau de Toronto :
5
Légalisation
Dernière étape : la légalisation consulaire.
Une procuration certifiée par un notaire canadien et authentifiée par l’Ontario Document Services sera ensuite soumise à l’ambassade du Vietnam au Canada pour la légalisation consulaire.
Consultez la liste des documents et toutes les exigences sur le site Web de l’ambassade.
Il faut fournir :
Une fois signée par le consul, votre procuration devient pleinement légale au Vietnam.
L’ambassade expédie habituellement les documents finalisés au moyen du service de messagerie FedEx.
Une procuration certifiée par un notaire canadien et authentifiée par l’Ontario Document Services sera ensuite soumise à l’ambassade du Vietnam au Canada pour la légalisation consulaire.
Consultez la liste des documents et toutes les exigences sur le site Web de l’ambassade.
Il faut fournir :
- Un exemplaire supplémentaire de la procuration originale signée par vous, à l’encre bleue, sans notarisation.
- Une copie du certificat de propriété des biens immobiliers mentionnés dans la procuration.
- Une copie certifiée conforme d’une pièce d’identité valide/passeport/carte de résident permanent de la personne qui donne la procuration.
- Des copies des pièces d’identité valides/passeports/cartes de résident permanent des personnes désignées dans la procuration.
- Une demande de légalisation.
- Un formulaire de carte de crédit ou un mandat-poste pour le paiement des services consulaires.
Une fois signée par le consul, votre procuration devient pleinement légale au Vietnam.
L’ambassade expédie habituellement les documents finalisés au moyen du service de messagerie FedEx.
6
Traductions certifiées en vietnamien
Si nécessaire, à cette étape, nous organiserons les traductions certifiées du dossier final en vietnamien afin que vous puissiez l’utiliser au Vietnam.
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Remise du document finalisé
Nous vous enverrons les documents finalisés par la poste régulière ou par tout service de messagerie de votre choix, ou vous pourrez les récupérer dans l’un de nos bureaux.
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We guarantee that all our work is carried out accurately and to the fullest extent possible, based solely on official information available from government institutions and official websites. However, we do not and cannot guarantee the actions, timelines, or performance of third-party entities such as government offices (including those processing apostilles, authentication, and legalization, such as Global Affairs, Ontario Document Services, etc.), Canada Post, courier services, Chambre des notaires du Québec (CNQ), Barreau du Québec, embassies and consulates, notaries, and lawyers. We cannot be held responsible for delays, errors, or failures on their part.
The information and services described on this page do not constitute legal advice, legal services, or legal representation as defined under the Law Society Act of Ontario. We are not licensed lawyers, paralegals, or notaries, do not present ourselves as such, and are not licensed by the Law Society of Ontario.
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We encourage clients to consult with licensed legal professionals (lawyers, paralegals, or notaries) in their country, province or territory for any legal advice or representation.
By using the services described on this page, clients confirm their full understanding and acceptance of these terms and agree to release the service provider, its representatives, agents, successors, and affiliates from any legal liability related to the use of these services or the information provided.
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